Студопедия

Главная страница Случайная страница

КАТЕГОРИИ:

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Проверка наличия и состояния дел в государственных архивах.




 

Проверка наличия и состояния дел - установление соответствия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, выявление документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

· установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

· выявление и устранение недостатков в учете документов;

· выявление документов, требующих реставрации, кон­сервации, профилактической и технической обработки;

· выявление отсутствующих документов и организация их розыска.

Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

Кроме того, в архивах проводятся единовременные провер­ки наличия и состояния документов:

· если производились переме­щения дел в другое помещение;

· после чрезвычайных происшествий;

· при смене заведующего архива или лица, ответственного за архив;

· при ликвидации или реорганизации архива.

Проверка производится специальной комиссией, созданной приказом руководителя архива или учреждения. Сначала проводится изучение материалов предыдущих проверок и выверка правильности учетных документов, включающая установление их полноты, уточнение нумерации единиц хранения во всех учетных документах, изучение правильности составления их итоговых записей.

При проверке необходимо:

· соблюдать порядок расположения документов на стеллажах, в коробках, папках, связках;

· подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела;

· изымать из фонда неправильно подложенные дела других фондов;

· изымать не внесенные в опись дела фонда, помещая их отдельно вслед за учтенными делами с целью последующей архивной обработки;

· составлять на каждое необнаруженное дело карточку учета необнаруженного дела для последующего ее включения в карто­теку необнаруженных дел;

· изымать и изолировать дела с биолого-техническими поврежде­ниями;

· при выявлении в описи свободных, пропущенных, литерных, повторных номеров, не учтенных в итоговой записи, опись пе­ресоставляется в соответствии с реальным содержанием дел;

· внесение во время проверки изменений в учетную документацию запрещается, все изменения вносятся после окончания проверки.

Во время проверки:

· производится поединичная сверка дел с записью их в описи (при этом необходимо, чтобы запись в описи соответствовала записи на обложке дела для выявления идентичности названия фондообразователя, номера фонда, описи, дела, заголовка дела, его даты, количества листов, архивного шифра);

· устанавливается количество дел по описи и в наличии, в том числе неописанных, качество итоговых записей, наличие дел, относящихся к другим фондам, количество дел, нуждающихся в реставрации, количество неисправимо поврежденных дел, количество дел, ошибочно внесенных в опись;



· дела, выданные потребителям, проверяются на общих основаниях по картам-заместителям дел и книгам выдачи документов из хранилищ и считаются имеющимися в наличии;

· составляются на каждую опись каждого фонда листы проверки наличия, в которые вносятся все обнаруженные недостатки, они подписываются проверяющими, нумеруются, по оконча­нии проверки вносятся в дело фонда;

· на основании листов проверки составляется акт проверки на­личия и состояния документов, который также подписывается проверяющими и вносится в дело фонда;

· биолого-техническое состояние дел определяется визуально в ходе проверки.

После проверки дел по описи в конце ее ставится отметка ПРОВЕРЕНО, дата проверки, подпись проводившего проверку сотрудника, если обнаруживается несоответствие нумерации дел итоговой записи описи, исчезновение дел, появление дел, не учтенных в описи, итоговая запись описи пересоставляется с отметкой об этом в листе и акте проверки;

Проверка считается завершенной после внесения изменений, выявленных во время ее, во все учетные документы.

В случае обнаружения отсутствия дел организуется их розыск.

Для проведения эффективного розыска необходимо:

· изучить все учетные документы по выдаче дел из хранилищ;

· организовать розыск не обнаруженных при проверке дел как в архиве, так и в других структурных подразделениях, организациях;

· провести целевые проверки документов отдельных фондов, их частей и групп единиц хранения, в которые могли подложить исчезнувшее дело;



· изучить дело фонда с целью выявления возможных записей о движении исчезнувшего дела.

Розыск продолжается в течение года. При обнаружении дела оно подкладывается на свое место. В картотеке необнаружен­ных дел делается пометка о его обнаружении. Дела, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета.

