Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов

2.3.1 Экспертиза ценности электронных документов организации осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления совместно с работниками службы поддержки информационных технологий организации, подразделений, занимающихся наполнением, формированием и хранением комплексов электронных документов, ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива электронных документов организации.

2.3.2 При проведении экспертизы ценности электронных документов в структурных подразделениях организации осуществляется:

– ежегодно отбор электронных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для проведения миграции в страховые форматы, их запись на внешние электронные носители для передачи в архив электронных документов организации;

– ежегодно отбор электронных документов временного (до 10 лет) хранения, их запись на внешние электронные носители для передачи в архив электронных документов организации;

– ежегодно выделение к уничтожению электронных документов, сроки хранения которых истекли, или экземпляры которых были переданы на внешних электронных носителях на хранение в архив организации;

– периодически (раз в 3–5 лет) выделение к уничтожению записей баз данных сроки, хранения которых истекли.

При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения электронных документов.

2.3.3 При экспертизе ценности проводится изучение документов как на электронных, так и на бумажных носителях. Определяется наличие дублетных или поглощенных документов на разных носителях и в разных группах электронных документов. При этом учитываются возможности по верификации подлинности документов на разных носителях, сводный характер электронных документов, включающих разнообразные сведения от множества организаций, а также то, что ценность первичных сведений баз данных превосходит ценность документов, созданных в результате их аналитическо-синтетической обработки.

Электронные документы, содержащие ординарную, повторяющуюся информацию, однородного происхождения могут отбираться на хранение в архив выборочно.

Отбор электронных документов постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения проводится путем просмотра их содержимого. Не допускается отбор электронных документов для хранения и уничтожения только на основании названия электронного документа и заголовков дел.

При отборе электронных документов на постоянное, временное (свыше 10 лет) и временное (до 10 лет) хранение из компьютерной системы производится отбор протоколов аудита за тот же период:

– протокол удаления из информационной системы папок и файлов с электронными документами;

– протокол удаления записей базы данных;

– протокол перемещения папок и файлов с электронными документами;

– протокол регистрации пользователей информационной системы, назначения и изменения, прав доступа;

– протокол доступа к электронным документам с правом их редактирования и модификации.

Внешние электронные носители (единицы хранения), с которых невозможно считать информацию всех единиц учета, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно считывание информации части единиц учета, электронные носители оставляются на хранение для последующего копирования этих единиц учета на другой носитель. В тех случаях, когда возможно восстановление читаемости хотя бы части из нечитаемых единиц учета, электронные носители оставляются на хранение для последующего копирования и обработки компьютерных файлов.

Выделение к уничтожению электронных документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с электронными документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинных электронных документов на хранение оставляются экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских форматах.