Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах

4.7.2.1 В целях сохранения информации электронных документов на случай технологического устаревания[4] и выхода из употребления компьютерных форматов подлинных электронных документов должна проводиться своевременная работа по созданию их экземпляров в страховых форматах (в результате процедуры миграции).

Экспертиза электронных документов на предмет их технологического устаревания должна проводиться перед модернизацией или сменой технологической платформы информационной системы архива электронных документов и организации в целом, но не реже одного раза в 5 лет. Миграция электронных документов в страховые форматы проводится как структурных подразделениях перед их передачей на хранение в архив, так и в самой архиве электронных документов.

Примерный перечень рекомендованных страховых компьютерных форматов представлен в приложении 40 и может также определяется дополнительными нормативными и методическими документами.

Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве должна проводиться работа по созданию экземпляров электронных документов в пользовательских форматах, принятых в организации (в результате процедуры миграции).

Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах подлежат учету и хранению наравне с подлинными электронными документами.

4.7.2.2 Очередность проведения работ по миграции документов архива в страховые форматы определяется степенью технологического устаревания компьютерных форматов электронных документов, выявленной в ходе проведения экспертизы. Из электронных документов, равнозначных по степени устаревания форматов, в первую очередь миграции подлежат электронные документы, которые используются наиболее интенсивно.

Очередность создания экземпляров электронных документов в пользовательских форматах определяется технологическими возможностями архива и интенсивностью использования электронных документов, форматы электронных документов в которых оказываются «недружественными» для пользователей.

4.7.2.3 Перед подготовкой электронных документов к миграции проверяется их физическое и техническое состояние, проводится проверка на наличие вредоносных компьютерных программ и проверка воспроизводимости электронных документов.

Миграция электронных документов в архиве проводится по фондам с соблюдением систематизации единиц учета электронных документов в описи. Работы по миграции проводятся для всех единиц учета, записанных на одной единице хранения.

Миграция электронных документов осуществляется в соответствии с типовыми технологическими регламентами и другими действующими нормативно-техническими документами. По окончании миграции составляются опись единиц учета электронных документов (в страховых или пользовательских форматах), удостоверяющий лист к ней и акт проведения миграции документов на электронных носителях.