Использование окна сортировки и группировки

Данные в отчетах, таблицах и формах можно сортировать. Сортировка означает организацию записей по значениям одного или нескольких полей. Например, можно отсортировать список продуктов в алфавитном порядке. В отчетах отсортированные записи можно отделить в группы.

Группировка позволяет организовать записи в группы, например по региону или по продавцу. Группы можно вкладывать друг в друга, что позволит легко выявить связи между группами и быстро найти нужные сведения. Группировка также используется для под счета итоговых и процентных показателей.

При печати отчета записи обычно организуются в алфавитном порядке. Например, если распечатывается список поставщиков, записи можно отсортировать по наименованию организации. При работе в режиме конструктора порядок сортировки в отчете задается в окне «Сортировка и группировка».

Чтобы открыть окно «Сортировка и группировка», выполните следующие действия:

1. Откройте отчет в режиме конструктора.

2. В меню Вид выберите Сортировка и группировка (или нажмите кнопку

Сортировка и группировка на панели инструментов).

В верхней части окна «Сортировка и группировка» задается порядок сортировки записей в отчете. Сортировку можно проводить не более чем по 10 полям и выражениям, а сортировку по одному полю или выражению можно проводить несколько раз. Например, поля длиной в пять знаков можно отсортировать по возрастанию первых двух знаков и по убыванию последних трех знаков.

Поле/выражение. Здесь указывается имя поля или выражение, по которым будетвыполнена сортировка. Поле или выражение в первой строке столбца Поле/выражение задает первый уровень сортировки; поле или выражение во второй строке задает второй уровень и т. д. Например, можно отсортировать список сотрудников по фамилии, а затем — по имени.

Порядок сортировки. Здесь указывается способ сортировки данных по полю иливыражению. По возрастанию — от меньшего значения к большему. По убыванию — от большего значения к меньшему. Например, сортировка текстовых полей по возрастанию означает сортировку по алфавиту. Сортировка числовых полей по возрастанию означает сорти ровку от 0 до максимального значения.

Совет. Если для создания отчета использовался мастер отчетов, порядок сортировки, указанный в мастере, отображается в окне «Сортировка и группировка».

Чтобы отсортировать заказ, выполните следующие действия:

1. Откройте окно «Сортировка и группировка».

2. В столбце Поле/выражение выберите нужное поле или введите выражение. Выражение должно начинаться со знака равенства (=).

При вводе значения в столбец Поле/выражение Access присваивает свойству Порядок сортировки значение По возрастанию.

3. Чтобы изменить порядок сортировки на сортировку по убыванию, выберите По убыванию в списке Порядок сортировки.

В окне «Сортировка и группировка» можно добавлять и удалять поля и выражения, а также изменять их порядок.