Принципы систематизации документов внутри дела

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит от правильной систематизации документов внутри дела. Внутри каждого дела документы должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Основной принцип систематизации документов – хронологический ^[6], при котором все документы располагаются по датам, начиная с самого раннего и заканчивая самым поздним. Например, входящие документы – по датам поступления, исходящие – по датам отправления.

С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок. Предметно-вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный – группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию (протоколы, приказы).

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, акты, приказы.

При алфавитной систематизации документы группируют по фамилиям их авторов, названиям организаций-корреспондентов, наименованиям административно-территориальных единиц.

Географический признак используется реже, как правило, в тех случаях, когда в деле сгруппированы документы нескольких авторов или корреспондентов, объединенных признаком территории, на которой они расположены.

Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

Распорядительные документы формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

Уставы предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Приказы по основной деятельности и личному составу группируют в отдельные дела.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии со сроками их хранения. При больших объемах документов целесообразно формировать в отдельные дела приказы по личному составу в соответствии с определенным действием (например, о приеме на работу, о командировании, о премировании, о предоставлении отпуска, об увольнении).

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов. Независимо от времени составления или поступления плановые и отчетные документы хранятся в пределах того года, к которому они относятся по содержанию. Например, план на 2008 год, составленный в 2007 году, должен войти в дела 2008 года, отчет за 2006 год, составленный в 2007 году, хранится в делах 2006 года.

Документы коллегий группируют в два дела:

- протоколы заседаний и принятые решения,

- документы к заседаниям коллегий (повестка дня, доклады, справки, заключения, проекты решений).

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от про­токолов заседаний совета директоров.

Протоколы подшивают в хронологическом порядке и по номерам, документы к заседаниям формируют в соответствии с номером протокола, к которому они относятся.

Документы, связанные с последовательностью делопроизводства (личные, арбитражные, персональные), формируются по принципу «досье», то есть отдельного дела. По этому принципу целесообразно формировать дела о выдаче лицензий, авторских свидетельств (патентов). Внутри таких дел документы располагаются по хронологии, начиная с инициативного документа.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления:

– внутренняя опись документов дела;

– заявление о приеме на работу;

– личный листок по учету кадров (или анкета);

– автобиография;

– копии документов об образовании;

– выписки приказов о приеме на работу (назначении на должность), перемещении, увольнении;

– дополнение к личному листку по учету кадров;

– другие документы, относящиеся к данному лицу.

Лицевые счета рабочих и служащих и другие документы по заработной плате располагают по алфавиту фамилий и группируют в самостоятельные дела в пределах года.

Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению, исполнению формируют отдельно от обращений по личным вопросам. В зависимости от объема этих документов формируют тома на каждую букву алфавита или объединяют в одном деле документы заявителей с начальной буквой фамилии (от А до Д, от Е до К и т.д.). Внутри дела каждое обращение гражданина и все документы по его рассмотрению составляют отдельную группу, которая отделяется от другой группы чистым листом бумаги.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также за учебный год, срок созыва выборных органов.

Если в деятельности предприятия составляются или поступают единичные документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком «Документы по различным вопросам за 2008 г.» и составляют внутреннюю опись дела.