Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении.

3.9.1 Сдаточная опись электронных документов, подготовленная в структурном подразделении организации (приложение 2, 3), является первичным учетным документом для учета электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, передаваемых в архив.

Сдаточные описи электронных документов структурных подразделений служат учетными документами для составления сводной описи, годового раздела сводной описи электронных документов постоянного хранения организации, утверждения на ЭПК соответствующего архивного учреждения.

Сдаточные описи подготавливаются в трех экземплярах, два из которых хранятся в архиве. Сдаточная опись может составляться, храниться и использоваться в электронном виде. В последнем случае файл со сдаточной описью записывается на носители с рабочими и резервными экземплярами электронных документов, включенных в сдаточную опись, а также на электронные носители, содержащие все электронные описи архива электронных документов.

Учетный номер сдаточной описи электронных документов присваивается по разделу 3 листа учета электронных документов фонда в валовом порядке.

Единицы учета электронных документов учитываются в сдаточной описи в соответствии с их систематизацией и сквозной нумерацией за порядковыми учетными номерами.

На первой странице сдаточной описи дается общее описание электронных документов, включенных в опись, и носителей, на которые они записаны:

– номер описи (тома описи);

– название описи;

– крайние даты электронных документов;

– срок хранения электронных документов (постоянно, свыше 10 лет);

– отметка об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения;

– статус документов;

– тип формата документов;

– форматы документов.

В «Отметку об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения» вносится гриф ограничения доступа к документам или иная формулировка, определяющая характер ограничения доступа (персональные данные, по договору с собственником и т.п.), а также дата, после которой наложенные ограничения должны быть сняты.

В пункте «Статус документов» указывается статус электронных документов, на которые составлена опись: подлинные электронные документы или копии электронных документов. В пункте «Тип формата документов» указывается, в каких форматах сохранены электронные документы: в страховых форматах или в пользовательских форматах. Допускается указание двух типов форматов как страховых, так и пользовательских. В пункте «Форматы документов» указываются обозначения компьютерных форматов, в которых хранятся электронные документы (например, «XML», «PDF», «TIFF», «RTF», «Windows-текст», «HTML», «MS Word», «MS Excel», «DBF», «MS SQL Server», «Oracle» и т.п.).

В описи указываются характеристики электронных носителей, на которые записаны электронные документы (резервные и рабочие экземпляры электронных документов):

– инвентарный номер в рамках сдаточной описи;

– тип;

– емкость;

– фирма-производитель

– производственный (заводской) номер.

3.9.2 Объектом описания в сдаточной описи являются единицы учета электронных документов.

Описание единиц учета электронных документов заключается в последовательном заполнении граф описательных статьей и оформлении ссылочных строк. Состав и содержание описательной статьи единицы учета зависит от вида этой единицы учета.

В сдаточную опись электронных документов структурного подразделения входят следующие единицы учета:

– папка, обозначаемая в описательной статье как «п»;

– файл – «ф».

3.9.2.1 Описательная статья папки включает в себя следующие элементы:

– учетный номер единицы учета электронных документов;

– обозначение вида единицы учета – «п»;

– имя папки;

– объем файлов, входящих в папку, в байтах;

– количество файлов, вложенных в папку;

– количество поддиректорий, вложенных в папку.

Учетный номер единицы учета электронных документов. Нумерация единиц учета электронных документов производится с соблюдением следующих правил:

– единицы учета в описи имеют сквозную нумерацию, в том числе по всем томам описи;

– нумерация ведется по иерархическим уровням файловой структуры электронного носителя;

– папки раскрываются по порядку и единицы учета нумеруются на каждом уровне вплоть до самого нижнего уровня.

При внесении в описательную статью значения вида единицы учета, оно заключается в одинарные угловые кавычки: < п>.

Имя папки вносится в описательную статью в том виде, в котором оно сложилось при систематизации электронных документов. При внесении в опись имя папки заключается в угловые скобки: < …>.

Объем файлов, входящих в папку, указывается в байтах. Эта характеристика определяется, например, через проводник Windows с помощью функции «Свойства/Размер».

