Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации.

3.5.1 Электронные носители с записью файлов с электронными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации не позже чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

3.5.2 Электронные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии на двух экземплярах единиц хранения – резервной и рабочей – по сдаточным описям структурного подразделения. Эти описи могут составляться в электронном виде (приложения 2, 3, 4, 5).

При подготовке электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения к передаче в архив рекомендуется провести их миграцию в страховые компьютерные форматы.

Передача электронных документов в архив осуществляет по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, и утвержденному руководителем организации.

3.5.3 Подготовка к передаче электронных документов из структурного подразделения в архив электронных документов организации состоит из следующих этапов:

– отбора, систематизации и формирования дел электронных документов, подлежащих передаче в архив, размещения их на жестком диске компьютера или сервера;

– миграции электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в страховые компьютерные форматы;

– проверки физического и технического состояния электронных носителей, предназначенных для записи электронных документов;

– проверки файлов с электронными документами на наличие вредоносных компьютерных программ;

– записи дел электронных документов в двух экземплярах на электронные носители (один экземпляр – на резервную единицу хранения, второй экземпляр – на рабочую единицу хранения);

– проверки качества записи и воспроизводимости электронных документов;

– составлении в структурном подразделении сдаточной описи электронных документов (приложение 2, 3);

– составлении в структурном подразделении сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения (приложение 6);

– записи файлов со сдаточной описью на электронные носители, на которые были записаны единицы учета электронных документов;

– в случае составления в структурном подразделении описи в электронном виде, оформление в двух экземплярах удостоверяющих листов к описи (приложение 4, 5);

– подготовки сопроводительного письма для передачи документов в архив организации.

При наличии автоматизированной информационно-справочной системы в службе документационного обеспечения сдаточная опись может формироваться автоматически на все электронные документы, передаваемые в архив.

Подготовка электронных документов для передачи в архив ведется под непосредственным методическим и организационным руководством архива. Работником архива предварительно проверяется правильность формирования комплексов электронных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, правильность оформления описи и удостоверяющего листа к описи, соответствие количества единиц учета, включенных в опись, количеству компьютерных папок-«дел», заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия единиц учета электронных документов составляется соответствующая справка.