Разделы отчета

Отчет в Access состоит из нескольких разделов. Чтобы ваши отчеты несли полезную информацию, необходимо понимать, как работает каждый из них. Например, способ расчета результатов в Access определяется тем, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления. Далее следуют краткие сведения о типах разделов и их использовании.

Заголовок отчета. Ставится один раз в начале отчета.В заголовке отчетаотображаются элементы, которые могли бы размещаться на титульной странице, такие как надпись или заголовок с датой. Если в заголовке отчета размещается вычисляемый элемент управления с функцией суммирования Sum, рассчитанная сумма отражает итог по всему отчету. Заголовок отчета печатается до заголовка страницы.

Заголовок страницы. Печатается в верхней части каждой страницы.С помощьюзаголовка страницы можно, например, на каждой странице разместить название отчета.

Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей.Используется для печати имени группы. Например, в отчете с группировкой по продукту в качестве заголовка группы можно указать наименование продукта. Если в заголовке группы размещается вычисляемый элемент управления с функцией суммирования Sum, рассчитанная сумма отражает итог по всей группе.

Область сведений. Печатается один раз для каждой строки исходной записи.Вразделе «Подробности» размещаются элементы управления, составляющие тело отчета.

Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей.Здесьразмещаются итоги по группе.

Примечание страницы. Печатается в конце каждой страницы.Здесь размещаютсяномера страницы или иные сведения о странице.

Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета.В примечании отчетапечатаются итоговые сведения и иная статистика по всему отчету. Обратите внимание на то, что примечание отчета в представлении «Конструктор» идет последним, но печатается до примечания последней страницы.

По окончании создания общего вида отчета его можно изменить в режиме конструктора. С помощью панели элементов в отчете можно разместить элементы управления, а с помощью списка полей — поля. В окне свойств можно работать со многими свойствами и изменять их в соответствии с потребностями.

Чтобы перейти в режим конструктора, выполните следующие действия:

В меню Вид выберите Режим конструктора (или нажмите стрелку радом с кнопкой Вид панели инструментов и выберите Режим конструктора).

Access отображает окно отчета в режиме конструктора.

В окне свойств можно изменять свойства отчета, его элементов управления и разделов.

На панели элементов находятся все средства добавления элементов управления в отчет.

Отчет состоит из разделов.

Поля из исходной таблицы или запроса добавляются в отчет посредством списка полей. С помощью панели элементов в отчет добавляются элементы управления. Они представляют собой объекты, отображающие данные, выполняющие действия и позволяют улучшить внешний вид отчета посредством надписей и изображений. В Access предусмотрена

работа с тремя типами элементов управления: присоединенными, свободными и вычисляемыми.

Присоединенные элементы управления. Элемент управления, источникомданных которого является поле таблицы или запроса, называется присоединенным. В присоединенных элементах управления отображаются значения полей базы данных. Это могут быть текстовые значения, даты, числа, значения да/нет, рисунки и графики. Самым распространенным типом присоединенного элемента управления является текстовое поле. Например, в текстовое поле в форме, содержащее фамили ю сотрудника, эти данные могут быть добавлены из поля «Фамилия» таблицы «Сотрудники».

Свободные элементы управления. Элемент управления, не имеющий источникаданных (поля или выражения), называется свободным. В свободных элементах управления отображаются данные, линии, многоугольники и рисунки. Например, надпись с названием отчета

— это свободный элемент управления.

Вычисляемые элементы управления. Элемент управления, источником данныхкоторого является выражение, а не поле, называется вычисляемым. Значение такого элемента управления определяется выражением, которое является его источником данных. Выражение представляет собой сочетание операторов (таких как = и +), имен элементов управления, имен полей, функций, возвращающих одно значение, и постоянных величин. Например, следующим выражением рассчитывается цена товара со скидкой 25 % путем умножения значения поля «Цена за единицу» на постоянную величину (0, 75).=[Цена за единицу] * 0.75

В выражении могут использоваться данные из поля исходной таблицы или запроса отчета или элемента управления, содержащегося в отчете.

Текстовое поле может быть как присоединенным, так и свободным или вычи сляемым элементом управления. Если в отчете есть разные виды элементов управления, разумно сначала добавить и организовать все присоединенные элементы, особенно если их число значительно по сравнению с остальными элементами отчета. Затем с помощью панели элементов можно добавить свободные и вычисляемые элементы управления, завершающие конструкцию отчета.

Чтобы присоединить текстовое поле к полю, нужно указать поле, из которого этот элемент будет получать данные. Чтобы создать элемент управления, присоединен ный к выбранному полю, достаточно перетащить это поле из списка полей в отчет. (В списке полей отображаются поля исходной таблицы или запроса отчета. Чтобы вывести на экран список полей, выберите в меню Вид команду Список полей.) При перетаскивании поля из списка полей по умолчанию создается текстовое поле.

Другой способ присоединить поле к элементу управления — ввести имя поля в самом элементе управления или в поле ControlSource в окне свойств элемента управления, где задаются характеристики элемента управления, такие как имя, источник данных и формат.

Создание присоединенного текстового поля с помощью списка полей является предпочтительным по двум причинам:

К присоединенному текстовому полю присоединена надпись, которая по умолчанию воспринимает имя поля (или заголовок, определенный для этого поля в исходной таблице или запросе) в качестве его заголовка, поэтому вводить заголовок отдельно не придется.

Присоединенное текстовое поле наследует многие параметры поля исходной таблицы или запроса (например, свойства Формат, Число десятичных знаков и Маска ввода).

Поэтому можно быть уверенным, что эти свойства поля останутся такими же при создании текстового поля, присоединенного к этому полю.

Если созданный свободный элемент управления нужно присоединить к полю, установите имя поля в качестве значения свойства ControlSource элемента. Чтобы получить подробные сведения о свойстве ControlSource, выполните в справке поиск по слову «ControlSource».