Количество вложенных файлов и количество вложенных поддиректорий (папок). В эти количественные показатели входят все файлы и папки на всех иерархических уровнях, которые логически подчинены описываемой папке. Эти характеристики определяются, например, через проводник Windows с помощью функции «Свойства/Содержит».

Описательная статья компьютерной папки может дополняться аннотацией, которая должна кратко в обобщенной форме отражать содержание и состав включенных в нее электронных документов. Содержание документов в аннотации излагается без вводных слов и сложных синтаксических оборотов; не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание формулировок («разная переписка», «отдельные файлы», «материалы» и т.п.). При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки («в материалах содержится», «документы касаются»), а также таких формулировок как «весьма ценные материалы» и т.п.

Аннотация папки может включать:

– наименование вида (разновидности) документов;

– название организации, должность и/или фамилию и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

– вопрос или предмет, событие, факт, имя, к которому относится содержание электронных документов папки–дела;

– название местности, с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

– даты событий.

Аннотируются особо ценные документы, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие значение для исполнения социально-правовых, генеалогических и других запросов.

3.9.2.2 Описательная статья файла состоит из:

– учетного номера единицы учета электронных документов;

– обозначения вида единицы учета – «ф»;

– имени файла с расширением;

– объема файла в байтах;

– даты последнего изменения файла;

– времени последнего изменения файла;

– контрольной суммы файла.

Имя файла с расширением вносится в опись в том виде, в котором оно было сформировано при создании файла.

Дата и время последнего изменения файла определяются через проводник Windows, функцию «Свойства/Размер» файла.

Контрольная сумма файла – уникальная контрольная характеристика файла, которая рассчитывается программными средствами по алгоритму CRC-32 (Cyclic Redundancy Codes на 32 бита). Вероятность существования двух разных файлов с одинаковой контрольной суммой ничтожно мала. В опись контрольная сумма файла вносится в шестнадцатеричном формате, например:

8FAA4B10;

37920412;

C40CF55A.

В случае необходимости описательная статья файла может дополняться другими реквизитами.

3.9.2.4 В сдаточной описи каждой папке соответствует ссылочная строка, под которой перечисляются включенные в нее единицы учета электронных документов. Ссылочная строка обозначает путь к этим единицам учета.

3.9.3 В случае если, описательные статьи единиц учета электронных документов составляются в виде файла в текстовом формате, им предшествует общие описание электронных документов, включающее:

– номер сдаточной описи (номер тома);

– название сдаточной описи;

– крайние даты электронных документов;

– срок хранения электронных документов (постоянно, свыше 10 лет);

– отметку об ограничении доступа к документам и дату снятия ограничения;

– статус документов (подлинные электронные документы или копии электронных документов);

– тип формата документов (в страховых или пользовательских форматах);

– форматы документов;

– характеристику электронных носителей с резервными и рабочими экземплярами электронных документов (инвентарный номер, тип, емкость, фирма-производитель, производственный номер).

Если описи единиц учета электронных документов составляется на бумажной основе, в конце описи оформляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц учета (цифрами и в круглых скобках – прописью); первый и последний номера единиц учета по описи, пропущенные номера.

В итоговой записи к описи также указываются: объем единиц учета электронных документов в байтах и мегабайтах; количество файлов и папок, составляющих электронные документы; общее количество единиц хранения (рабочих и резервных); имя компьютерной папки, в которую записаны электронные документы; другие количественные контрольные характеристики (если есть), а также наименование и стандарт алгоритма расчета контрольных сумм файлов.

Законченные сдаточные описи электронных документов комплектующихся и некомплектующихся фондов, состоящие из годовых разделов, должны иметь общую итоговую запись ко всей описи в целом.

Если сдаточная опись состоит из нескольких томов (частей), итоговая запись составляется к каждому тому (части). К каждому последующему тому (части) составляется в нарастающем порядке сводная итоговая запись. К последнему тому (части) составляется общая итоговая запись ко всей описи (ко всем томам).

Каждое изменение количественных характеристик единиц учета в сдаточной описи, связанное с поступлением, выбытием документов, объединением или расформированием «папок–дел», на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи.

Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.