Контроль наличия и состояния электронных документов

4.8.1 Проверка наличия и состояния электронных документов в архиве организации проводится в целях установления соответствия фактического наличия единиц хранения и единиц учета электронных документов их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления электронных документов, подлежащих различным видам специальной обработки.

В ходе проверки наличия и состояния электронных документов осуществляются:

– установление фактического наличия единиц хранения и единиц учета электронных документов, находящихся на хранении;

– выявление и устранение недостатков в учете электронных документов;

– выявление отсутствующих единиц хранения и единиц учета электронных документов и организация их розыска;

– контроль физического и технического состояния единиц хранения электронных документов;

– контроль технического состояния и воспроизводимости электронных документов программными средствами;

– выявление и учет единиц хранения электронных документов, требующих специальной технической обработки;

– выявление и учет единиц учета электронных документов, требующих копирования на новые электронные носители, миграции в страховые и пользовательские форматы и проведения другой технической обработки.

4.8.2 Контроль физического и технического состояния электронных документов осуществляется:

– целевым порядком;

– при приеме электронных документов на хранение;

– в ходе проверки наличия и состояния электронных документов;

– при возвращении в хранилище после выдачи пользователям;

– по окончании всех других работ, связанных с эксплуатацией электронных носителей и использованием электронных документов.

Целевая проверка физического и технического состояния единиц хранения электронных документов проводится в порядке очередности с учетом ценности документов. Независимо от ценности документов целевой проверке физического и технического состояния подлежат электронные документы, пострадавшие в экстремальных условиях.

Прием и размещение в хранилищах электронных документов, поступивших в архив организации, без предварительной проверки их физического и технического состояния не допускается. Поступившие в архив единицы хранения электронных документов до передачи в хранилище размещают в помещении приема и временного хранения, освобождают от транспортной тары, расставляются на стеллажах и столах. Не допускается складирование поступивших электронных носителей в неразобранном виде.

Проверка физического и технического состояния электронных документов (рабочих и резервных экземпляров) проводится также через год после приема электронных документов на хранение в архив и далее с цикличностью один раз в 5 лет в ходе проверок наличия и состояния электронных документов. В случае регулярного нарушения температурно-влажностного режима хранения оптических дисков, проверку следует проводить чаще.

4.8.3 Проверка физического и технического состояния электронных документов заключается в оценке:

– физического состояния электронных носителей (единиц хранения);

– технического состояния электронного носителя;

– технического состояния единиц учета электронных документов (файлов и т.п.).

Оценка физического состояния электронных носителей осуществляется с целью проверки:

– состояния первичных средств хранения электронных носителей (наличие трещин, деформаций, разрушения, наличие и качество надписей на вкладышах и этикетках и т.п.);

– наличия запыления и загрязнения поверхностей электронных носителей;

– наличия влаги на поверхностях электронных носителей;

– физического состояния рабочей поверхности и корпусов электронных носителей (выявление механических повреждений и деформаций, расслоения, пузырения, изменения цвета, наличие царапин, проколов и т.п.);

– наличия дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы воздействия химически агрессивных веществ).

При оценке технического состояния электронных носителей:

– устанавливается соответствие характеристик электронного носителя сведениям, содержащимся в сдаточной описи структурного подразделения или в удостоверяющем листе к описи, а также в карточке единицы хранения электронных документов;

– проводится проверка электронных документов на наличие в них вредоносных компьютерных программ («компьютерных вирусов»);

– проводится проверка на сбои при считывании информации, в том числе проверяется уровень параметров, характеризующих электронные носители (например, число сбоев при считывании информации в единицах времени, число поврежденных и нечитаемых секторов, количество ошибок при чтении файлов и т.п.).

При оценке технического состояния единиц учета электронных документов проводится проверка:

– воспроизводимости всех единиц учета электронных документов на оборудовании архива (визуальный просмотр или прослушивание) в ходе приема на хранение в архив и с цикличностью один раз в 5 лет; особо ценных документов – при возвращении в хранилище после выдачи пользователям.

