Додаток 4. Лекція 4 «Науково-технічне опрацювання документів в установі»

Лекція 4 «Науково-технічне опрацювання документів в установі»

Основні етапи науково-технічного опрацювання документів:

- перший етап – формування виконання документів в справи відповідно до номенклатури справ;

- другий етап – визначення практичного і науково-історичного значення документів (експертиза цінності документів), відбір їх відповідно на постійне, довгострокове (75 років зберігання) та виділення до знищення тих справ, строк зберігання яких вичерпаний;

- третій етап – оформлення справ, які передаються до архіву;

- четвертий етап – складання описів та актів про вилучення документів до знищення.

1 етап – формування виконаних документів. Основні вимоги.

- у справи вміщуються тільки оригінали документів або, у разі їх відсутності, засвідчені в установленому порядку копії документів, оформлені відповідно до вимог чинних нормативних актів;

- не допускається включення до справ постійного зберігання чернеток, особистих документів, дублетних копій та документів, що підлягають поверненню;

- документи групуються у справи за один рік, за винятком документів, уміщених у судові, особові та перехідні справи;

- документи постійного зберігання та документи тимчасового, у тому числі тривалого (понад 10 років) зберігання формуються в окремі справи.

- справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки);

- нормативні акти (статути, положення, правила, інструкції), якщо вони затверджені розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, рішеннями), уміщуються в справи разом із цими документами;

- Накази: з основної діяльності, про прийняття, звільнення, заохочення, сумісництво працівників установи, про надання відпусток, про накладання стягнень на працівників, про їх відрядження, з адміністративно-господарських питань групуються в різні справи;

- протоколи засідань колегіальних органів групуються в справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань цих органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в середині групи документів, що стосуються одного протоколу – за порядком денним засідання.

Другий етап –визначення практичного і науково-історичного значення документів (експертиза цінності документів).

Експертиза цінності документів – процес визначення наукового і практичного значення документів та встановлення необхідного для цього документа терміна зберігання документів.

Експертизу цінності здійснює експертна комісія установи.

Експертна комісія працює на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17.12.2007 № 183. зареєстрованого в Мінюсті 11 січня 2008 року за № 13\14704.

Експертиза цінності проводиться на підставі Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів ”, затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884.

4 ОСНОВНІ ГРУПИ ДОКУМЕНТІВ:

- постійного зберігання (які увійдуть в опис справ постійного зберігання І які відображають основні напрямки діяльності);

- довгострокового зберігання – 75 років (які увійдуть в опис справ з кадрових питань (особового складу): накази про прийом, звільнення, переміщення працівників, особові рахунки по нарахуванню зарплати, особові справи звільнених);

- тривалого зберігання – до 10 років зберігання (строк зберігання яких не закінчився і вони зберігаються в установі);

- тимчасового зберігання (3, 5, 10 років), строк зберігання яких закінчився і ці документи виділяються до знищення (про що складається акт).

Третій етап –оформлення справ

систематизація документів усередині справи:

- нумерація аркушів;

- складання засвідчувального напису та, у разі необхідності, внутрішнього опису

- оформлення титульного аркуша (або обкладинки);

- підшивка (оправлення) справи

Закон України “Про внесення змін до Закону України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”від 05 липня 2012 р. № 5068-VI

Із Національного архівного фонду можуть бути вилучені лише
дублетні документи (тотожні за змістом тиражовані примірники
одного документа, що зберігаються в одній архівній установі),
документи тимчасових строків зберігання, а також документи,
документна інформація яких втрачена. Спори між архівними
установами і власниками документів з питань призначення експертизи
їх цінності, внесення документів до Національного архівного фонду
або вилучення з нього вирішуються у судовому порядку.

Архівні документи, які до 1991 року перебували на державному
обліку та зберігалися в державних архівних установах, належать до
Національного архівного фонду і є власністю держави.

Центральні державні архіви, місцеві державні архівні
установи, архівні відділи міських рад у межах своїх повноважень
мають право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб
діловодства органів державної влади, органів місцевого
самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від
форми власності, зокрема об’єднань громадян, релігійних
організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням
законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи
шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

Четвертий етап – оформлення підсумків науково-технічного опрацювання документів

Оформлюється:

- опис № 1 справ постійного зберігання (4 примірники);

- опис № 2-к справ з кадрових питань (особового складу) (3 примірники);

- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (2 примірники);

- історична довідка.