Пример. Выручка продавцов по странам

Если группировка в отчете происходит по нескольким полям и выражениям, включение вводной и обобщающей информации на каждом уровне группы упростит нахождение данных. Например, в продемонстрированном на рисунке отчете «Выручка продавцов по странам» в

заголовках и примечаниях групп присутствует вводная и обобщающая информация по каждой стране и продавцу.

Здесь начинаются данные по России.

Здесь начинаются данные по Борису Батурину.

Здесь отображается общая выручка Бориса Батурина.

Некоторые детали сортировки и группировки по этому отчету представлены на следующем рисунке.

Этот символ означает, что именно по этому полю выполняется группировка в отчете.

Свойства группы по выделенному полю — «Страна».

В следующей таблице перечислены все спецификации сортировки и группировки этого отчета. Сначала выручка сгруппирована по стране. Для каждой страны выручка сгруппирована по имени продавца. Для каждого продавца выручка сгруппирована по номеру заказа.

На следующем рисунке макета отчета показано, где размещаются элементы управления в заголовках и примечаниях групп с вводными и обобщающими сведениями.

Вставьте элемент управления «Страна» в заголовок «Страна».

Вставьте элемент управления, содержащий выражение, которое создает имя продавца, в

заголовок =[LastName] & ", " & [FirstName].

Вставьте элемент управления «Итого по продавцу» в примечание =[LastName] & ", " &

[FirstName].

Вставьте элемент управления «Итого по стране» в примечание страны.

Для указания значения или диапазона значений, с которых начинается новая группа, используются свойства Группировка и Интервал группировки в окне «Сортировка и группировка». Эти свойства работают совместно. Например, в отчете, в котором записи сгруппированы по полю даты, можно организовать годовые записи в два полугодовых периода. Для этого свойству Группировка нужно присвоить значение Месяц, а свойству Интервал группировки — 6.

Свойство «Группировка». Задает способ группировки значений.По каждомузначению можно группировать поля следующих типов данных: текстовые, счетчики, денежные, числовые и даты и время. Текстовые поля можно группировать по первым нескольким знакам их значений. Поля счетчика, даты и времени, денежные и числовые поля можно группировать по диапазонам значений.

Свойство «Интервал группировки». Задает интервал, действующий длязначений поля или выражения, по которым выполняется группировка.

Свойства Группировка и Интервал группировки влияют на то, как записи организуются в отчете, поэтому никакие изменения в макете отчета при установке этих свойств не отображаются. Результат изменения свойств виден во время предварительного просмотра и печати отчета.

Чтобы установить диапазон и интервал группировки, выполните следующие действия:

1. В окне «Сортировка и группировка» щелкните поле или выражение, по которым будет выполняться группировка.

2. Для свойства Группировка выберите диапазон из списка.

3. Для свойства Интервал группировки введите допустимый интервал.

Щелкните поле или выражение, по которым будет выполняться группировка.

Откройте раскрывающийся список, нажав стрелку рядом с ним.

Выберите из списка диапазон.

То, какие параметры Access будет отображать для свойства Группировка, зависит от типа данных поля, по которому выполняется группировка. В таблицах следующих разделов приведены предусмотренные параметры для каждого типа данных. Если группировка выполняется по выражению, Access выводит все параметры для всех типов данных.

Если группировка выполняется по текстовому полю, для свойства Группировка можно установить один из диапазонов, приведенных в следующей таблице. Если присвоить свойству

Группировка значение По первым знакам, свойству Интервал группировки можно присвоитьлюбое число, допустимое для значений поля, по которому выполняется группировка. Если присвоить свойству Группировка значение По полному значению, значением свойства

Интервал группировки будет 1.