Главная страница Случайная страница
Разделы сайта
АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Деловые письма как основной жанр деловой корреспонденции
|
|
Деловые письма являются особым типом документов, регулирующих экономические и социальные отношения между корреспондентами.
Особенностью языка деловых писем является использование языковых формул, которые были выработаны за многолетнюю практику деловой переписки. Языковые формулы позволяют ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания: формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д.
Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создание официального письма.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Приводим ниже примеры, представляющие собой наиболее распространенное начало стандартного делового письма.
Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:
В подтверждение нашей договоренности…
В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…
В соответствии с письмом заказчика…
В порядке оказания помощи прошу Вас…
В ответ на Ваш запрос сообщаем…
Ссылаясь на Ваш запрос от…
Согласно постановлению правительства…
На основании нашего телефонного разговора…
Языковые формулы, выражающие причины создания документа:
Ввиду задержки получения груза…
По причине задержки оплаты…
В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…
В связи с нарушением срока поставки…
Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на…
Учитывая увеличение спроса на продукцию…
Ввиду особых обстоятельств…
В связи с завершением работ по…
В связи с проведением совместных работ…
Языковые формулы, выражающие цель создания документа:
В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…
В целях увеличения товарооборота…
В целях упорядочения работы структурных подразделений института…
В целях расширения спектра образовательной деятельности университета…
Во исполнение постановления Ученого совета университета…
Во избежание конфликтных ситуаций…
Для согласования спорных вопросов…
Деловые письма отличаются разнообразием содержания, вызванного тем, что с их помощью решаются многочисленные вопросы, возникающие в управленческой деятельности. Данный факт обусловил классификацию писем по аспектам в зависимости от содержания (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-просьба, письмо-рекламация, письмо-подтверждение, гарантийное письмо и др.).
В приведенной ниже таблице даются языковые формулы-клише, которые используются в деловых письмах в соответствии с принятой классификацией видов писем.
| Вид письма | Цели и намерения, которые реализует автор | Языковые формулы-клише, используемые в письме | |
| Сопроводительное письмо | Информирование о направлении адресату прилагаемых к письму документов или матери-альных ценностей. | Направляем (возвращаем, представляем) на утверждение (согласование)аправляем (возвращаем, представляем) на утверждение (сьму документов или материальных ценнотей приводятся языковые конструкти и | |
| Письмо-просьба | Изложение просьбы от имени предприятий, организаций, учреждений. Сообщение о заинтересо-ванности предприятия в исполнении просьбы. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы. | - Прошу (просим)…; дирекция, администрация, кооператив просят (просит)… | |
| - Обращаемся (к Вам) с просьбой - Прошу (просим) Вас - Мы просили бы (Вас) - Не могли бы Вы - Мы будем благодарны, если вы сможете - Мы хотели бы - В соответствии с нашей договорен-ностью | прислать выслать направить (нам) сообщить получить просим | ||
| Информационное письмо | Сообщение о каких-либо фактах или мероприятиях. Извещение, уведомление, информация о предмете, представляющем взаим-ный интерес. Пропаганда различной продукции или деятель-ности предприятия. | - Извещаем, уведом-ляем, информируем, сообщаем, - Ставим Вас в известность, доводим до Вашего сведения, - Нам приятно сообщить, - В ответ на Ваше письмо | что… сообщаем, извещаем, что… |
| Письмо-подтверждение | Уведомление отправителя о получении документов, ценностей. Подтверждение фактов, действий. | -Подтверждаем получение (Вашего заказа…) - Подтверждаем условия поставки - Образцы товаров Вашего производства нами получены | |
| Письмо-напоминание | Напоминание о необходи-мости ответа на запрос. Напоминание о необхо- димости выполнения принятых решений, договоренностей и указа-ния мер, которые будут приняты в случае их невыполнения. | - Напоминаем, что Вам необходимо в срок до… | направить предоставить, выполнить |
| - При неполучении Вашего ответа мы будем вынуждены… | |||
| Вид письма | Цели и намерения, которые реализует автор | Языковые формулы-клише, используемые в письме | |
| Письмо-благодарность | Благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталог, информа-цию, приглашение и т.д.) | - Благодарим Вас - Мы признательны Вам - Выражаем благо-дарность - Заранее благодарим (Вас) | за то, что… |
| Письмо-рекламация | Предъявление претензий к стороне, нарушившей при-нятые на себя по контракту (договору) обязательства, требования возмещения убытка. | - Мы официально заявляем Вам рекламацию на…(в отношении…) - (При этом) направляем Вам товар, рекламационный акт в связи с … - К нашему большому сожалению сообщаем Вам, что… -Прибывшая партия не соответствует по качеству присланным ранее образцам - К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что… - Акт экспертизы показывает, что… | |
| Письмо-приглашение | Приглашение на какое-либо мероприятие (заседа-ние, совещание, конферен-цию, семинар и т.д). | - Приглашаем Вас… - Имеем честь пригласить Вас на … посетить… принять участие в… - Просим принять участие в… |
|
|