Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях, включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, по содержанию архивных электронных документов, на основании которых составлена архивная справка, собственные выводы исполнителя.

После текста архивной справки приводятся поисковые данные архивных электронных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление поисковых данных архивных электронных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации или гербовой печатью.

Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписываются руководством организации, исполнителем и заверяются печатью организации. Архивная справка, предназначенная для направления за рубеж, подписывается руководством организации и заверяется гербовой печатью.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в справке.

Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961 г., в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа – «апостиля». Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также в государства – участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.

При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке организации составляется ответ, подтверждающий неполноту состава документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.

В случае документально подтвержденных фактов утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения, организация выдает справку по данному вопросу, при необходимости заверенную печатью организации.

Архивные справки оформляются на бланке организации. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных, не прочтению и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются поисковые данные архивного электронного документа.

Архивные выписки удостоверяются подписью руководителя организации или уполномоченного должностного лица и печатью.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются поисковые данные архивного электронного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется печатью и подписью руководителя организации.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии оформляются на государственном языке Российской Федерации.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия высылаются по почте простыми письмами.

В случае поступления от юридического лица запроса в виде электронного сообщения, подписанного электронной цифровой подписью, и при наличии в организации соответствующего аппаратно-программного обеспечения, архивная справка, архивная выписка и архивная копия могут удостоверяться в установленном порядке электронной цифровой подписью и высылаться заявителю по электронной почте.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства – участники СНГ, высылаются непосредственно в адрес заявителя.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, оформляются в установленном порядке и направляются в специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в организацию выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения. Вторые экземпляры (копии) архивных справок, архивных выписок откладываются в делопроизводстве организации в установленном порядке.