Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения






 

 

ГУП «Микрон»

 

Фонд №_ 1 _ УТВЕРЖДАЮ

 

ОПИСЬ № _ 1 _ Наименование должности

единиц учета электронных документов руководителя организации

постоянного хранения

Подпись Расшифровка

подписи

«08» августа 2007 г.

 

Название описи: Регистрационно-контрольные карточки и электронные копии распорядительных документов Государственного унитарного предприятия «Микрон»

Крайние даты: 25.12.2002 – 31.12.2003

 

Отметка об ограничении доступа к документам и дата снятия ограничения: ДСП, 01.01.2009 г.

 

Статус документов: Подлинные электронные документы

(подлинные электронные документы или копии электронных документов)

 

Тип формата документов: В страховых форматах

(в страх. форматах, в пользов. форматах)

 

Форматы документов: TXT, RTF, TIFF

 

1) Характеристика носителя с резервным экземпляром электронных документов:

№01, CD-R, 700 Мб, Verbatim Corporation, 2057 47RI96456 2159 80

(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер

 

2) Характеристика носителя с рабочим экземпляром электронных документов:

№02, CD-R80, 700 Мб, TDK, 07193R12G31821504

(инв. номер по описи, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер

 

\Распорядительные документы - 2003\

№ пп. Вид ед. уч. Имя папки Объем в байтах Количество вложенных Аннотация документов Крайние даты документов Примечания
файлов папок
  < пр> < 1-Тексты документов>       Файлы в формате RTF с текстами распорядительных документов ГУП «Микрон» 04.01.2003 – 29.12.2003  
  < пр> < 2-Копии документов>       Файлы в формате TIFF с оцифрован­ными копиями распорядительных документов ГУП «Микрон» 04.01.2003 – 29.12.2003  
  < пд> < 3-БД РКК>       Файлы базы данных в страховом фор­мате с регистрационно-контрольными карточками распорядительных доку­ментов ГУП «Микрон» 25.12.2002 – 31.12.2003  

 

Приложение № 12 (продолжение)

 

\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов (#1)

№ пп. Вид ед. уч. Имя папки Объем в байтах Количество вложенных Заголовок дела (Аннотация) Крайние даты документов Делопр-нный индекс
файлов папок
  < пд> < 01-01-Приказы-Т>       Файлы в формате RTF с текстами приказов по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №№1–30 16.01.2003 – 26.12.2003 01-01
  < пд> < 01-02-Распоряжения-Т>       Файлы в формате RTF с текстами распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №№1–65 04.01.2003 – 29.12.2003 01-02

\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-01-Приказы-Т (#4)

№ пп. Вид ед. уч. Имя папки Объем в байтах Количество вложенных Аннотация документов Примечания
файлов папок
               
  < п> < 01-01-Приказ-01>       Файлы с текстами приложений к приказу №1 от 16.01.2003 г.; ед. уч. №21  
  < п> < 01-01-Приказ-04>       Файлы с текстами приложений к приказу №4 от 22.01.2003 г.; ед. уч. №24  
  < п> < 01-01-Приказ-10>       Файлы с текстами приложений к приказу №10 от 12.02.2003 г.; ед. уч. №30  
-//-              

–//–

№ пп. Вид ед. уч. Имя файла с расширением Объем в байтах Последнее изменение файла Контроль­ная сумма Аннотация Примечания
Дата Время
                 
  < ф> 01-01-Приказ-01.rtf   14.01.2003 11: 24: 46 E37B0427 Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №1 от 16.01.2003 г.  
  < ф> 01-01-Приказ-02.rtf   19.01.2003 09: 25: 00 37EBAB8C Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №2 от 19.01.2003 г.  
  < ф> 01-01-Приказ-03.rtf   22.01.2003 17: 30: 32 016B9115 Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №3 от 22.01.2003 г.  
  < ф> 01-01-Приказ-04.rtf   21.01.2003 10: 32: 16 BE9ACE8D Файл с текстом приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №4 от 22.01.2003 г.  
-//-                

 

–//–

 

\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-01-Приказы-Т\01-01-Приказ-01 (#6)

