Проверка содержания письма

Проверить содержание письма можно ответив на 3 вопроса:

1) Является ли письмо законченным по форме и содержанию?

Ваше письмо должно освещать все важнейшие факты. Включили ли вы в него всю относящуюся к делу информацию, необходимую для того, чтобы привлечь внимание читателя или произвести на него впечатление?

2) Правильно ли составлено письмо?

Проверьте письмо на наличие ошибок, а затем дайте его кому-нибудь на редакцию. Помни­те, что компьютерные программы проверки ошибок просто не реагируют на многие слова. В то же самое время одно неправильное утверждение может стоить вам уважения со сторо­ны читателя. Правильно ли приведенное вами название должности партнера и его организа­ции? Правильны ли указанные вами источники информации, приводимые вами для поддержки ваших утверждений? Для полной точности составитель письма должен также:

- Знать что-то о личности или организации, к которой вы обращаетесь.

- Быть хорошо осведомленным относительно общих направлений политики ИСККОНа и программы «Пища для Жизни».

- В совершенстве владеть языком, на котором составляется письмо.

- Дважды проверить каждое приводимое в письме утверждение.

- Обратить внимание на тон письма в смысле его точности и ясности.

«Хороший тон»

Если стиль письма соответствует тому, что мы действительно хотим им сказать, то таким же будет и его тон: и получатель письма почувствует, что именно таково наше к нему отношение. Тон письма в высокой степени действует на то, как адресат реагирует на его содержание, как он воспринимает его в общем. Само содержание письма может не вызывать возражений, но может раздражать его тон. То же самое относится и к устной речи. К примеру, фразу «Я рад вас видеть», можно произнести с разной интонацией, от которой будет зависеть и смысл сказанного. Помедлив немного между словами «Я» и «рад», в действительности скажем, что мы не рады видеть партнера.

Подчеркнув же голосом слово «рад» и говоря без каких-либо пауз, мы передадим истинный смысл этого предложения.

Достаточно ли лаконично ваше письмо?

Идея вашего письма должна выражаться с использованием как можно меньшего количества слов, выражающих ее точность, ясностью и учтивостью. Следует избегать витиеватых фраз и ненужных предложений.

МногословноЛаконично

Просим принять во внимание приведенные ниже обстоятельства... Просим учесть

Наша организация склонна придерживаться мнения... Мы думаем

Для вашего удобства мы прилагаем здесь копию документа... Копия прилагается

Одно последнее замечание: никогда не подписывайте письмо, внимательно не перечитав его.

Менеджмент