– акустических характеристик фоно- и видео- электронных документов (частотные искажения, уровень копирэффекта, уровень фона и шумов, наличие треска и щелчков, шум паузы).

Контроль технических параметров электронных носителей, акустических характеристик фоно- и видео- электронных документов проводят с помощью специализированного аппаратного и программного обеспечения[5].

Поступившие электронные носители, на которых электронные документы оказались невоспроизводимыми или содержащими вредоносные компьютерные программы, помещаются на отдельную полку (ящик) стеллажа (шкафа), а затем возвращаются для замены в структурное подразделение организации, из которого поступили.

4.8.4 Поступившие электронные носители с электронными документами при подготовке к хранению подлежат:

– акклиматизации в заданных температурно-влажностных условиях;

– упаковыванию в футляры в случае необходимости.

Обеспыливание поступивших электронных носителей проводят с соблюдением мер эксплуатационной безопасности, чтобы не повредить рабочие поверхности носителей. Обязательному обеспыливанию подлежат футляры, коробки, боксы. В случае сильного загрязнения первичных средств хранения электронных носителей они подлежат влажной обработке с обязательной последующей акклиматизацией.

4.8.5 По итогам проверки физического и технического состояния электронных документов на обороте вкладыша единицы хранения и в карточку единицы хранения электронных документов в раздел «Контроль физического и технического состояния» ставится штамп о ее проведении с указанием даты проверки; ФИО работника, осуществлявшего проверку; названия, версии и даты последнего обновления антивирусной программы; названия и версии программного обеспечения, с помощью которого проводилось тестирование технического состояния электронного носителя.

В случае обнаружения дефектов составляются акты выявления вредоносных компьютерных программ в документах на электронных носителях (приложение 33) и акты проверки физического и технического состояния документов на электронных носителях (приложение 34), карточка поврежденных единиц учета электронных документов (приложение 35) и делается заключение о необходимости удаления вредоносных компьютерных программ, замены экземпляра единицы хранения (неисправимо поврежденного), миграции электронных документов на другие технологические платформы, о возможностях восстановления воспроизводимости единиц учета.

Учет физического и технического состояния электронных документов может осуществляться также в автоматизированном режиме в соответствии с установленными реквизитами контрольно-учетных документов.

4.8.6 На неисправимо поврежденные электронные документы составляются заключения технических специалистов о полной невозможности их восстановления и использования текстовой и изобразительной информации, акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов (приложение 23), акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов (приложение 24). После рассмотрения заключений и актов на ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации, неисправимо поврежденные электронные документы снимаются с учета. Соответствующие сведения об электронных документах постоянного хранения предоставляются в государственный архив.

4.8.7 Проверки наличия и состояния электронных документов проводятся не реже, чем один раз в 5 лет, а также перед передачей их на государственное хранение.

Единовременные проверки наличия и состояния электронных документов проводятся в архиве после:

– после массовых перемещений электронных документов в другое помещение;

– после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) единиц хранения или доступ в хранилище посторонних лиц;

– в случае коренной модернизации аппаратного и программного обеспечения архива;

– при смене руководителя архива или лица, ответственного за архив;

– в случае других обстоятельств, в результате которых утрачены или могли быть утрачены и/или повреждены электронные документы.

Ежеквартально проводятся проверки наличия и физического состояния единиц хранения электронных документов, выдававшихся из хранилищ с первого числа первого месяца квартала. При этом происходит сверка номеров возвращенных единиц хранения с книгами выдачи документов на электронных носителях. При выявлении необоснованного отсутствия единиц хранения осуществляется их оперативный розыск. В случае безрезультатности розыска отсутствующие единицы хранения включаются в картотеку учета необнаруженных единиц хранения электронных документов для дальнейшего их розыска.

