Додаток 5

Лекція 5 «Ведення обліку документів в архіві установи»

Облік документів – це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за наявністю і станом.

Державний облік документів НАФ здійснюється централізовано архівними установами та власниками приватних архівних зібрань у межах повноважень, визначених законодавством, на рівні:

– архіву, архівного підрозділу, приватного архівного зібрання;

– зони комплектування архіву;

– системи архівних установ України

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, страхові копії документів і копії фонду користування, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам та їх сукупностям облікових номерів.

Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів, страхових копій і копій фонду користування здійснюється окремим підрозділом чи працівником

Облікова документація зберігається в ізольованому приміщенні, у сейфах і перебуває у віданні працівників, відповідальних за облік.

Після закінчення роботи сейфи і приміщення, в яких знаходяться облікові документи, повинні бути замкнені та опечатані.

Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках

Обліковий документ архіву – це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів – це комплекс взаємопов’язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду (за нефондової організації документів – справа юридичної особи – утворювача документів)

– комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи.

Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи

Для централізованого державного обліку документів НАФ у державному архіві складаються такі документи:

– паспорт архіву

– відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01____ р.

– картка фонду

– картка централізованого державного обліку архівної Україніки

Облік документів, прийнятих на постійне зберігання

на правах державної власності, та облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо.

Облік документів, що належать до організаційних груп «дорадянського періоду» та «радянського періоду», ведеться окремо.

Підставою для внесення даних до основних та допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ.

ОПИС МАТЕРІАЛІВ ПРАКТИКИ

У матеріалах практики прошито сторінок 23

Практикант ­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­ ____________ Т. С. Личкун

Керівник практики від університету ____________ М. В. Геращенко