Определение сроков хранения документов и дел

Сроки хранения документов и дел устанавливаются в зависимости от значимости документов на основе типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения:

– Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000. Это один из основных документов для определения сроков хранения;

– перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы.

Для акционерных обществ порядок определения сроков хранения документов установлен Федеральным законом «Об акционерных обществах». В соответствии и на основании статьи 89 Закона Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 13 июля 2003 года № 03‑ 33/ПР утверждено «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Свои перечни документов со сроками хранения имеет МВД России и Министерство обороны РФ, Центробанк России и Сбербанк России (2005).

Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Перечень служит целям сохранения, организации и пополнения Архивного фонда Российской Федерации, предназначен для определения сроков хранения документов, отбора их на постоянное хранение или уничтожение. Он может использоваться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней.

Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен.

При определении сроков хранения прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми. Сроки хранения из типовых и ведомственных перечней переносятся в номенклатуру дел организации. Можно изменять установленные сроки, но только в сторону их увеличения.

Сроки хранения документов (дел), которые не вошли в перечни, устанавливаются в процессе проведения экспертизы ценности документов самой организацией. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением экспертной комиссии, а место номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и номер протокола). Например: 5 лет, протокол ЭК от 05.05.2005. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, эти сроки согласовываются с экспертной комиссией архива.

Для некоторых категорий документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят «до минования надобности» (инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или «до замены новыми» (положения, инструкции). Экспертные комиссии определяют конкретные сроки в том случае, если в данной графе номенклатуры проставлена отметка «До минования надобности». Она означает, что документы, входящие в состав дела, имеют чисто практическое значение и нужно определить срок их уничтожения.

Отметка «ЭК» кроме всего прочего может означать, что по окончании делопроизводственного года дело должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным отбором некоторых документов на постоянное хранение.

Если в деле хранятся документы временного хранения различной ценности, следовательно, с разными сроками хранения, то срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, то есть больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения 1 год, 3 года и 5 лет, все дело хранится 5 лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2007 году, исчисляется с 1 января 2008 года.

Сроки хранения документов проставляются в четвертой графе номенклатуры дел. При этом делается ссылка на порядковый номер статьи по перечню. В графе «Примечания» указывается название используемого перечня.