Организация проведения экспертизы ценности электронных документов

2.2.1 Экспертиза ценности электронных документов в организации проводится:

– в делопроизводстве организации – на этапах составления номенклатур дел и перечней документов, разработки технических заданий и проектов информационных систем, проведения технической модернизации этих систем, в случае проведения миграции электронных документов (до и после проведения миграции);

– в архиве организации – при поступлении электронных документов в неупорядоченном состоянии, в процессе переработки описей, в случае проведения миграции электронных документов, в процессе подготовки к передаче электронных документов на постоянное хранение в государственный архив.

2.2.2 Работникам службы документационного обеспечения управления и архива следует принимать участие в разработке технического задания на создание и модернизацию информационных систем организации. При этом необходимо принимать решение о сроках хранения разных видов электронных документов, о структурных подразделениях, в которых будет осуществляться временное (до 10 лет), временное (свыше 10 лет) и постоянное хранения документов, о форматах, в которых документы должны долговременно и постоянно храниться.

На этапе сдачи в опытную и промышленную эксплуатацию информационных систем, в которых будут возникать электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в их испытаниях должны участвовать работники архива электронных документов. При этом проводится проверка соответствия информационных систем условиям технического задания и оценка их возможностей по обеспечению постоянного и долговременного архивного хранения создаваемых электронных документов.

При проектировании информационной системы следует придерживаться требований архивного хранения и использования электронных документов. Система должна иметь:

– программные средства для преобразования компьютерных форматов (конверторы);

– программные средства для просмотра электронных документов в разнообразных форматах («вьюеры»);

– эмуляторы программной среды для воспроизведения электронных документов;

– возможность проводить миграцию электронных документов в страховые форматы;

– специализированное программное обеспечение для восстановления декомпилированных баз данных;

– специализированное программное обеспечение для поисковой системы по электронным документам, хранящихся в архиве, в том числе в страховых форматах и в декомпилированном виде.

2.2.3 Вопросы организации и проведения работ по экспертизе ценности электронных документов, их отбора и передачи на постоянное хранение рассматриваются в экспертной комиссии (ЭК) или центральные экспертные комиссии (ЦЭК) организации с привлечением в качестве экспертов руководителей и работников подразделений, ответственных за компьютерное и информационное обеспечение деятельности организации.

В функции ЦЭК (ЭК) организаций при рассмотрении электронных документов входит:

– определение сроков хранения электронных документов (в том числе для записей баз данных) при разработке технического задания на создание и модернизацию информационных систем организации;

– определение сроков хранения электронных документов (в том числе для записей баз данных) при их включении в номенклатуру дел организаций;

– согласование актов сдачи в опытную и промышленную эксплуатацию информационных систем, в которых будут возникать электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

– рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описей электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению;

– участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с электронными документами в организации.