Факторы продуктивности совещаний

• Планирование
• Подготовка
• Информирование
• Структурирование, ведение, контроль
• Подведение и протоколирование итогов

Как сделать совещания в группе более продуктивными?

Планирование, подготовка, информирование

• Запланируйте основные цели совещания
• Подготовьте повестку дня
• Укажите цель отдельных пунктов повестки, связанных с решением проблем
• Установите лимит времени на каждый вопрос в соответствии с его значимостью
• Определите состав участников
• Выберите процедуры проведения совещаний
• Заранее предупредите о созыве совещания и разошлите повестку дня
• Внесите необходимые изменения в наглядные и раздаточные материалы, которые Вы собираетесь использовать

Структурирование, ведение, контроль

· Начинайте и заканчивайте совещание вовремя

· Мотивируйте членов группы вносить в повестку дополнительные пункты

· Используйте групповые нормы, назначайте ответственных за регламент и за ведение протокола

· Поощряйте активность участников и рассматривайте все вопросы с равным вниманием

· Фиксируйте основные моменты на доске или флипчарте

· Записывайте фамилию ответственных напротив каждого принятого решения

· Используйте групповую работу для подготовки совещания или выполнения его решений

· Подведите итоги и уточните формулировки выводов и заданий

· Проведите оценку совещаний: устная экспресс-оценка, оценка положительных моментов и того, что можно было бы улучшить, оценка внешнего наблюдателя

Подведение и протоколирование итогов

· Подготовьте краткий протокол в течение 24 часов

· Проконтролируйте ход выполнения принятых решений

· Внесите незавершенные мероприятия в повестку дня следующего совещания

ПОВЕСТКА ДНЯ СОВЕЩАНИЯ В ГРУППЕ

Использование стандартной структуры повестки дня позволяет:

· Намечать цели и контролировать их достижение

· Обеспечивать соизмеримость затраченного на вопрос времени с его значением

· Документально фиксировать суть всех намеченных мероприятий и фамилию ответственных за их реализацию

Стандартная структура повестки дня включает следующие разделы

· Вводная часть и контроль исполнения

· Решение проблем/текущие дела

· Вопросы/проблемы и информационный обмен

· Подведение итогов и определение сроков проведения и повестки дня очередного совещания

Время на подготовку – 7 мин.

Время на выступление – 1 мин.

Дизайн речи для выступления на совещании

Приветствие. Представление темы

Актуальность

История вопроса

Описание. Что должно произойти.