4.8.8 В начале проверки наличия и состояния электронных документов проводится выверка учетных документов, которая включает:

– установление полноты состава и содержания учетных документов на проверяемые архивные фонды и электронные документы;

– сверку сопоставимых показателей по описям, удостоверяющим листам к описи, листу фонда, книге учета поступления и выбытия электронных документов, книге учета единиц хранения электронных документов, карточкам единиц хранения электронных документов;

– уточнение порядка нумерации единиц учета (по описи) и соответствие нумерации итоговым записям в описи;

– проверку правильности составления итоговых записей в описях и удостоверяющих листах к ним;

– проверку соответствия записей о движении единиц хранения и единиц учета в фонде и документов, подтверждающих это движение в деле фонда.

Итоги этой работы отражаются в акте проверки наличия и состояния документов на электронных носителях (приложение 37).

Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

4.8.9 Работы по проверке наличия и состояния электронных документов фонда начинаются в хранилище резервных экземпляров электронных документов и заканчиваются в хранилище рабочих экземпляров. Проверка наличия и состояния электронных документов осуществляется в несколько этапов:

– предварительная проверка наличия единиц хранения электронных документов фонда;

– оценка физического состояния электронных носителей;

– оценка технического состояния единиц хранения;

– проверка наличия единиц учета электронных документов;

– оценка технического состояния и воспроизводимости электронных документов;

– заключительная проверка наличия единиц хранения.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов фонда проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями по книге учета поступлений и выбытия единиц хранения (приложение 7) и количества со сведениями по листу учета электронных документов фонда (приложение 10), а также правильность их оформления.

При проверке наличия единиц учета электронных документов проводится проверка контрольных характеристик файла с описью (имя файла, объем в байтах, дата и время последнего изменения, контрольная сумма), сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи, сверка их наличия с описью (локализация, имя единицы учета, объем в байтах, даты и времени сохранения файла).

Единицы хранения электронных документов, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях, их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи электронных документов из хранилищ (приложение 43). Единицы хранения электронных документов, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи (приложения 42) и считаются имеющимися в наличии.

4.8.10 При проверке наличия и состояния электронных документов необходимо:

– сохранять порядок расположения единиц хранения в футлярах, боксах, коробках, на стеллажах, в шкафах;

– подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные единицы хранения данного фонда;

– изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные единицы хранения других фондов;

– изымать единицы хранения, содержащие вредоносные компьютерные программы («вирусы»), и помещать их на специально выделенную полку (ящик) для последующей специальной обработки электронных документов;

– изымать электронные носители, содержащие электронные документы, но не внесенные в книгу учета поступлений единиц хранения электронных документов, и помещать их в конец фонда (комплекса документов) для последующей обработки и описания;

– изымать электронные носители, не содержащие электронных документов, и помещать их в фонд неиспользованных электронных носителей для последующей обработки и внесения в книгу учета поступлений единиц хранения электронных документов;

– вносить при необходимости изменения в топографический указатель;

– изымать карточки единиц хранения, которые оказались неисправимо поврежденными, и помещать их в картотеку неисправимо поврежденных единиц хранения для последующей обработки.

В ходе проверки наличия и состояния электронных документов не допускается делать какие-либо пометы, исправления или записи в учетных документах архива.

4.8.11 Результаты проверки наличия и состояния электронных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листах проверки наличия и состояния электронных документов (приложение 36), в акте проверки наличия и состояния электронных документов (приложение 37).

Листы проверки наличия и состояния электронных документов составляются непосредственно в ходе проверки на каждый фонд. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем.

Результаты проверки наличия и состояния рабочих и резервных экземпляров электронных документов фиксируются в отдельных листах проверки. По окончании работ на основании этих листов составляется сводный лист проверки наличия и состояния электронных документов в фонде. В случае если рабочие и резервные экземпляры электронных документов хранятся в одном хранилищах, результаты проверки их наличия и состояния вносятся непосредственно в сводный лист проверки наличия и состояния документов на электронных носителях.

