Разработка номенклатуры дел

Разработка номенклатуры дел включает в себя:

– определение круга документов для включения в номенклатуру;

– составление заголовков;

– разработку порядка формирования дел;

– определение сроков хранения дел;

– создание системы индексации и установление индексов дел;

– оформление и удостоверение номенклатуры дел.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации несет ее служба ДОУ, ведомственный архив оказывает методическую и практическую помощь и контролирует правильное комплектование дел документами.

Номенклатура дел может быть построена либо в соответствии с утвержденной организационной структурой организации, либо в соответствии с производственной (функциональной) схемой.

В первом случае разделами номенклатуры будут наименования структурных подразделений, например, канцелярия, плановый отдел, производственный отдел, юридический отдел и т.д. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Во втором случае наименования управленческих функций, направлений деятельности организации, которые располагаются в порядке их значимости.

Независимо от места в штатном расписании первым разделом номенклатуры дел должна быть служба документационного обеспечения (управление делами, общий отдел, канцелярия). Это связано с тем, что именно в службе ДОУ создаются и хранятся документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность.

Составлению номенклатуры дел должен предшествовать процесс изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности организации.

Наименование должности
руководителя службы ДОУ Подпись И.О. Фамилия

Дата

Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)

Дата

Итоговая запись о категориях и количествах дел, заведенных в году в организации

Наименование должности
руководителя службы ДОУ подпись И.О. Фамилия

Дата

Итоговые сведения переданы в архив

Наименование должности лица,
передавшего сведения подпись И.О. Фамилия

Дата

Рис. 27. Форма номенклатуры дел организации

Наименование организации

Наименование
структурного подразделения