На пропавшие дела, а также дела, не подлежащие восстанов­лению, составляются соответствующие акты, к которым также составляется справка о проведении розыска.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствую­щими документами, исключаются из описей и других учетных документов. В картотеке необнаруженных дел делается отмет­ка о снятии их с учета.

 

 

11. Описание дел: виды заголовков и особенности их составления.

 

Описание начинается в делопроизводстве учреждений и про­изводится непосредственно на обложках дел в начале делопроиз­водственного года.

При обработке значительного комплекса документов описание в архивах производится на карточках.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики докумен­тов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

· название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

· название структурной части (функции, отрасли);

· индекс дела по номенклатуре;

· заголовок дела;

· аннотация;

· крайние даты документов дела;

· количество листов;

· архивный шифр.

Название учреждения является в то же время и названием фон­да. Дается полное наименование учреждения с указанием ведом­ства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть офици­ально принятое сокращенное наименование, оно дается в скоб­ках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного уч­реждения передавалось в другое, то на обложке указывается пос­леднее название.

Название структурной части помогает быстро и правильно про­вести классификацию дел внутри архивного фонда.

Если учреждение не имело структуры, то указываются функ­ции или отрасли деятельности этого учреждения, например «ру­ководство» и т.д.

Индекс дела по номенклатуре представляет собой условное (цифровое, буквенное или смешанное) обозначение порядкового номера дела по номенклатуре и структурного подразделения учреждения, к которому относится дело в соответствии с классификацией дел в учреждении. Индексы дел отражают систему организации документов в делопроизводстве. Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и пол­ноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модер­низировать заголовок, заменяя исторические понятия современ­ными терминами.

Заголовки бывают трех типов: простые, обобщенные и сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в опреде­ленной последовательности следующих элементов:

· название вида или разновидности документов,

· автор,

· корреспондент,

· предмет (вопрос),

· территория (местность), к которой относится содержание,

· хронологические даты,

· формальные признаки документа.

Рассмотренные элементы заголовка одновременно все вместе никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержа­ния документов дела. Документы в дело подбираются на основе признаков заведения: предметного, номинального, авторского, корреспондентского, географического, хронологического, а так­же формальных признаков подлинности и копийности.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содер­жание документов этого дела.

Протоколы, приказы, циркуляры и другие организационно-распорядительные документы в делопроизводстве формируются по номинально­му, авторскому, иногда предметно-вопросному, а также хронологичес­кому признакам. Соответственно заголовки будут содержать указание вида документов, название автора и дату, а также будет указан формальный признак подлинности или копийности. В том случае, если при формиро­вании был использован предметно-вопросный признак или заголовок составлен на отдельный документ, тогда в заголовке будет указано со­держание документов.

Например: Протоколы №1-15 заседаний коллегии Министерства экономики Российской Федерации за январь - июль 1996 г. Подлинники.

Сведения, ведомости, сводки, справки, таблицы и другая информационно-аналитическая документация описывается с указанием в заголов­ке автора, содержания, территории и времени. В некоторых случаях ука­зания автора и территории можно опустить, что зависит от состава и содержания самих документов.

Например: Сведения о положении военнослужащих Красной Армии в немецком плену, о деятельности испанской «Голубой дивизии» за 1940-1942 гг.

Самым сложным при составлении заголовков является опреде­ление характера дела по составу документов. Иногда в деле собра­ны разные виды документов, и необходимо, в первую очередь, определить вид дела: материалы, дело, переписка.

Понятие материалы применяется тогда, когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связан­ных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Например: Материалы об организации выставок советской литературы в Лондоне, Париже, Харбине, Нью-Йорке в 1925 г. (положение, про­токолы, докладные записки).

Понятие материалы применяется и в тех случаях, когда обо­значаются документы-приложения к какому-либо документу.

На­пример: Протоколы заседаний Комитета по присуждению международ­ных премий за 1991 г. (подлинники) и материалы к ним (стенограм­мы, представления, переписка).