В случае обнаружения в ходе проверки дефектов электронных документов оформляются акт выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах (приложение 33) и акт проверки физического и технического состояния электронных документов (приложение 34), на основании которых заполняются соответствующие пункты листа проверки.

Единицы учета электронных документов считаются необнаруженными, если они отсутствуют как на рабочей, так и на резервной единицах хранения.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния электронных документов недостатков, не предусмотренных графами листа проверки в него вводятся уточнения и дополнительные реквизиты.

На основании сводного листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния документов на электронных носителях. Одновременно с актом проверки наличия и состояния электронных документов при необходимости составляются другие документы: акты о технических ошибках в учетных документах (приложение 31), об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д. (приложение 32), о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов (приложение 23), о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов (в том числе при обнаружении единиц учета, невоспроизводимых программными средствами) (приложение 24) и т.п. На основании этих актов проводится планирование работ по копированию электронных документов на новые носители, их миграции в страховые форматы, восстановления воспроизводимости и т.д.

В случае обнаружения неучтенных в описи единиц учета составляется акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных (приложение 32). В опись или удостоверяющий лист к описи вносится новая итоговая запись и идентифицирующие сведения о файле с добавленными единицами учета.

В случае обнаружения, что в итоговой записи описи или удостоверяющего листа к описи неучтены литерные и пропущенные порядковые номера, номера единиц учета, выбывших на законных основаниях, невоспроизводимых программными средствами, неисправимо поврежденных, итоговая запись пересоставляется.

4.8.12 По окончании проверки фонда листы проверки и возникшие в ходе проверки акты включаются в дело данного фонда. В конце описи или удостоверяющего листа к описи единиц учета электронных документов проставляется штамп «проверено», дата, должность и подпись лица, производившего проверку.

На все отсутствующие единицы хранения и единицы учета составляются соответственно карточки учета необнаруженных единиц хранения электронных документов (приложение 38) и карточки учета необнаруженных единиц учета электронных документов (приложение 39). Ведение картотек необнаруженных единиц хранения и единиц учета осуществляется централизованно в традиционном или автоматизированном режиме в соответствии с реквизитами карточки учета необнаруженных документов единиц хранения и единиц учета.

Проверка наличия и состояния электронных документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений об электронных документах постоянного хранения в государственный архив.

4.8.13 Если проверкой обнаружена недостача единиц хранения или единиц учета электронных документов, то организуется их розыск.

Розыск осуществляется путем изучения документов дела фонда, старых описей единиц учета электронных документов, книг выдачи электронных документов и т.п., повторных проверок находящихся рядом фондов, поиска необнаруженных электронных документов в организациях, у владельцев личных архивов, от которых электронные документы были приняты на хранение и др. В целях розыска отсутствующих электронных документов могут проводиться целевые проверки наличия электронных документов отдельных фондов, их частей, групп единиц хранения и единиц учета.

Розыск рекомендуется проводить в течение года после завершения проверки наличия и состояния электронных документов.

Единицы хранения электронных документов, найденные в ходе розыска, подкладываются на места. Составляется справка об обнаружении единиц хранения, которая является основанием для их исключения из числа необнаруженных. Справка хранится в деле фонда. В картотеке необнаруженных единиц хранения электронных документов делается отметка об их возвращении в фонд.

На выявленные в ходе розыска единицы учета электронных документов составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для их исключения из числа необнаруженных. Соответствующая отметка делается в картотеке необнаруженных единиц учета электронных документов. Справка хранится в деле фонда. После копирования единиц учета на единицы хранения соответствующего фонда в картотеке необнаруженных единиц учета электронных документов делается отметка об их возвращении в фонд.

Электронные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, исключаются из описей и других учетных документов. В соответствующих карточках указываются даты и номера актов, в которых подтверждается отсутствие электронных документов, и составляется справка о проведении розыска. После рассмотрения результатов розыска на ЦЭК (ЭК) и утверждения ее решения руководителем организации необнаруженные электронные документы снимаются с учета.