Учет электронных документов временного (до 10 лет) хранения.

Электронные документы временного (до 10 лет) хранения, поступающие в архив электронных документов организации из структурных подразделений, учитываются в книге учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения.

На 1 января каждого года подводится итог количества поступивших и выбывших за прошлый год единиц хранения электронных документов и их наличие на начало текущего года.

Ведение учетных баз данных в архиве организации.

6.5.1 Учетные базы данных (БД) ведутся для:

– информационной поддержки учета;

– составления в автоматизированном режиме документов централизованного государственного учета;

– подготовки в автоматизированном режиме статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния архивных документов;

– оперативного представления сведений о наличии в архиве документов за определенный отрезок времени.

6.5.2 Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с показателями основных, и по возможности вспомогательных, учетных документов архива, описывающих объект учета – архивный фонд, опись, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета, включенных в опись, – в традиционных учетных документах.

Учетные БД действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве электронной документации, архиве организации, хранящем документы на бумажной основе, и в службе документационного обеспечения управления организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных архивов и органов управления архивным делом.

6.5.3 Учетные БД заполняются на основе учетных документов архива. При поступлении в архив описей или их копий в электронной форме учетные сведения могут вноситься в учетные БД в автоматизированном режиме.

Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетных БД разрабатываются инструкции, описывающие порядок заполнения каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов. После окончания работы проводится сверка сведений, внесенных в БД и традиционные учетные документы.

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетной БД по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетную БД.