Создание составных документов слиянием.

Для подготовки однотипных документов, например, писем, рассылаемых многим адресатам, можно использовать пошаговый мастер слияния, запустить который можно выбрав на Ленте вкладку Рассылки/ команду Начать слияние / Пошаговый мастер слияния.

Составной документ включает два документа:

1) Основной документ содержит неизменяемый текст письма, поля слияния, которые указывают место размещения данных из источника данных, а также может содержать поля Word.

2) Источник данных это файл с таблицей, содержащей переменную информацию, например, имена и адреса каждого получателя. Шапка (т.е. заголовки столбцов) таблицы определяет имена полей слияния.

Поле слияния – это инструкция, вставляемая в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных.

Например, вставка поля слияния «Город» позволяет вставить в документ значение «Париж», которое хранится в поле данных «Город».

К полям слияния относятся:

- Ask, - If (If…Then…Else…),

- Fill-in, - MergeField,

- Database, - MergeRec,

- Compare, - Set и др.

При слиянии источника данных и основного документа происходит замена полей слияния соответствующей информацией из источника данных. Т.о. результатом процесса слияния является набор составных документов. Часть текста остается одинаковой во всех составных документах, часть различается. Слияние можно использовать для создания следующих типов документов:

- стандартных писем;

- электронных сообщений;

- факсов;

- конвертов;

- наклеек;

- каталогов, т.е. списков имен и адресов или другой информации, которую нужно напечатать или сохранить в одном документе Word.

Например:

где

u. Источник данных, содержащий сведения о получателях, такие как имена и адреса

v. Основной документ, содержащий поля слияния, в которые необходимо поместить сведения о получателе

w. Итоговый составной документ, полученный после слияния источника данных и основного документа.