Сохранение документов

Программная оболочка позволяет создавать файлы и сохранять в них тексты или фрагменты текстов документов, а также списки документов. Чтобы сохранить список документов или фрагмент текста документа необходимо выделить интересующие фрагменты. Для предварительного просмотра файла, куда будут занесены документы, нужно нажать кнопку пиктографического меню.

Для сохранения в файл используется кнопка пиктографического меню или Сохранить как меню Файл. В появившемся окне (рис. 22) необходимо выбрать папку, задать название и тип файла. Затем следует нажать кнопку Сохранить. Для сохранения текста в текстовый редактор Word (в новый или уже открытый файл) используется кнопка пиктографического меню.

Рисунок 20. – Окно сохранения файлов

6. Поиск документов раздела «Финансовые консультации

Карточка поиска в разделе «Финансовые консультации» отличается от карточки поиска в разделе «Законодательство». Так как консультационные материалы носят ненормативный характер, то в ней отсутствуют поля: Вид документа; Принявший орган; Номер; Поиск по статусу; Дата в Минюсте; Номер в Минюсте. Но добавляются новые специальные поля: План счетов; Налоги. Взносы. Платежи; Выплаты физическим лицам; Расходы организации; Ключевые слова; Организация; Источник публикации; Номер официального документа; Автор.

Рис. 23. Карточка поиска в разделе «Финансовые консультации»

Специальные поля позволяют более точно, с учетом специфики искомой информации, сформулировать поисковое задание.

В этом состоит еще одно преимущество представления информационного массива в виде разделов со своими специальными полями для поиска. С одной стороны, вы можете проводить сквозной поиск по всей информации. С другой стороны, когда вам нужны документы определенного типа, вы можете искать их локально в соответствующем разделе или информационном банке.

Если вы находитесь в Карточке поиска раздела Законодательство, выберите раздел Финансовые консультации из списка, нажав на заголовок Карточки поиска.

Словарь поля «План счетов. Тематика» является трехуровневым рубрикатором. Рубрики первого уровня (разделы рубрикатора) соответствуют определенным отраслям законодательства: налоговому законодательству, банковскому, валютному, таможенному и т. д. В рубрикаторе также имеется раздел, посвященный Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утвержден Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н). Рубрики третьего уровня этого раздела полностью соответствуют счетам данного Плана счетов.

Поле «Налоги. Взносы. Платежи» содержит все названия обязательных платежей в виде налогов, сборов, взносов. Оно принадлежит к группе полей, содержащих ключевые слова.

Поля с ключевыми словами («Налоги. Взносы. Платежи», «Выплаты физическим лицам», «Расходы организации», «Ключевые слова»), объединенные в тематические группы, дополняют средства поиска при помощи поля «План счетов. Тематика» и являются более детальным содержанием тех рубрик, к которым относится большое количество консультаций.

Следует иметь в виду, что в словари всех групп ключевых слов не входят термины, которые уже присутствуют в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Это такие термины, как «основные средства», «нематериальные активы», «уставный капитал» и другие.

В словари ключевых слов не входят также термины, имеющие однозначное устойчивое значение (инфляция, эмиссия, амортизация, лизинг и др.). Такие слова целесообразно использовать при поиске по полю Текст документа.

Поле «Выплаты физическим лицам», как правило, соответствует счетам учета расчетов с персоналом, в том числе с подотчетными лицами, с участниками организации - физическими лицами, а также по гражданско-правовым договорам (счета 70, 71, 73, 75, 76 Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций). Значения этого поля охватывают ситуации, когда организация производит выплаты физическим лицам в виде денежных средств или в натуральной форме (зарплата, дивиденды, премии, пособия, надбавки, подарки, путевки и т. д.).

Поле «Расходы организации» содержит список видов расходов, имеющих особенности признания в бухгалтерском учете и налогообложении. Данное поле, как правило, соответствует счетам 20, 23, 25, 26, 29, 44 и 91 Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.