При описании материалов после указания всех элементов заго­ловка в круглых скобках по значимости перечисляются основные виды документов, включенных в дело.

Понятие дело применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при опи­сании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмот­рения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмот­рению споров дела.

Например: Дело об авторском праве наследников П. А. Римского-Корсакова.

Понятие переписка применяется к комплексу документов, яв­ляющихся запросами и ответами, возникающими в процессе вза­имодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

Например: Переписка с ЦИК СССР, ПК РКП СССР, секретариатом И. В. Сталина, Главлитом о переводе и популяризации национальной литературы, об изъятии книг из печати.

Для личной переписки уместно указать и автора.

Например: Переписка Ю. С. Нечаева-Мальцева с И. В. Цветаевым и В. Д. Поленовым об архитектурном убранстве и росписи залов Музея изящ­ных искусств художниками В. Д. Поленовым, В. М. Васнецовым, В. А. Серовым, П. В. Жуковским.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок форми­рования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных и типовых заголовков.

Составление обобщенных заголовков рекомендуется тогда, ког­да дела были сформированы таким образом, что в них вошли до­кументы разных авторов, разных корреспондентов, разного со­держания и т.д.

Основными условиями образования обобщенных заголовков яв­ляются, во-первых, обобщение отдельных элементов заголовка, т.е. обобщение авторов, корреспондентов, содержания и т.д.

Например: Переписка с Можайским УИКом и Можайским УОНО об организации курсов по ликвидации неграмотности и работе школ уезда.

Во-вторых, в обобщенных заголовках при наличии большого количества авторов или корреспондентов, вопросов и географи­ческих понятий возможна замена ряда понятий одним родовым понятием.

Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства общего и профессионального образования Российской Федерации и ученых советов университетов за 1997 г. Подлинники и копии.

Сложные заголовки составляются в том случае, когда дело со­стоит из легко выделяемых отдельных групп документов или было сформировано без всякого учета признаков заведения дел. При этом на одну группу документов можно составить простой заголовок, на другую - обобщенный.

Сложный заголовок составляется путем сочетания:

1)простых заголовков;

2)простого и обобщенного заголовков;

3)обобщенных заголовков;

Для однородных дел в целях облегчения и достижения единства (унификации) их описания разрабатываются типовые заголовки.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел и корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

Например: Протоколы заседаний коллегии Министерства... за... год. Под­линники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Аннотация документов - это краткое изложение содержания документа, а также краткая характеристика наиболее ценных до­кументов, содержание и особенности которых не охватываются заголовками дела. Аннотироваться должны такие документы, которые содержат в себе важные сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах. Аннотированию подлежат воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии (иногда – документы-приложения – аннотации на научные работы, рукописи).

Аннотация составляется в трех вариантах:

1)аннотация, представляющая собой заголовок отдельного документа, например:

Письмо К.Э.Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17-18;

2)аннотация, составляющаяся на несколько однородных документов, например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21;

3)аннотация, содержащая краткое описание содержания документа, например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки «Крас­ная звезда», содержатся сведения о составе семей. Л. 45

В конце аннотации обязательно указываются номера листов документов, на которые составлена аннотация.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вклады­вается между обложкой и первым листом дела.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начи­наться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входя­щей регистрации.

В качестве крайних дат для документов входящих приняты даты входящей регистрации, для исходящих и внутренних - даты со­ставления или подписания документов.

Количество листов проставляется с целью сохранности доку­ментов дела.

Архивный шифр - это условное обозначение места хранения дела: название архива, № фонда, № описи, № дела по описи.

 

12. Система научно – справочного аппарата к архивным документам.

 

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных доку­ментов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффектив­ного использования.

Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организаций и лиц необходимой документной ин­формацией. Документная информация - это сведения, различные данные, содержащиеся в документе.

В практике информационной работы архивные документы, яв­ляющиеся первоисточниками сведений о предметах объективной действительности и мыслительной деятельности человека, полу­чили название носителей первичной документной информации.

Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об ин­формации, или вторичной документной информацией.

