РЕФЕРАТ. архив, документ, электронный документ, метаданные, управление документами, хранение, комплектование

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

архив, документ, электронный документ, метаданные, управление документами, хранение, комплектование, учет, обеспечение сохранности, информационные технологии

Настоящий отчет содержит результаты научно-исследовательских работ по теме «Разработка нормативных, методических и технологических основ создания, хранения и использования архивных электронных информационных ресурсов», выполненных по соответствующему заданию ФЦП «Электронная Россия» (2002-2010 гг) на 2007 год.

Объектом исследования послужила организация работы с электронными документами в архивах органов государственной власти, архивах предприятий, учреждений и организаций.

Цель работы заключается в создании необходимого методического обеспечения работы с электронными документами в архивах организаций.

Основой методологии работ являются методы комплексного системного документоведческого и архивоведческого анализа применительно к организации хранения электронной документации в архивах.

Методические рекомендации содержат указания о порядке документирования процессов экспертизы ценности, приема-передачи на архивное хранение из структурных подразделений, комплектовании, учете, обеспечении сохранности электронных документов в архивах организаций.

Методические рекомендации могут применяться в работе организациями любого уровня и любой формы собственности.

ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………………………………7

1 Общие положения ………………………………………………………………………………..8

1.1 Термины и определения ………………………………………………………………….8

2 Экспертиза ценности электронных документов ………………………………………………13

2.1 Нормативно-методические основы экспертизы ценности

электронных документов ……………………………………………………………………13

2.2 Организация проведения экспертизы ценности электронных документов …………15

2.3 Порядок проведения экспертизы ценности электронных документов ……………...17

2.4 Порядок оформления результатов экспертизы ценности

электронных документов. …………………………………………………………………..18

3 Комплектование архива ………………………………………………………………………..20

3.1 Комплектование архива электронными документами. ……………………………….20

3.2 Источники комплектования. …………………………………………………………...20

3.3 Состав электронных документов, подлежащих передаче в архив. ………………….20

3.4 Включение электронных документов в номенклатуру организации. ………………21

3.5 Порядок подготовки электронных документов к передаче в архив электронной документации организации. ……………………………………………………………22

3.6 Миграция электронных документов. ………………………………………………….23

3.7. Запись документов на электронные носители. ……………………………………….25

3.8 Требования к оформлению носителей с электронными документами,

передаваемых в архив. ………………………………………………………………………26

3.9 Составление и оформление сдаточной описи электронных документов, подготовленной в структурном подразделении. ……………………………………...27

3.10 Составление и оформление сдаточной описи единиц хранения электронных документов временного (до 10 лет) хранения, подготовленной в структурном подразделении. ………………………………………………………………………….33

3.11 Передача электронных документов в архив организации. …………………………34

4 Обеспечение сохранности документов архива ………………………………………………37

4.1 Система мер обеспечения сохранности электронных документов ………………….37

4.2 Требования к помещениям и хранилищам ……………………………………………38

4.3 Режимы хранения электронных документов …………………………………………40

4.4 Размещение электронных документов. ………………………………………………..46

4.5 Средства хранения электронных носителей. ………………………………………….46

4.6 Порядок выдачи электронных документов из архива ………………………………..49

4.7 Специальная физическая и техническая обработка электронных документов …….52

4.7.1 Резервные и рабочие экземпляры электронных документов в архиве электронных документов организации ……………………………………………………………….54

4.7.2 Экземпляры электронных документов в страховых и пользовательских

форматах ……………………………………………………………………………………..55

4.8 Контроль наличия и состояния электронных документов …………………………...56

4.9 Защита электронных документов и программно-технических средств архива от воздействия вредоносных компьютерных программ ………………………………...65

5 Организация документов в архиве электронной документации ……………………………67

5.1 Электронная документация в составе фонда организации ………………………….67

5.2 Определение принадлежности электронных документов к составу фонда организации ……………………………………………………………………………..67

5.3 Организация электронных документов в пределах архивного фонда ………………68

6 Учет электронных документов в архиве электронной документации ……………………..71

6.1 Общие требования к учету электронных документов в архиве ……………………..71

6.2 Единицы учета электронных документов …………………………………………….71

6.3 Система учетных документов архива электронной документации …………………72

6.4 Порядок ведения основных учетных документов архива ……………………………73

6.5 Ведение учетных баз данных в архиве организации. ………………………………...83

7 Справочно-поисковые средства (научно-справочный аппарат) к документам архива электронной документации …………………………………………………………….84