Ключевые слова, используемые в поисковых полях «Налоги и платежи», «Выплаты физическим лицам» и «Расходы организации» подобраны в соответствии с направлением платежа, который осуществляет организация. Это может быть либо бюджет, внебюджетный фонд, либо другие юридические лица, в том числе подрядчики, поставщики, либо работники организации или другие физические лица.

Слова и словосочетания, входящие в словарь поля «Ключевые слова», по смыслу нельзя отнести к перечисленным выше тематическим группам. Но эти слова и словосочетания широко используются и ими можно охарактеризовать ту или иную финансово-хозяйственную ситуацию.

Тексты документов в разделе «Финансовые консультации» могут быть представлены в виде:

• ответов на вопросы по финансово-хозяйственным ситуациям (ИБ Финансист, ИБ Вопросы-ответы);

• схем отражения в бухгалтерском учете типичных, а также нестандартных финансово-хозяйственных операций, возникающих в практической деятельности организаций, формы первичной учетной документации, формы бухгалтерской отчетности (ИБ Корреспонденция счетов);

• материалов прессы ведущих финансово-экономических изданий по актуальным вопросам налогообложения и бухгалтерского учета и другим вопросам (ИБ Бухгалтерская пресса и книги).

В поле «Дата» указаны даты подготовки материалов, содержащихся в информационных банках раздела «Финансовые консультации».

При поиске с использованием поля «Дата» в ИБ Бухгалтерская пресса и книги следует иметь в виду, что значениям поля соответствуют даты подписания материала в печать, а не дата выхода печатного издания.

Поле «Организация» используется для поиска в тех случаях, когда требуется найти документы, подготовленные определенным ведомством (его сотрудниками), аудиторской фирмой и т.п. В поле содержатся как полные, так и сокращенные названия организаций и ведомств. В словаре, в зависимости от выбранной опции, могут отображаться либо сокращенные названия и аббревиатуры, либо полные названия ведомств. Для выбора значений используются строка поиска, словарь, логическое условие (в случае выбора нескольких значений).

Поиск по полю «Организация» аналогичен поиску по полю «Принявший орган».

Словарь поля «Источник публикации» является трехуровневым рубрикатором. Рубрики первого уровня - это собственно названия изданий (журналов, газет и т.п.). Выбрав рубрику первого уровня, можно получить все материалы конкретного издания. Рубрики второго уровня содержат, кроме названия издания, год выпуска. Выбрав рубрику второго уровня, можно получить материалы издания за определенный год. Рубрики третьего уровня содержат название издания, год выпуска, а также конкретный номер издания. Выбрав рубрику третьего уровня, можно получить материалы, опубликованные в интересующем номере издания.

Поле «Номер официального документа» может быть использовано в ИБ Финансист для поиска официальных консультаций. В информационном банке «Корреспонденция счетов» данное поле эффективно для поиска форм первичных документов или форм бухгалтерской отчетности, официально утвержденных нормативными документами. Значениями данного поля в этом случае являются номера таких нормативных документов. Отметим, что поле является общим для всех разделов. Поэтому в словаре поля присутствуют (в неактивном виде) номера документов других разделов.

Используя поле «Автор», можно найти материалы определенного автора по его фамилии и инициалам.

Полем «Когда получен» удобно воспользоваться для поиска новых документов, полученных с очередным пополнением. Словарь этого поля состоит из дат ввода документов в систему при проведении пополнения (последняя дата в словаре соответствует последнему пополнению).

Пример. Требуется найти консультации и статьи, в которых разъясняется, можно ли учитывать потери от аннулированных заказов при определении налоговой базы по налогу на прибыль.

Решение: Будем проводить поиск по полям «Налоги. Взносы. Платежи» и «Расходы организации».

1) Открываем Карточку поиска раздела «Финансовые консультации».

2) В поле «Налоги. Взносы. Платежи» выбираем: НАЛОГ НА ПРИБЫЛЬ ОРГАНИЗАЦИЙ.

3) В поле «Расходы организации» выбираем: ПОТЕРИ ОТ АННУЛИРОВАННЫХ ЗАКАЗОВ.

4) Построив список документов (F9), получаем подборку консультаций (в ИБ Финансист и Корреспонденция счетов) и статей (в ИБ Бухгалтерская пресса и книги), отвечающих на поставленный вопрос.

