Назначение и виды обзоров. Методика описания документов в обзорах.

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

Обзор архивных документов - тип архивного справочника включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях источниковедческим анализом этих документов.

· обзоры архивных фондов (объединенных фондов, коллекций)

Обзор архивного фонда - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов архивного фонда с их источниковедческим анализом.

Тематический обзор документов - вид обзора документов, включающий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких архивных фондов по определенной теме с источниковедческим анализом этих документов.

1) характеристика документов (собственно обзор), включающая сведения о составе и содержании документов (аннотации), их источниковедческий анализ и поисковые данные;

2) справочный аппарат, состоящий из титульного листа, оглавления, предисловия, списка сокращений, указателя (ей).

В характеристике документов (собственно обзоре) излагаются сведения о документах.

Схемами построения обзоров архивного фонда являются:

Схемами построения тематических обзоров документов являются:

Структурная и номинальная схемы применяются только при составлении обзоров фондов. Применение остальных схем возможно как при составлении обзоров фондов, так и при составлении тематических обзоров.

Структурная схема применяется в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной структурой. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора и, как правило, располагаются в порядке их значимости и производственной соподчиненности.

Применение хронологических схем в обзорах архивного фонда ограничивается случаями, когда необходимо либо подчеркнуть преобразования, сложные структурные перестройки фондообразователя, которые происходили в то или иное время, либо показать периодизацию деятельности фондообразователя.

Хронологическая схема построения характеристики в тематических обзорах мало распространена. Ее применение в таких случаях обычно связано с освещением содержания документов по определенным темам исторического характера, где необходимо показать содержание документов в последовательности происходящих событий.

Отраслевая (функциональная) схема применяется в обзорах фондов, когда фондообразователь не имеет структуры, или когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя, или когда структура часто изменялась.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретное направление в развитии тех или иных сторон государственного аппарата, управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Тематическая схема обзоров применяется в тех случаях, когда фондообразователь не имел четко выраженных и устойчивых структурных частей или отраслевой деятельности, а если и имел их, то не так ярко выраженные, не так ярко отражающие вопросы, связанные с наиболее значительными проблемами социально-экономического или политического характера, как это может быть раскрыто при группировке и изложении содержания документов по темам.

Номинальная схема применяется для построения обзоров архивных фондов только в тех случаях, когда материалы фонда представлены небольшим количеством однородных видов.

Сведения о составе и содержании документов в обзорах принято называть аннотацией.

При составлении аннотаций в обзорах обязательно надо иметь всестороннее представление о документах как исторических источниках, провести их источниковедческий анализ.

Источниковедческая характеристика документов помогает лучше показать их значение и ценность, дает возможность детально составить более объективное представление о характере и содержании документов, степени их важности, а следовательно, их последующего использования.

В обзорах сведения об аннотациях документов сопровождаются точными поисковыми данными, которые должны обеспечить быстрое разыскание обозреваемых материалов.

Состав поисковых данных в обзорах архивных фондов складывается из номеров описей (если их несколько) и единиц хранения. Необходимо обозначение номеров листов, если аннотируются отдельные документы.

На титульном листе обзора архивного фонда после названия архива указывается тип справочника - обзор фонда, номер фонда, крайние даты документов, год издания или год составления обзора.

На титульном листе тематического обзора после указания типа справочника следуют название темы обзора, крайние даты документов по теме, год издания (составления) обзора.

Предисловие к обзору архивного фонда составляется по аналогии к описи.

В предисловии к тематическому обзору в исторической части характеризуется тема, обосновывается ее актуальность, а история фондообразователя дается лишь под углом зрения этой темы.

В археографической части предисловия к тематическому обзору кроме общепринятых положений даются сведения о документах по теме, которые по какой-либо причине не вошли в справочник.

В оглавлении (содержании) разделов обзора и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, подразделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров. Против каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в обзоре сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Сокращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в передаче содержания документов.

Указатели к обзору представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными.

Методика составления списка сокращений, указателей и оглавления к обзорам документов аналогична методике подготовки этих элементов справочного аппарата к описи.

Для тематических обзоров составляется список фондов, информация о которых включена в обзор, а в необходимых случаях - библиографический список.

16. Архивные каталоги: основные виды и этапы работы по их составлению.

Архивный каталог - межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

· во-первых, как правило, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д., опись же составляется на документы одного архивного фонда или его части;

· во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения;

· в-третьих, в отличие от описи не является учетным справочником, т.е. он не служит для подсчета количества единиц хранения и документов; единственная его функция — информационный поиск;

· в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой, основы построения которой являются общими для всех архивов.

Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива.

Процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается из следующих видов работ:

2. разработка схемы классификации документной информации в каталоге;

3. выявление и отбор документной информации для каталогизации;

4. описание документной информации на каталожных карточках;

6. систематизация карточек и ведение каталога.

Рассмотрим подробнее каждый вид работ по каталогизации.

При определении состава каталогов конкретного государственного архива учитываются:

· структура, состав и содержание фондов архива;

· интенсивность и задачи использования документов;

· наличие и качественный уровень других типов архивных справочников;

· материально-технические возможности архива.

В зависимости от выбранной структуры каталоги бывают двух типов:

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

В свою очередь каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления) и хронологические, а каталоги алфавитной структуры - на предметные и их разновидности, именной и географический (рис. 2). В свою очередь каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

2. Разработка схемы классификации документной информации в каталоге

Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации.

На основе обобщения отечественного и зарубежного опыта в нашей стране был подготовлен ряд изданий классификационных схем для систематических каталогов, среди которых — «Таблицы библиотечной классификации для массовых библиотек» и «Библиотечно-библиографическая классификация», СЕК (1962, 1978).

В России и странах Восточной Европы ББК используется как основа классификационной системы поиска ретроспективной документной информации (РДИ).

В Международной библиографии и документалистике наиболее распространены две системы классификации:

«Универсальная десятичная классификация» (ДК Дьюи);

«Классификация при помощи двоеточия» (Ранганатана).

3.Выявление и отбор документной информации для каталогизации

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· организационно-распорядительные, планово-отчетные и другие основные документы учреждения-фондообразователя;

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждению-фондообразователю;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

· копии предложений, проектов постановлений, актов проверки и другие документы, по своей ценности и трудности поиска заслуживающие каталогизации.

При каталогизации особое внимание должно уделяться важным событиям, фактам и явлениям, отражающим эпоху, определенный исторический период, событие или характер отдельной местности, региона и т.д.

Отобранная для каталогизации документная информация описывается на каталожных карточках дифференцированно, т.е. путем применения различных приемов описания:

При подокументном описании на карточку выносится информация одного документа или части сложного, многоаспектного документа (протоколы, доклады).

При поединичном описании на карточку заносится информация одного дела, но при условии, что она касается одного вопроса или события.

При групповом описании на карточку заносится информация группы документов (одного или нескольких дел) или группы дел (одной описи). В этих случаях также наблюдается единство вопроса, события, места и времени.

4.Описание документной информации на каталожных карточках

Этот процесс представляет собой не что иное как фиксирование вторичной документной информации на каталожной карточке. Каталожная карточка имеет строго установленную форму с обязательным набором элементов.

Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

· классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события);

· поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

После отбора и описания документной информации на каталожных карточках можно приступать к их индексированию.

Индексирование - это процесс выбора или составления индексов по схеме и их проставление на каталожных карточках.

Индекс - это условное обозначение, элемент языка, букв, цифр и условных знаков.

Одно условное обозначение или их совокупность присваиваются соответствующим классификационным делениям схемы классификации документной информации и проставляются на каталожных карточках.

Назначение индекса - передать содержание информации, которая зафиксирована в документах, закрепить место делений в классификационной схеме и отразить связи между этими делениями.

Система индексов - это система построения индексов с учетом методики, определенных правил, другими словами, это перевод с естественного языка на искусственный язык букв, символов, правил.

Цифровые индексы в свою очередь подразделяются:

Нумерационная система индексов - это простой ряд чисел от 0 до бесконечности, т.е. порядковая (валовая) индексация, применяемая при наличии только одного уровня делений в схеме.

4 Австралийские языки. Папуасские. Тасманийские.

При серийной системе индексов для деления в схеме отводится определенный ряд цифр: от 0 до 99, от 100 до 999 и т.

Например, подраздел Х9 85/89 «Педагогические науки» далее детализирован:

Десятичная система индексов позволяет отводить для понятий ряд делений от 0 до 9. Первая цифра указывает уровень делений (класс, раздел, тему), вторая - следующий уровень делений и т.д.

Например, в подотделе Р «Сельское, лесное и водное хозяйство» разделы имеют индексы Р0, PI, Р2 и так далее до Р9.

