Типы документов и их основные жанры

Деловое общение протекает в стандартных, воспроизводимых ситуациях. Та или иная официально-деловая ситуация диктует соответствующий жанр документа. Например, в ситуации оформления трудовых соглашений используются такие жанры, как заявление о приеме на работу, трудовой договор, контракт.

Письменная официально-деловая речь отличается строгим отбором. языковых средств, создающих стандартизированную форму речи. Характерной чертой официально-делового стиля является штамп в использовании языковых средствах.

Но содержание, культура речи применительно к деловому общению заключается не только в особом использовании языковых средств. Сталкиваясь в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность, написать объяснительную, протокол, резюме и т.п., мы, как правило, испытываем трудности, связанные прежде всего со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа.

Таким образом, начало наших затруднений относится не к той стадии, когда мы составляем сам текст документа, а к тому моменту, когда нам надо принять решение о необходимости составления того или иного документа. Прежде чем составить тот или иной документ, мы должны ясно представлять себе характер сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо просить о чем-то какую-либо организацию (руководство этой организации), нужным документом оказывается заявление. Если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т.д.

Уяснив характер официально-деловой ситуации, вы будете выбирать в соответствии с ней жанр документа и языковые средства, характерные для него.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Что такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ); 2) об адресанте (кто является автором документа (заявителем); 3) наименование жанра документа (в некоторых документах название обязательно, скажем: заявление, докладная записка, доверенность, а в некоторых оно не ставится, например, в деловых письмах); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др.

Приведем схемы организации текста некоторых наиболее распространенных в нашей жизненной практике документов. Первый из них – заявление. Составные части этого вида документов в их последовательности повторяют приведенный уже нами список реквизитов: 1) наименование адресата; 2) наименование адресанта (заявителя); 3) наименование документа. Далее следуют: 4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткой, но исчерпывающей аргументации; 5) дата; 6) подпись.

Другой распространенный жанр документа, с которым нам приходится иметь дело, - доверенность- поручение кому-либо определенных действий, передача определенных прав доверителя. Реквизиты доверенности: 1) наименование документа; 2) наименование доверителя (фамилия, имя, отчество, адрес); 3) точное и исчерпывающее определение круга доверяемых полномочий или прав; 4) наименование доверенного лица (фамилия, имя, отчество, адрес, паспортные данные); 5) дата; 6) подпись. При этом доверенность получает юридическую силу только тогда, когда подпись доверителя заверена какой-либо организацией – подписью должностного лица и печатью организации.

Таким образом, в сфере культуры деловой письменной речи действуют наряду с языковыми нормами текстовые, регламентирующие построение текста документа.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Языковое наполнение текста документа связано с передачей, с одной стороны, постоянной информации, а с другой – переменной информации, содержащей изложение сути дела. Составитель документа наибольшие трудности испытывает при выборе языковых средств для передачи конкретных обстоятельств дела. Трудности такого выбора касаются в основном двух языковых аспектов: 1) выбора лексики и лексических форм для адекватной передачи существа дела и 2) выбора грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста.