Деловое совещание

Деловые встречи — совещания — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их ор­ганизации и проведения. В результате деловые совещания созываются слишком часто и готовятся плохо. К их прове­дению привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей. Необоснованная продолжитель­ность совещаний снижает их результативность. Наконец, решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе вы­полнения плохо контролируются, что существенно снижа­ет их эффективность. Поэтому и возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Деловое совещание — способ привлечения коллектив­ного разума к выработке оптимальных решений по актуаль­ным и наиболее сложным вопросам, возникающим в орга­низации. Процесс управления в этом смысле сводится к трем основным стадиям:

1) сбор и переработка информации;

2) координация деятельности служб фирмы и сотруд­ников;

3) принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-вос­питательную задачу. На совещании сотрудники учатся ра­ботать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единст­венная возможность видеть и слышать руководителей выс­ших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант менеджера в области руководства коллективом.

Таким образом, управленческие действия менеджера до­полняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые проблемы. На деловых совещаниях решаются такйе вопросы, как:

• развитие и укрепление политики предприятия и про­ведение ее в жизнь;

• интеграция мероприятий всех отделов и служб с уче­том общих целей организации;

• выявление и расчет коллективных результатов;

• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

Классификация деловых совещаний. Они представля­ют собой особый вид организации, которая создается на чрезвычайно короткий срок и имеет определенную целена­правленность.

Совещания классифицируют по следующим основным признакам:

1) по назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;

• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;

• подводящие итоги выполнения решений и дающие оценку его результатов;

• оперативные;

2) по периодичности (частоте) проведения:

• разовые;

• регулярные;

• периодические;

3) по количеству участников-.

• узкий состав (до 5 чел.);

• расширенные (до 20 чел.);

• представительные (свыше 20 чел.);

4) по степени стабильности состава участников сове­щания:

• с фиксированным составом;

• с приглашаемыми по списку, составленному для каж­дого совещания;

• комбинированные;

5) по принадлежности:

• партийные (и*других общественных организаций);

• административные;

• научные и научно-технические;

• объединенные.

Организация проведения деловых совещаний. Чтобы достичь целей совещания, необходимо должным образом подготовить и организовать его проведение. Имеется сово­купность обязательных элементов, без которых эффект со­вещания не будет достигнут (рис. 13.1).

Подготовка совещания начинается с определения не­обходимости и целесообразности его проведения. Когда

Рис. 13.1. Технология организации и проведения деловых совещаний

решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (совещание по этому вопросу относительно более полезно, чем другие формы работы). Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией, выявлении мне­ний и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) си­туаций, принятии решения по комплексным вопросам.

На этом этапе, кроме того, менеджер должен проанали­зировать все альтернативы проведению совещания: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объеди­нения с другими (плановыми) совещаниями. Если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его нужно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться.

После того как принято решение о необходимости про­ведения совещания, определяют повестку дня и состав его участников.

При подготовке повестки дня необходимо определить:

• содержание обсуждаемых проблем и главную тему со­ответствующего совещания;

• условия, которым должен отвечать конечный резуль­тат совещания. Это определяет цели совещания;

• кто и какую подготовительную работу должен вести. Порой целесообразно создать рабочую группу, которая го­товит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д.

При составлении повестки дня необходимо указать вре­мя, необходимое для обсуждения каждого вопроса с уче­том значимости вопроса. Для этого можно использовать формуляр, представленный на рис. 13.2.

Основные ошибки, допускаемые при формировании по­вестки дня:

1) отсутствие главной темы совещания (несколько тем не позволяют обеспечить их точное разграничение и соот­ветствующее аналитическое обеспечение);

2) участникам предварительно не разъяснена суть обсу­ждаемой проблемы;

3) включение в повестку дня вопросов, разных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается

Тема