Додаток 1. Лекція 1 «Забезпечення збереженості документів в архівних установах»

Лекція 1 «Забезпечення збереженості документів в архівних установах»

Основна нормативна база

Існують такі режими зберігання:

1. світловий;

2. температурно-зволожувальний;

3. протипожежний;

4. охоронний;

5. санітарно-гігієнічний та ін.

Охоронний режим передбачає:

1. Організацію системи охорони, пропускного режиму, охоронної сигналізації всіх приміщень архіву.

2. Закриття сховища у робочий час на ключ, а у неробочий –опечатування і опломбовування.

3. Дозвіл доступу у сховищі тільки працівникам архіву чи, в екстрених випадках, іншим співробітникам організації у супроводі зберігачів, відповідальних за сховища.

4. Наявність на зовнішніх дверях архіву металевого обличкування, а на вікнах - металевих решіток.

5. Винесення документів з архіву лише за спеціальним дозволом керівництва (видавання у тимчасове користування – фондоутворювачу за актом видавання документів у тимчасове зберігання, для транспортування співробітниками архіву – за спеціальною перепусткою)

Санітарно-гігієнічний режим

Санітарно-гігієнічний режим передбачає комплекс вимог та проведення відповідних заходів щодо підтримки чистоти, щоб запобігти появі різного роду біоуражень на документах: цвілі, грибка, пилу, комах тощо.

Для цього необхідно у сховищі чітко дотримуватися таких вимоги:

1. Постійна циркуляція повітря.

2. Захист вікон та вентиляційних отворів сітками з діаметром осередків трохи більше 0, 5 мм.

3. У сховищі не можна перебувати у верхньої одязі, мокрому та брудному взутті.

4. Неприпустимо збереження і використання в архівосховищі продуктів.

5. Систематично проводити вологе прибирання:

при вологості нижче норми- вологе прибирання можна проводити щодня, при високій вологості- прибирання здійснюється сухою ганчіркою, не частіше одного разу на тиждень.

Не рідше одного разу на рік проводити генеральне прибирання з обезпиленням стелажів, шаф, картонажів тощо.

6. Не менше одного разу на рік обробляти розчинами антисептиків підлогу, підвіконня, плінтуси, цокольні частини стелажів тощо.

7. Двічі на рік документи вибірково проводиться огляд документів щодо наявності на них біоуражень, комах і цвілевих грибків.

Світловий режим

Світло несе з собою енергію, під впливом якої висвітлюва-тимуться документи та відбуваються фотохімічні реакції, які викликають зміну зовнішнього вигляду докуменртів.

Папір під впливом світла жовтіє та втрачає механічну міцність. Під дією світла тексти у документах згасають. Для документів небезпечно як природне так і штучне освітлення. У сховищах та інших приміщеннях, де проводиться робота з документами, природне освітлення допускається за умови обов'язкового захисту документів від прямого попадання сонячних променів. Захист документів від дії світла, забезпечується шляхом збері-гання документів у відповідному пакуванні та встановлення на вікнах світлорозсіювачів, розсувних металевих віконниць, щільних штор тощо.

Освітлення приміщень архівів здійснюється лампами розжарю-вання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею. Дозволяється застосування люмінесцентних ламп з урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектра.

Протипожежний режим зберігання архівних документів

Будівлі архівів обладнуються протипожежним водопостачанням. Живлення внутрішнього протипожежного водопроводу здійснюється двома вводами. Пожежні крани встановлюються на всіх поверхах будівлі на сходових клітках. При кожному крані необхідно мати прогумований рукав довжиною до крайньої точки приміщень, розташованих на поверсі.

Сховища і приміщення для роботи з документами мають бути обладнані пожежною сигналізацією та засобами пожежогасіння.

Вогнегасники встановлюються з розрахунку не менше одного на кожні 50 кв. м площі, але не менше двох на кожне окреме приміщення.

Все електроустаткування в архіві забезпечується заземленням.

В основних приміщеннях архівів прокладається схована електропроводка.

У сховищах забороняється: паління; застосування нагрівальних електроприладів.

На випадок виникнення пожежі та інших надзвичайних ситуацій в архіві складається план заходів, у якому передбачаються шляхи евакуації і місце укриття документів, перелік і загальна кількість справ (одиниць зберігання), що підлягають евакуації, список працівників, відповідальних за цю роботу, заходи з охорони документів у місцях евакуації та укриття.

Вимоги до шляхів евакуації документів:

-забороняється захаращувати шляхи евакуації різними предметами та устаткуванням;

-усі двері евакуаційних виходів повинні вільно відчинятися у напрямі виходу з будинку;

- у коридорах на шляхах евакуації повинні бути встановлені символічні зображення знаків " вихід", " відчинені двері".