Правила оформления дел

Оформление дел – это комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов, составлению внутренней описи и заверительной надписи.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в котором они были заведены.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях.

Полное оформление дела включает:

- подшивку (переплет) дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (для учета документов личных дел, дел о присуждении ученых степеней и званий);

- оформление обложки дела.

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела (рис. 24).

Рис. 24. Пример оформления обложки дела

На обложке дела указывается:

- наименование организации (полное, в именительном падеже; в скобках сокращенное название);

- наименование структурного подразделения, где оформлено дело;

- номер папки (индекс дела) по номенклатуре дел;

- заголовок дела;

- год заведения (если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения);

- срок хранения переносится на обложку из номенклатуры дел.

Количество листов проставляется после завершения дела.

Для дел, содержащих особо ценные документы, а также для личных дел составляют внутреннюю опись, которая помещается в начале дела (рис. 25).

Рис. 25. Форма внутренней описи документов дела

Вопросы для самоконтроля

1. Что называется формированием дела?

2. Чему способствует формирование дел?

3. Кто и когда осуществляет формирование дел?

4. Каковы правила формирования дел?

5. Какое значение имеют сроки хранения документов при формировании дел?

6. Как располагаются документы внутри дела?

7. Какие сведения указываются на обложке дела?