Архивные справочники, содержащие вторичную документную информацию, и сами документы, несущие первичную документ­ную информацию, в совокупности составляют архивную инфор­мационную среду.

Все архивные справочники, описывающие документ­ную информацию, делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательные справочники существуют во всех государственных ар­хивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учетом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Основными принципами построения системы НСА являются:

1) взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных справочников, описывающих первичную ретроспективную доку­ментную информацию на разных уровнях;

2) неповторяемость и недублированность информации различ­ных видов справочников;

3) преемственность НСА ведомственных, государственных и му­ниципальных архивов.

Структура системы НСА. Система НСА структурно подразделя­ется на вертикальный и горизонтальный уровни.

Горизонталь­ный уровень системы основан на функциональном разли­чии справочников. По функциям справочники системы НСА под­разделяются:

· на справочники по учету;

· справочники по раскрытию содержания документов (инфор­мационно-поисковые системы).

Вертикальный уровень системы основан на иерар­хии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

· АФ РФ в целом;

· сети архивов;

· архиву;

· фонду;

· делу или отдельному документу.

В соответствии с таким делением можно назвать наиболее распространенные справочники и справочные комплексы к архивным документам.

· АФ РФ:

· Группа архивов отдельного региона:

· Архив

· Фонд

· Отдельное дело или отдельный документ

В практической работе все справочники в результате их класси­фикации по уровням документов получили названия:

· межархивные (на уровне АФ РФ и его части);

· внутриархивные и межфондовые (на уровне фондов или их частей);

· внутрифондовые (на уровне фонда или его части).

Основой научно­-справочного аппарата является архивная опись документов. Остальные архивные справочники формируются на ее основе и зависят от конкретных условий работы архива и специфики хранящихся в нем документов.

 

13. Путеводители по государственным архивам: основные виды путеводителей, составные части путеводителя.

 

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов.

Видами пу­теводителя являются:

· путеводитель по архивам;

· путеводитель по фондам архива(ов);

· краткий справочник по фондам архива(ов);

· тематический путеводитель по фондам архива(ов).

Путеводитель по архивам (архиву) - вид путеводителя по фон­дам архивов, содержащий систематизированный перечень архи­вов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - вид архивного справочника, содержащего краткие характеристики или краткие сведения об архивных фондах (коллекциях, комплексах) в систематизирован­ном порядке и предназначенного для общего ознакомления с со­ставом и содержанием фондов архива.

Краткий справочник по фондам архива сообщает сведения об архивных фондах более общего или более узкотематического, чем путеводитель по фондам, характера. В нем указываются назва­ния фондов и краткие сведения о них. К ним относятся номер, объем, крайние даты фондов. Справочники могут быть анно­тированными и неаннотированными.

Тематический путеводитель по фондам архива(ов) — вид путе­водителя по фондам архива(ов), характеризующий ту часть доку­ментов этих фондов архива(ов), в которой заключена информа­ция по теме (темам), и указывающий наименования или номера архивных фондов.

Любой путеводитель состоит из двух частей:

· характеристик фондов (документов)

· справочного аппарата

1.Характеристики фондов в путеводителе

Основной частью в путеводителе является характеристика фон­да - это совокупность сведений, включающих название фонда, справочные данные о нем, историю организации-фондообразователя (для фонда личного происхождения - основные биографи­ческие сведения о лице), информацию о составе и содержании документов фонда. Она может дополняться библиографическим списком литературы о фонде. Порядок расположения характерис­тик зависит от классификационной схемы, которая определяется составом фондов архива.

Внутри разделов фонды группируются в подразделы по отрас­лям или характеру производственной деятельности.

Характеристики фондов могут быть индивидуальные и групповые.

Название фонда в индивидуальной характеристике должно соответствовать его названию в учетных документах.

Для групповой характеристики дается типовое или обобщенное название группы фондов, включенных в характеристику. Для груп­повой характеристики, объединяющей последовательно сменяв­шие друг друга организации с родственными функциями, назва­нием может служить перечисление в хронологической последова­тельности этих фондообразователей.