№ пп. Вид ед. уч. Имя файла с расширением Объем в байтах Последнее изменение файла Контроль­ная сумма Примечания
Дата Время
  < ф> Положение.rtf   10.01.2003 19: 51: 20 F203ECAA  
  < ф> Список.rtf   14.01.2003 15: 36: 28 044D1913  
-//-              

 

 

–//–

 

Приложение № 12 (продолжение)

 

\Распорядительные документы - 2003\1-Тексты документов\01-02-Распоряжения-Т (#5)

№ пп. Вид ед. уч. Имя файла с расширением Объем в байтах Последнее изменение файла Контроль­ная сумма Аннотация Примечания
Дата Время
                 
  < ф> 01-01-Распоряжение-01.rtf   04.01.2003 15: 21: 42 DE8CEFB6 Файл с текстом распоряже­ний первого заместителя директора ГУП «Микрон», №1 от 04.01.2003 г.  
  < ф> 01-01-Распоряжение-02.rtf   05.01.2003 11: 32: 28 1B863B4C Файл с текстом распоряже­ний первого заместителя директора ГУП «Микрон», №2 от 06.01.2003 г.  
-//-                

 

–//–

 

\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов (#2)

№ пп. Вид ед. уч. Имя папки Объем в байтах Количество вложенных Заголовок дела (Аннотация) Крайние даты документов Делопр-нный индекс
файлов папок
  < пд> < 01-01-Приказы-К>       Файлы в формате TIFF с копиями приказов по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №№1–30 16.01.2003 – 26.12.2003 01-01
  < пд> < 01-02-Распоряжения-К>       Файлы в формате TIFF с копиями распоряжений первого заместителя директора ГУП «Микрон», №№1–30 04.01.2003 – 29.12.2003 01-02

\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов\01-01-Приказы-К (#141)

№ пп. Вид ед. уч. Имя файла с расширением Объем в байтах Последнее изменение файла Контроль­ная сумма Аннотация Примечания
Дата Время
                 
  < ф> 01-01-01.tif   16.01.2003 10: 09: 16 921DD792 Файл с копией приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №1 от 16.01.2003 г.  
  < ф> 01-01-02.tif   19.01.2003 12: 35: 11 E102D91A Файл с копией приказа по основной деятельности директора ГУП «Микрон», №2 от 19.01.2003 г.  
-//-                

 

–//–

 

\Распорядительные документы - 2003\2-Копии документов\3-БД РКК (#3)

№ пп. Вид ед. уч. Имя файла с расширением Объем в байтах Последнее изменение файла Контроль­ная сумма Аннотация Примечания
Дата Время
                 
  < ф> kart-1.txt   06.09.2006 10: 09: 16 51B00E7F Файл в текстовом формате (с разделителями) с таблицей базы данных «Основные реквизиты документов»  
  < ф> kart-2.txt   06.09.2006 12: 35: 11 6C50821F Файл в текстовом формате (с разделителями) с таблицей базы данных «Дополнитель­ные реквизиты документов»  

 

Приложение № 12 (продолжение)

 

                 
-//-                
  < ф> ssylki-t.txt   07.09.2006 15: 57: 36 2267A664 Файл в текстовом формате (с разделителями) со справочни­ком базы данных «Ссылки на локализацию и имена файлов с текстами распорядительных документов»  

 

В опись внесено: 252 (двести пятьдесят две) ед.уч.

(цифрами и прописью)

с № 1 по № 252

Итого по описи: количество ед. уч.: 252 (двести пятьдесят две) общим объемом 20931554 (двадцать миллионов девятьсот тридцать одна тыс. пятьсот пятьдесят четыре) байта / 20 (двадцать) Мб,

в составе 230 (двести тридцать) файлов / 22 (двадцать две) папки.

Из них количество ед. уч. по видам:

файлов с электронными документами: 230

папок с электронными документами: 15

папок–дел: 5

папок–разделов: 2

Электронные документы записаны на 2 (две) ед. хр. в папку с именем: Распорядительные документы – 2003

Алгоритм расчета контрольной суммы файла: CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита)

 

Составитель:

Наименование должности Подпись Расшифровка подписи

составителя

 

Хранитель фондов Подпись Расшифровка подписи

Зав. (отделом) архивохранилищем Подпись Расшифровка подписи

«10» июля 2007 г.

 






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.