7. Поиск документов раздела «Формы документов»

Поле «Тематика» используется в тех случаях, когда требуется получить подборку форм документов по определенной проблеме. Словарь данного поля является многоуровневым рубрикатором, основанным на Классификаторе правовых актов, одобренном и рекомендованном к использованию Указом Президента РФ от 15.03.2000 N 511. Если при выборе рубрики данного поля сформирован довольно большой список документов, то поисковый запрос рекомендуется уточнить с помощью других полей Карточки поиска. Это поле является общим для всех разделов. Поэтому в словаре поля присутствуют рубрики (в неактивном виде), относящиеся к другим разделам.

Значениями поля «Вид документа» являются, например: ДОГОВОР, СПРАВКА, ПРОТОКОЛ и т.п. Использование данного поля позволяет сразу ограничивать список искомых форм документов, если известен их вид.

Поле «Разработчик» используется для поиска в тех случаях, когда требуется найти формы документов, изданные определенной организацией, профессиональным объединением или государственным органом. В поле содержатся как полные, так и сокращенные названия организаций и ведомств.

Значениями поля «Источник» являются, в основном, реквизиты нормативных и ведомственных актов, которыми введены формы документов. Также значением этого поля может быть название профессионального объединения или фирмы, предоставившей документ.

В поле «Номер типовой формы» содержатся номера официальных форм документов, присвоенных им в нормативных правовых актах. Это поле является общим для всех разделов, поэтому в словаре поля присутствуют номера (в неактивном виде) документов других разделов.

Поле «Дата последнего изменения» содержит даты последней актуализации текста какой-либо формы документа. В ИБ Деловые бумаги содержатся актуализированные редакции форм документов, старые редакции удаляются из информационного банка.

Пример. Требуется найти формы документов, подготовленные (или актуализированные) Пенсионным фондом РФ с начала 2006 года.

Решение: Производим поиск по полям «Разработчик», «Дата последнего изменения».

1) Открываем Карточку поис ка раздела «Формы документов».

2) В строке поиска поля «Разработчик» набираем: ПФ РФ.

3) Во вкладке «Диапазон» поля «Дата последнего изменения» задаем: ПОЗЖЕ 01.01.2006.

4) Построив список (F9), получаем подборку искомых форм Пенсионного фонда РФ.

8. Поиск документов раздела «Судебная практика»

Рис. 24. Карточка поиска документов в разделе Судебная практика

Поле «Тематика» используется в тех случаях, когда требуется получить судебные акты по определенной проблеме. Словарь данного поля является многоуровневым рубрикатором, основанным на Классификаторе правовых актов, одобренном и рекомендованном к использованию Указом Президента РФ от 15.03.2000 N 511. Если при выборе рубрики данного поля сформирован довольно большой список документов, то поисковый запрос рекомендуется уточнить с помощью других полей Карточки поиска.

Документам раздела «Судебная практика» в поле «Вид документа» соответствуют как стандартные (используемые и в других разделах) значения, такие как ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ, ОПРЕДЕЛЕНИЕ и т.п., так и специфические, характерные только для данного раздела.

К последним относятся значения: ИНФОРМАЦИЯ О ДЕЛЕ (соответствует документам, содержащим авторское изложение принятого судебного акта, которое присутствует только в ИБ «Решения высших судов»); ОБЗОР СУДЕБНОЙ ПРАКТИКИ (соответствует обзорам официальных судебных актов); ПОДБОРКА СУДЕБНЫХ РЕШЕНИЙ (соответствует документам, содержащим тематические подборки существенных судебных решений и присутствует только в ИБ Подборки судебных решений).

Поле «Принявший орган» используется для поиска в тех случаях, когда требуется найти судебные акты определенного суда или другого государственного органа. В поле содержатся как полные, так и сокращенные названия судов и других государственных органов.

В поле «Дата» указываются даты вынесения судебного акта, подготовки обзора судебной практики, подборки судебных решений и т.п. Поле является общим для всех разделов. Поэтому в словаре поля присутствуют (в неактивном виде) даты документов других разделов.

