Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации

9.1.1 Электронные документы, включенные в Архивный фонд Российской Федерации, передаются организацией на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация является источником комплектования.

До передачи на постоянное хранение электронные документы Архивного фонда Российской Федерации остаются в организации на временном хранении.

9.1.2 В соответствии со ст. 22 федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125-ФЗ от 22.10.2004 г.) устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения электронных документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

– электронных документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций – 15 лет;

– электронных документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций Российской Федерации – 10 лет;

– электронных документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций – 5 лет;

– записей актов гражданского состояния – 100 лет;

– электронных документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов – 75 лет;

– проектной электронной документации по капитальному строительству – 20 лет;

– технологической и конструкторской электронной документации – 20 лет;

– патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец – 20 лет;

– научной электронной документации – 15 лет;

– цифровых фотодокументов – 5 лет;

– цифровых видео- и фонодокументов – 3 года.

Сроки временного хранения электронных документов исчисляются после завершения формирования папок–«дел» в делопроизводстве.

9.1.3 По согласованию с соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением сроки временного хранения электронных документов могут быть изменены.

Досрочная передача электронных документов на постоянное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты документов по соглашению между организацией и государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков временного хранения в организации электронных документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в случае неготовности государственного (муниципального) архива к приему электронных документов.

9.1.4 При ликвидации организации ее электронные документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, без правопреемника электронные документы постоянного срока хранения передаются в государственный (муниципальный) архив, а электронные документы временного (свыше 10 лет) хранения и электронные документы по личному составу, сроки хранения которых еще не истекли, передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению ликвидационной комиссии, согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти электронные документы передаются в государственный (муниципальный) архив.

9.1.5 Уничтожение электронных документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа управления архивным делом и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых электронных документов.

Электронные документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4 настоящих рекомендаций.