Общие правила составления и ведения учетных документов

Все первичные документы, составляемые в медицинской службе воинской час­ти, должны быть зарегистрированы в книге регистрации учетных документов. Учет­ные документы регистрируются только после их подписания или утверждения соот­ветствующими должностными лицами.

Рецепты и требования, поступающие в аптеку, регистрируются в специальном журнале, предусмотренном Руководством по работе военных аптек.

Поступающие в воинскую часть первичные учетные документы (входящие) так­же регистрируются в книге регистрации учетных документов в строгой последова­тельности по мере поступления.

Документ считается исполненным, если указанные в нем операции выполнены, хотя бы и не в полном объеме. На дополучение (довыдачу) медицинского имуще­ства должен быть составлен новый документ.

Если документ составляется в двух и более экземплярах, то он заполняется че­рез копировальную бумагу печатающим устройством или шариковой ручкой (хими­ческим карандашом).

При ведении учета вручную на всех исполненных первичных документах делают­ся отметки о записи в книгах учета произведенных операций, связанных с движением или изменением качественного (технического) состояния медицинского имущества.

Все учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без пома­рок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой так, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправ­ление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа, например, «Исправленному (указывается правильная запись) верить». Исправление заверяет­ся в книге учета подписью исполнителя, а в первичном учетном документе - подпи­сью начальника, подписавшего документ. Подпись должностного лица об исправле­ниях в первичном учетном документе заверяется соответствующей печатью.

Делать исправления в рецептах и требованиях не разрешается.

При исправлении записи в книге учета должны быть исправлены и последующие итоги с указанием даты исправления. Если после исправленной записи произведено еще две и более неправильных записей, то итог (остаток) исправляется только в последней записи.

Все исполненные учетные документы вместе с приложениями к ним подшиваются вдела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения. По мере подшивки документов листы в деле нумеруются. Их количество в каждом закончен­ном деле подтверждается подписью начальника медицинской службы воинской части и заверяется мастичной печатью «Для внутренних хозяйственных документов».

Рецепты и требования подшиваются отдельно по месяцам. Рецепты и требования на наркотические и ядовитые лекарственные средства подшиваются отдельно от всех остальных рецептов и требований. Также отдельно подшиваются и хранятся первич­ные учетные документы на наркотические и ядовитые лекарственные средства.