Оформление удостоверяющего листа к сдаточной описи.

В случае составления сдаточной описи в электронном виде, к ней составляется удостоверяющий лист (приложение 4, 5), который оформляется на бумажном носителе.

Первая часть удостоверяющего листа включает общее описание электронных документов, включенных в опись, и единиц хранения, на которые они записаны:

– номер сдаточной описи (номер тома);

– название сдаточной описи;

– крайние даты электронных документов;

– срок хранения электронных документов (постоянно, свыше 10 лет);

– отметку об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения;

– статус документов (подлинные электронные документы или копии электронных документов);

– тип формата документов (в страховых или пользовательских форматах);

– форматы документов;

– характеристику электронных носителей с резервными и рабочими экземплярами электронных документов (инвентарный номер, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер).

В заключительной части удостоверяющего листа делается итоговая запись к сдаточной описи, в которой указывается количество единиц учета (цифрами и в круглых скобках – прописью), включенных в опись; первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.

В итоговой записи к сдаточной описи кроме количества единиц учета указываются: их совокупный объем в байтах и мегабайтах; количество файлов и папок, составляющих единицы учета; общее количество единиц хранения (рабочих и резервных); имя компьютерной папки, в которую записаны электронные документы; другие количественные контрольные характеристики (если есть), наименование и стандарт алгоритма расчета контрольных сумм файлов, а также имена и контрольные характеристики файлов с описью (описательными статьями единиц учета) и и их локализация на электронных носителях.

Итоговая запись составляется к каждой сдаточной описи. Если опись состоит из нескольких томов, итоговая запись составляется к каждому тому. К каждому последующему тому составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись.

Итоговая запись подписывается составителем описи с указанием должности и даты составления и заведующим архивохранилищем или хранителем фондов.

3.9.5 Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении, и удостоверяющий лист к ней подписываются представителем структурного подразделения, передающим документы в архив, согласовываются экспертной комиссией организации и утверждаются руководителем структурного подразделения.