Размещение электронных документов.

4.4.1 Электронные документы на электронных носителях и электронные носители в помещениях для их хранения размещаются в порядке, обеспечивающем комплексное хранение документов в соответствии с учетными документами, а также оперативный поиск электронных документов.

Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Рекомендуется хранить электронные документы в зависимости от видов электронных носителей, в соответствующих коробках, боксах, ящиках или полках шкафов и т.п.

4.4.2 Архив электронных документов организации хранит электронные документы на внешних электронных носителях большой емкости:

– оптических дисках;

– стримерных (магнитных) лентах;

– съемных магнитных («жестких») дисках;

– RAID-массивах.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два или более экземпляров электронных документов, записанных на два или более отдельных электронных носителя: рабочий и резервный.

Рабочие и резервные экземпляры электронных документов рекомендуется записывать на электронные носители разных фирм–производителей.

Единицы хранения с резервными экземплярами предпочтительнее размещать в резервном хранилище (архива организации), территориально удаленном от хранилища единиц хранения с рабочими экземплярами электронных документов архива.

4.5 Средства хранения электронных носителей.

4.5.1 Каждый внешний электронный носитель должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр; оптический диск – рабочей стороной вниз. При этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры и другие первичные средства хранения должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками.

Футляры с электронными носителями размещаются вертикально в контейнерах, ящиках специализированных шкафов или в коробках, боксах на полках стеллажей, шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы электронные носители можно было свободно помещать и доставать из ящика или коробки, бокса.

Ящики, коробки, боксы должны иметь фиксаторы, предохраняющие электронные носители от падения и существенного отклонения от вертикали.

При размещении футляров и коробок с электронными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

В целях оперативного доступа к электронным документам носители, на которых они записаны, могут размещаться в роботизированных ленточных или дисковых библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае электронные носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек.

Материалы, используемые для кассет и картриджей магнитных носителей и других средств их хранения должны быть химически стабильны, не крошиться, не иметь короблений и перекосов. Пластмасса должна быть достаточно прочной, чтобы не гнуться и не ломаться во время использования.

Наиболее приемлемыми материалами для футляров оптических дисков являются такие виды пластмассы как полистирол, полипропилен и поликарбонат. Не следует использовать первичные средства хранения из бумаги, картона, пенорезины, поливинилхлорида, целлюлозных видов пластмассы, высоко пластифицированных материалов.

4.5.2 При хранении оптических носителей хранилища и другие помещения для хранения электронных документов должны быть оборудованы стационарными или передвижными стеллажами и шкафами, специальными металлическими шкафами для хранения оптических дисков с выдвижными ящиками.

Допускается эксплуатация стационарных деревянных стеллажей, находящихся в нормальном санитарно-биологическом состоянии и обработанных огнезащитными составами. В качестве вспомогательного или специального оборудования могут использоваться сейфы, а также стационарные отсеки-боксы с металлическими перегородками и полками.

При долговременном хранении магнитных носителей предпочтение следует отдавать специализированным средствам размещения (шкафам, боксам), в которых носители защищаются от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды.

Не допускается хранение магнитных носителей на ферромагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

4.5.3 В помещениях с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами. В хранилищах без окон стеллажи и шкафы устанавливаются с учетом особенностей помещения, конструкции оборудования и норм его размещения. Не допускается размещение стеллажей, шкафов и другого оборудования для хранения электронных носителей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Стационарные стеллажи и шкафы устанавливаются в хранилищах с соблюдением следующих норм:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

– расстояние (проход) между стеллажами, рядами шкафов – 75 см;

– расстояние между закрытыми шкафами в ряде – 15 см;

– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами (шкафами), параллельными стене – 75 см;

– расстояние между наружной стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;

– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см;

– расстояние между полками (ящиками) – не менее 18 см.

Полки и стенки стеллажей, шкафов и сейфов должны иметь отверстия для свободной циркуляции воздуха. Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается с учетом типоразмеров средств хранения.