Основное требование, предъявляемое к характеристике фон­да, заключается в том, чтобы она отражала основное содержание документов фонда, давала четкое представление об объеме и ха­рактеристике его документной информации.

Цель характеристики фонда в целом - дать необходимую и достаточную информацию о составе и содержании документов фонда и адрес информации.

Элементами характеристик фонда являются:

· название фонда;

· справочные данные о фонде;

· историческая справка;

· анно­тация;

· библиографический список литературы о фонде.

Название фонда - обязательный элемент характеристи­ки, который может дать указание:

1)на историческую эпоху деятельности фондообразователя;

2) название фондообразователя, его функции в государствен­ном аппарате или отрасли экономики, культуры и т. п.;

3) масштаб деятельности фондообразователя, который содержится в понятиях «губернский», «областной», «волостной», «уездный» и т.д. В то же время по названиям фондов предприятий нельзя, как прави­ло, установить масштаб их деятельности;

4)местонахождение фондообразователя.

Справочные данные о фонде сообщают поисковые све­дения в виде номера фонда; объем фонда позволяет судить в опреде­ленной мере о сохранности документов, составе фонда (когда огова­ривается количество дел по личному составу). Хронологические рамки документов дают информацию об их принадлежности к определен­ной исторической эпохе и их сохранности за весь или частичный период деятельности фондообразователя, что вместе с характерис­тикой объема фонда дает представление о возможном содержании фонда.

Историческая справка помогает вскрыть сущность исторических и логических связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно оценить содержание документов, включенных в аннотацию.

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке, являются связь информации, заключенной в ней, с ан­нотацией и предельная краткость. В историческую справку вклю­чаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

Историческая справка для фондов личного происхождения состоит из кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, про­фессия, род служебной и общественной деятельности.

В исторической справке к архивной коллекции указываются сведения по истории ее создания, составитель, а также место на­хождения коллекции до поступления в архив.

Аннотация состава и содержания документов фонда представляет собой краткое обобщенное описание соста­ва документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

В характеристику фонда может включаться библиографи­ческий список литературы о фонде. В соответствии с действующими государственными стандартами в нем дается опи­сание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается:

· название фонда (груп­пы фондов),

· номер (номера или количество) фонда,

· объем и край­ние даты документов.

Основную часть путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их со­став и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, пер­сональных и коллекционных собраний, системы каталогов.

2. Справочный аппарат к путеводителю

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются:

· титульный лист;

· оглавление (содержание);

· предисло­вие;

· список сокращений;

· указатели.

Титульный лист не только завершает оформ­ление справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера. Это - информация общего харак­тера о подведомственности данного архива, названии архива и Названии справочника, о месте и времени издания.

Оглавление несет определенную информа­ционную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описа­ния комплекса документов в целом.

Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержанию документов и построению справочника. История ар­хива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

В последней части предисловия даются сведения о принципах построения справочника (обосновывается схема построения справочника, при этом обращается особое внимание на признаки, взятые в качестве ее оснований, и на расположение групп мате­риалов в соответствии со схемой); составе характеристик, спра­вочного аппарата и приложений.

Список сокращений представляет собой алфавитный перечень встречающихся в описи сокращенно написанных слов. Список сопровождается полным наименованием сокращенных слов. Со­кращения вводятся в целях экономии места для часто встречающихся слов в тексте описи, а также для раскрытия аббревиатур в составе справочного аппарата и достижения единообразия в пере­даче содержания документов.

Указатели представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в путеводители, с необходимыми пояснения­ми и ссылочными данными.

Выбор остальных элементов справочного аппарата зависит о назначения (для широкой информации или целевого информи­рования) и формы издания (архивный справочник или научно популярное издание). Для многотомных изданий составляется спра­вочный аппарат как для всего издания в целом, так и для отдель­ных томов.

 

 


mylektsii.ru - Мои Лекции - 2015-2019 год. (0.023 сек.)Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав Пожаловаться на материал