Необходимо учитывать следующие требования при выборе системы индексов:

1) система должна быть удобной в применении, хорошо выражать взаимоотношения, легко запоминаться, т.е. должна быть мнемоничной;

2) индексы должны вызывать ассоциацию близости или удаления обозначенных предметов от основных классификационных понятий и наиболее сокращенным способом указывать на степень подчинения и соподчинения;

3) индексы должны быть максимально краткими, т. е. при наименьшем количестве обозначений давать наибольший объем сведений.

6.Систематизация карточек и ведение каталога

Заиндексированные карточки необходимо систематизировать для включения в каталог.

Систематизация карточек проводится в соответствии с индексами в порядке расположения букв и цифр, например:

П Охрана общественного порядка и взаимоотношений между членами общества.

В группе карточек с одинаковыми индексами дальнейшая систематизация проводится по рубрикам и подрубрикам, указанным на карточках. Расположение самих карточек уже на уровне подрубрик производится по логическому принципу — от высшего к низшему, от общего к частному. Например, группы карточек, образованные по географическому признаку, располагаются по указанному принципу, а равнозначные — по алфавиту географических наименований. Группы карточек, образованные по хронологическому признаку, располагаются по дате событий и далее по датам документов.

Для взаимосвязи как отдельных делений систематического каталога, так и всего каталога с архивными справочниками используют отсылочные карточки. В отсылочных карточках графы «Индекс», «Рубрика» и «Подрубрика» заполняются в обычном порядке, а в графе «Содержание» после информации из документов указываются: «см. также» и индекс соответствующего деления каталоге или в другом архивном справочнике.

17. Выявление и отбор документов для каталогизации: группы документов для каталогизации, приемы описания и объекты.

В архивном фонде для каталогизации определяются следующие группы документов:

· руководящие документы вышестоящих органов, непосредственно относящиеся к учреждению-фондообразователю;

· документы подведомственных учреждений, присланные для контроля, обобщения, анализа;

· печатные издания, относящиеся к деятельности учреждения-фондообразователя;

Как видно из этого ряда, три приема охватывают пять объектов описания (по возрастающей):

18. Описание документной информации на каталожных карточках: элементы описания и их особенности.

Отдельные группы элементов каталожной карточки несут в себе следующие сведения:

· классификационные (рубрика, подрубрика, дата и место события);

· поисковые (название фонда, № фонда, № описи, № дела, листы);

· внешние (язык документа и способ воспроизведения);

· контрольные (должность и подпись составителя, дата составления карточки).

При описании классификационных сведений следует учесть, что такие элементы, как «Рубрика», «Подрубрика» и «Индекс» целесообразно заполнять именно в указанной последовательности и в последнюю очередь после заполнения информационных, поисковых, внешних и контрольных сведений. Элементы «Дата события» и «Место события» содержат дату и место описываемых событий, фактов, явлений. Перед описанием классификационных сведений необходимо еще раз изучить документную информацию на каталожной карточке, выбрать основное понятие, кратко и достаточно полно характеризующее содержание документа. Такое понятие выносится в «Рубрику». Затем определяется детализация этого понятия, под каким аспектом оно дано в содержании. Эта информация выносится в «Подрубрику».

Именно «Рубрика» и «Подрубрика» служат основой для проведения индексирования карточек.

При описании информационных сведений в первую очередь описывается вопрос, содержание документа, затем - вид документа или вид дела, автор, адресат, корреспондент. Формальный признак - указание подлинности - указывается в отдельных случаях.

Основным методом описания информационных сведений является вопросное описание, когда на одной карточке дается только один вопрос, независимо от того, где он освещен: в части документа, в одном документе, группе документов, деле или группе дел.

Следует учесть, что в ходе заполнения карточек при описании переписки обязательно указывается автор, а затем — корреспондент.

При описании поисковых сведений элементы «Название фонда», «№ фонда», «№ описи», «№ дела» заполняются в полном соответствии с данными описи. Но если карточка составлена на группу дел, то указываются все номера этих дел.

Элемент «Лист» указывает номер страницы или количество листов документа или документов, информация из которых была вынесена на карточку. Если карточка составлена на дело, то указывается общее количество листов в деле.

При описании внешних сведений элемент «Язык документа» заполняется только в том случае, когда документ написан на другом языке, нежели основной массив документов данного архивного фонда.

Элемент «Способ воспроизведения» также заполняется в редких случаях, когда документ выполнен в нетрадиционной форме.

При описании контрольных сведений элементы «Должность и подпись составителя» и «Дата составления карточки» заполняются обязательно (в учебной ситуации вместо должности уместно указать «учащийся...»).