Пример. Установка порядка с ортировки списка почтовой рассылки

При печати большого количества наклеек для списка почтовой рассылки адреса можно отсортировать наиболее удобным для вас или вашей почтовой службы образом. Например, при отправке новых каталогов всем клиентам компании «Борей» можно сначала отсортировать наклейки по стране, потом по почтовому индексу, а потом по наименованию организации. На следующем рисунке показаны эти параметры, установленные в окне «Сортировка и группировка».

Во время печати наклеек Access сортирует адреса сначала по стране, затем по почтовому индексу, а затем по наименованию организации.

Часто одной только сортировки записей бывает недостаточно, их необходимо также разбить на группы. Группа — это набор записей с вводной и обобщающей информацией (например, заголовками), которая отображается вместе с записями. Группа состоит из заголовка группы, вложенных групп (если таковые есть), записей со сведениями и примечания группы.

Группировка позволяет визуально разделить группы записей и отображать для каждой из них вводную и обобщающую информацию. Например, в следующем отчете продажи сгруппированы по дате отгрузки и рассчитана общая сумма продаж за каждый день.

Группа начинается с даты.

А заканчивается — итогом.

Результаты группировки можно оценить, сравнив отчет «Список продуктов по категориям» (показан на следующем рисунке) с таблицей исходного запроса — списком продуктов. И в отчете, и в запросе продукты отсортированы по категориям, но в отчете на отдельной строке в начале каждой группы (в заголовке группы) также стоит наименование каждой категории, а на отдельной строке в конце каждой группы (в примечании группы) — количество продуктов по каждой категории.

Наименование категории отображается в каждой строке таблицы.

Наименование категории пишется в заголовке группы, один раз для каждой группы

отчета.

Итог по категории приводится в конце каждой группы, в примечании группы.

Записи отображаются в виде одной большой группы в таблице.

Записи по каждой категории отображаются как самостоятельный раздел отчета, в начале которого стоит заголовок группы, а в конце — примечание группы.

Группировку можно выполнить по любым полям и выражениям, по которым выполнялась сортировка (максимум по 10). По одному полю или выражению можно группировать несколько раз. Если группировка осуществляется по нескольким полям или выражениям, Access вкладывает группы друг в друга в соответствии с их уровнем. Первое поле, по которому выполняется группировка, принадлежит первому и наиболее значимому уровню; второе поле, по которому выполняется группировка, принадлежит следующему уровню и так далее. На следующем рис унке демонстрируется принцип вложения групп в Access.

Каждому заголовку группы соответствует примечание группы.

После того, как указаны поля в окне «Сортировка и группировка», чтобы создать группу, достаточно добавить заголовок и примечание группы. Для добавления и удаления заголовков групп используется свойство Заголовок группы, а для добавления и удаления примечаний — свойство Примечание группы. Для каждого поля и выражения, по которому выполняется группировка, можно задать как оба этих элемента, так и один из них.

В заголовке группы обычно отображаются сведения с описанием группы в отдельном разделе в начале группы. В примечании группы обычно излагаются обобщающие сведения о группе в отдельном разделе в конце группы.

Чтобы добавить или удалить заголовок или примечание группы, выполните следующие действия:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. В меню Вид выберите Сортировка и группировка и задайте в окне «Сортировка и

группировка» порядок сортировки.

3. В окне «Сортировка и группировка» выберите поле или выражение, по которому будет выполняться группировка.

4. Задайте свойство Заголовок группы или Примечание группы:

Чтобы добавить заголовок группы, выберите в раскрывающемся списке Заголовок группы вариант Да. Accessдобавит заголовок группы в макет отчета.

Чтобы добавить примечание группы, выберите в раскрывающемся списке Примечание группы вариант Да. Accessдобавит примечание группы в макет отчета.

Чтобы удалить заголовок группы, в раскрывающемся списке Заголовок группы выберите вариант Нет. Access попросит подтвердить удаление заголовка, прежде чем удалить заголовок и все содержащиеся в нем элементы управления из макета отчета.

Чтобы удалить примечание группы, в раскрывающемся списке Примечание группы выберите вариант Нет. Accessпопросит подтвердить удаление примечания, прежде чемудалить примечание и все содержащиеся в нем элементы управления из макета отчета.

Выберите поле или выражение, по которому будет выполняться группировка.

Нажмите стрелку рядом с раскрывающимся списком, чтобы открыть его.

Выберите Да, чтобы добавить заголовок, или «Нет», чтобы удалить его.

5. Добавьте в макет отчета элементы управления, которые должны отображаться в заголовке группы или примечании группы.

Совет. Группу можно добавить в отчет, даже если у нее нет заголовка.Группу можноопределить в разделе сведений. Для этого добавьте присоединенное текстовое поле в раздел сведений отчета и присвойте его свойству Не выводить повторы значение Да.