Общие правила оформления и ведения книг учета

Все книги учета медицинского имущества, ведущиеся в воинской части, учиты­ваются в штабе части и выдаются в соответствии с Инструкцией по делопроизвод­ству в Вооруженных Силах РФ под расписку в карточках выдачи. Медицинской служ­бе части выдается выписка из «Номенклатуры дел, книг и журналов» с перечислени­ем всех заведенных делопроизводством книг учета.

В каждой книге учета листы нумеруются, прошнуровываются и скрепляются мастичной печатью «Для пакетов». Количество листов в книгах учета удостоверяет­ся подписью начальника медицинской службы воинской части.

В книге учета для каждого наименования медицинского имущества в зависимос­ти от частоты записей отводится определенное количество страниц. Очередность записи наименований должна соответствовать последовательности, предусмотрен­ной Нормами снабжения медицинской техникой и имуществом на мирное время или отчетом-заявкой (форма 14/мед). В начале книги учета указывается ее содержание, в котором последовательно записываются наименования медицинского имущества и номера страниц, отводимых для них.

Записи в книгах учета должны производиться только на основании подлинных, законно и правильно оформленных первичных документов. Первоначальные записи в новых книгах учета производятся на основании первичных документов, а также актов инвентаризации (передачи) или учетных данных предыдущих книг учета. За­писи об остатках медицинского имущества, перенесенные из других книг учета, под­тверждаются подписями лиц, отвечающих за ведение учета и ведущих учет меди­цинского имущества. В предыдущих (заменяемых) книгах указывается номер и стра­ница книги учета, в которую перенесен остаток предмета.

Перед составлением отчета-заявки за отчетный год, а также при инвентаризаци­ях, ревизиях, передаче должности материально ответственным лицом и в других необходимых случаях в книгах учета подводятся итоги о приходе и расходе меди­цинского имущества.

Итоги подчеркиваются чертой (годовые - двумя чертами) и заверяются подпися­ми: лица, непосредственно ведущего учет, и лица, ответственного за учет.

Сверка учетных данных по основным средствам, малоценным и быстроизнаши­вающимся предметам медицинского имущества в подразделениях воинской части с учетными данными аптеки проводится перед инвентаризацией медицинского иму­щества, передаче должности материально ответственным лицом, ревизиях, провер­ках и в других необходимых случаях. Отметка о сверке записывается в книгах учета очередной строкой.

Книги учета медицинского имущества должны вестись до полного использова­ния. Остающиеся на следующий год книги перерегистрируются согласно новой «Но­менклатуре дел, книг и журналов» в штабе воинской части.