7.1 Архивная опись единиц учета электронных документов …………………………….84

7.2 Историческая справка к фонду ………………………………………………………...90

7.3 Автоматизированный научно-справочный аппарат ………………………………….92

8 Использование электронных документов ……………………………………………………96

8.1 Порядок доступа к документам архива электронной документации и формы их использования …………………………………………………………………………..96

8.2 Информационное обеспечение пользователей архива электронной документации.97

8.2.1 Организация работы читального зала архива электронной документации. ………97

8.2.2 Создание экземпляров архивных электронных документов по запросам физических и юридических лиц. ……………………………………………………….98

8.3 Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера …...98

8.3.1 Порядок исполнения запросов. ………………………………………………………98

8.3.2 Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий. ………..101

9 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив ……………………………………………………………………………………103

9.1 Временное хранение электронных документов Архивного фонда Российской Федерации ……………………………………………………………………………...103

9.2 Порядок передачи электронных документов на постоянное хранение ……………105

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………… …………106

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ …………………………………………………………………107

ПРИЛОЖЕНИЯ ………………………………………………………………………………….112

1. Форма номенклатуры дел организации ………………………………………………..113

2. Форма Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении …………………………………………………………114

3. Пример составления Сдаточной описи единиц учета электронных документов, составленной в структурном подразделении ……………………………………….115

4. Форма Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении …………………………………………………………118

5. Пример составления Удостоверяющего листа к сдаточной описи файлов и папок, составленной в структурном подразделении ……………………………………….119

7. Книга учета поступления и выбытия электронных документов …………………….122

8. Книга учета единиц хранения электронных документов …………………………….123

9. Список фондов …………………………………………………………………………..124

10. Лист учета электронных документов фонда …………………………………………125

11. Форма Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения ……………………………………………………………………………….127

12. Пример заполнения Архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения …………………………………………………………………130

13. Форма Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения …………………………………………………..134

14. Пример заполнения Удостоверяющего листа к архивной описи единиц учета электронных документов постоянного хранения ……………………………………136

15. Архивная опись единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения ………………………………………………………………………………..138

16. Удостоверяющий лист к архивной описи единиц учета электронных документов временного (свыше 10 лет) хранения ………………………………………………...141

17. Реестр описей единиц учета электронных документов ……………………………143

18. Книга учета экземпляров электронных документов в страховых и пользовательских форматах ………………………………………………………………………………..144

19. Пример заполнения карточки единицы хранения электронных документов ………145

20. Книга учета поступления и выбытия электронных документов временного (до 10 лет) хранения …………………………………………………………………………..147

22. Акт о выделении к уничтожению единиц учета и единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению ……………………………………………..149

23. Акт о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов..151

24. Акт о неисправимых повреждениях единиц учета электронных документов ……152

25. Акт о необнаружении электронных документов, пути розыска

которых исчерпаны ……………………………………………………………………153

26. Акт приема–передачи электронных документов из другой организации, от юридического или физического лица ………………………………………………...154

27. Акт приема–передачи электронных документов на постоянное хранение в государственный архив ………………………………………………………………..156

28. Пример оформления Акта создания рабочего (резервного) экземпляра электронного документа ………………………………………………………………………………158

29. Акт записи, копирования электронных документов на единицу хранения ………..159

30. Пример оформления Акта проведения миграции электронных документов ………160

31. Акт о технических ошибках в учетных документах …………………………………161

32. Акт об обнаружении электронных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. ……………………………………………………………...162

33. Пример оформления Акта выявления вредоносных компьютерных программ в электронных документах ……………………………………………………………...163

34. Пример оформления Акта проверки физического и технического состояния электронных документов ……………………………………………………………...164

35. Карточка поврежденных единиц учета электронных документов ………………….166

36. Лист проверки наличия и состояния электронных документов …………………….167

37. Акт проверки наличия и состояния электронных документов ……………………...169

38. Карточка учета необнаруженных единиц хранения электронных документов ……172

39. Карточка учета необнаруженных единиц учета электронных документов ………..173

40. Примерный перечень страховых компьютерных форматов ………………………...174

41. Заказ на выдачу документов на электронных носителях ……………………………175

42. Акт о выдаче документов на электронных носителях во временное пользование..176

43. Книга выдачи электронных документов из хранилища ……………………………..178

44. Лист использования единицы хранения электронных документов ………………...179

45. Журнал регистрации выданных экземпляров электронных документов …………..180