Графа - заголовок справи

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів у справі

Елементи заголовку справи у номенклатурі розташовуються у такій послідовності:

- назва виду справи (журнал, листування) або видів документів (накази, протоколи);

- автор документа (назва організації, її структурного підрозділу);

кореспондент або адресат (назва організації до якої адресовані або від якої надійшли документи);

- короткий зміст документів справи;

- назва місцевості (території), з якою пов’язаний зміст документів справи;

- дати (періоду) до якого належать документи справи;

- вказівки на наявність копій документів у справі.

3 графа – кількість справ (томів, частин)

Графа 3 номенклатури справ (кількість справ) заповнюється по закінченню календарного року.

В ній вказується кількість справ, заведених у діловодстві установи протягом року з цим індексом і заголовком.

На підставі відомостей про кількість справ заповнюється в кінці року підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у цьому році.

4 графа – строк зберігання справи і номери статей за Переліком

Терміни зберігання справ, які включені до номенклатури, визначаються з урахуванням їхньої наукової історико-культурної цінності відповідно до “Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів ” (затверджений наказом Міністерства юстиції України 12.04.2012 № 578/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884).

Набрав чинності з 01 січня 2013 року.

Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати.

5 графа - Примітки

- коментують та уточнюють строки зберігання документів (“за умови завершення перевірки державними податковими органами…”, “після закінчення строку дії договору…”, “після заміни новими”…);

- позначки про перехідні справи;

- про посадових осіб відповідальних за формування справ;

- відмітка “ДСК”;

- відмітка “ЕПК”

Оформлення та погодження номенклатури справ

- переглядаються щорічно у грудні і уточнюються на наступний рік;

- вводиться в дію з 1 січня нового року;

- оформлюється у 4-х примірниках;

- у кінці року закривається підсумковим записом;

- схвалюється з експертною комісією установи;

- погоджуються з експертно-перевірною комісією Державного архіву області 1 раз на 5 років.