Дело фонда.

В дело фонда включаются:

– историческая справка о фонде и фондообразователе;

– схема систематизации фонда;

– рабочие инструкции по обработке документов фонда;

– старые листы учета электронных документов фонда после их пересоставления;

– акты передачи электронных документов и научно-справочного аппарата к ним на государственное хранение;

– удостоверяющие листы к описям единиц учета электронных документов;

– листы и акты проверки наличия и состояния документов на электронных носителях;

– акты проверок физического и технического состояния документов на электронных носителях;

– акты, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда: о выделении к уничтожению единиц учета электронных документов, не подлежащих хранению; о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов; о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны; о технических ошибках в учетных документах; создания рабочего (резервного) экземпляра документов на электронных носителях; записи, копирования электронных документов на единицу хранения; проведения миграции документов на электронных носителях; о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов; акт описания документов, переработки описей единиц учета электронных документов;

– справки о проведении розыска необнаруженных документов на электронных носителях;

– акты выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях;

– акты о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование;

– карточки единиц хранения электронных документов, выбывших из архива;

– сопроводительная техническая документация, поступающая на хранение вместе с электронными документами.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе архивных единиц учета, то в дело фонда включается справка с перечислением этих единиц учета и их архивных шифров.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива электронных документов.

Дело фонда состоит из нескольких томов. Первый том – основной, в него включаются все документы, акты и справки, которые не входят в последующие тома. Во второй том включаются удостоверяющие листы к описям электронных документов. Тома, начиная с третьего, составляет сопроводительная техническая документация на бумажном носителе, поступившая вместе с электронными документами фонда.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются; к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.

Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.