В поле «Номер» содержатся номера судебных актов и других официальных документов.

Поле «Суд первой инстанции» применяется только для ИБ «ФАС округа», «Суды Москвы и области», «Суды Свердловской области» и «13 апелляционный суд». Чтобы поле отображалось в Карточке поиска раздела «Судебная практика», следует отключить от поиска (убрать галочку) ИБ Решения высших судов. С помощью этого поля можно выбрать судебные акты апелляционной и кассационной инстанции арбитражных судов по делам, первоначально рассматривавшимся в определенном арбитражном суде первой инстанции федерального арбитражного округа.

Поле «Название документа» в разделе «Судебная практика» для всех информационных банков, кроме банка Подборки судебных решений включает реквизиты судебного акта и его название - официальное (если оно есть), либо аннотацию, отражающую суть судебного решения. Для банка Подборки судебных решений в названии указана тема подборки, год и автор.

Пример. Требуется найтиматериалы судебной практики, полученные позже 01.01.2008 г. по вопросу определения действительной стоимости доли в уставном капитале, выплачиваемой при выходе участника из общества с ограниченной ответственностью.

Решение. Производим поиск по полям «Тематика» и «Текст документа», «Когда получен».

1) Открываем Карточку поиска раздела «Судебная практика».

2) В поле «Тематика» выбираем в разделе ГРАЖДАНСКОЕ ПРАВО рубрику «Общество с ограниченной ответственностью» (в строке поиска достаточно набрать: ООО).

3) В поле «Текст документа» набираем: ДОЛЯ ВЫХОД ИЗ ОБЩЕСТВА.

4) В поле «Когда получен» выбираем дату позже 01.01.2008.

5) Построив список документов (F9), получаем в ИБ Решения высших судов требуемые материалы судебной практики.

9. Работа с вкладками «Справочная информация» и «Обзоры»

Раздел «Справочная информация» может быть использован для поиска и заполнения форм, а также для получения актуальной информации о порядке опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов.

В справочную информацию можно перейти через одноименную вкладку окна поиска, а также сразу из Стартового окна по соответствующей ссылке.

Здесь по разделам представлена часто используемая информация: календарь бухгалтера, ставки налогов, курсы иностранных валют и пр. Очень важным является раздел «Формы в MS-Word и MS-Excel», используя который, можно быстро найти и заполнить формы бухгалтерской и налоговой отчетности, формы первичных учетных документов. Также через справочную информацию можно, при необходимости, получить актуализированную на настоящий момент информацию об общем порядке опубликования и вступления в силу нормативных правовых актов.

Войдя во вкладку «Обзоры» (к ней также можно перейти и непосредственно из Стартового окна по соответствующей ссылке), мы сможем получить:

• аналитические еженедельные обзоры важнейших изменений в законодательстве за последние три месяца; такие обзоры, в частности, содержат анализ новых и уже существующих документов на определенную тему (ссылка ПРАВОВЫЕ НОВОСТИ. КОРОТКО О ВАЖНОМ);

• подробный анализ одного важнейшего документа недели (федерального нормативного акта или акта судебной практики); обзор выходит 2 раза в неделю, сохраняется ретроспектива таких обзоров за 3 месяца (ссылка ДОКУМЕНТ НЕДЕЛИ);

• мониторинг новых и измененных документов; в этот раздел включены ежедневные и еженедельные обзоры новых документов и пополнений информационных банков.

Благодаря таким обзорам специалисты не пропустят важные изменения в законодательстве и сэкономят время при знакомстве с нововведениями.

Для получения полного списка документов, недавно поступивших в систему, удобно воспользоваться возможностью получения списков документов последних пополнений (раскрыв раздел «Новые документы» основного меню). Можно получить списки:

• последнего пополнения;

• за последнюю неделю;

• за две последних недели;

• за последний месяц.

Кроме того, в Карточке поиска имеется поле «Когда получен», с помощью которого можно получить список документов, пришедших с любым из пополнений (необходимо выбрать соответствующую дату в словаре поля).