Общие требования, предъявляемые к документам

Для выполнения своего предназначения документы должны отвечать определенным требованиям. К числу основных относятся следующие: а) общая грамотность; б) юридическая грамотность; в) информационная емкость;

г) техническая эстетика, унификация и стандартизация.

Общая грамотность. Документ должен отвечать правилам грамматики, орфографии и стилистики. Соблюдение их должно быть безупречным. Употребление слов в соответствии с присущим им в литературном языке значением – важнейшее требование документной лингвистики. Неясность изложения мыслей, нечеткость формулировок и постановочных вопросов порождают двусмысленность толкования излагаемых сведений. В свою очередь, это порой влечет принятие нерационального решения органом или лицом, которому адресуется документ.

Лингвисты разделяют источники помех, возникающих при чтении деловых писем и документов на следующие категории:

а) технические (описки, ошибки, механические повреждения текста);

б) структурные (нарушения композиции, несоразмерность частей, «вольный стиль»);

в) семантические (неправильное употребление терминов, нарушение грамматических норм, растянутость предложений, неверное употребление конструкций, механическое соединение простых предложений в излишне сложные).

Анализ документов свидетельствует, что основное количество помех при чтении относится к семантическим.[2] Причина таких помех – недостаточная грамотность авторов документов.

Ясность, точность делового языка требуют тщательного выбора и правильного употребления слов-профессионализмов. Не случайно языковеды говорят о существовании языка экономиста, бухгалтера, летчика и т.п., который основывается на специальных терминах и профессионализмах. Они характерны и для языка работников подразделений уголовно-исполнительной системы, кадровых аппаратов. Следует иметь в виду, что адресат, который будет изучать деловое письмо или иной документ, нередко не является специалистом, и поэтому излагать проблему следует доступным для понимания языком. Термины, понятные только узкому кругу лиц, необходимо заменять в документах общепринятыми.

Следует предостеречь и от увлечения иностранными словами, засоряющими родную речь, за исключением слов, прочно вошедших в литературный язык и язык специальности.

Грамотность документа предполагает также недопустимость употребления в нем диалектизмов, вульгаризмов. Сокращения употребляются только общепринятые и профессиональные (например, УИС – уголовно-исполнительная система).

Юридическая грамотность документа предполагает:

1) его основанность на законе и подзаконных нормативных правовых актах и правильность использования их содержания и смысла. В противном случае документ утрачивает такие свои качества, как бесспорность, авторитетность и обязательность для определенной категории лиц и позволяет безответственно относиться к содержащейся информации;

2) соблюдение правил, обеспечивающих его правовую культуру. Это предполагает правильное употребление юридических терминов (например, досмотр, осмотр, доставление, задержание и т.п.), исключение не соответствующих закону и правилам русского языка выражений (уличная преступность вместо преступления, совершаемые на улицах и в других общественных местах, квартирные кражи вместо кражи, совершаемые из квартир и т.п.);

3) соответствие документа компетентности должностного лица, от которого исходит данный документ;

4) соблюдение установленного порядка его подготовки и утверждения. Должна быть выдержана процедура составления документа, его согласования с заинтересованными службами и должностными лицами, принятия и утверждения компетентным лицом.

Информационная емкость документа означает его предельную краткость, т.е. минимум текста при максимуме информации. Любое выражение, слово, содержащееся в документе, должны нести определенную смысловую нагрузку. Этим достигается и необходимая краткость изложения. Вместе с тем, она не должна идти в ущерб полноте освещения вопроса. Краткость, лаконичность информации предполагают умение сконцентрировать разнообразное и нередко сложное содержание сведений, отдельных фактов в емких и доступных восприятию суждениях и выводах.

Техническая эстетика, унификация и стандартизация документа предполагает его изготовление таким образом, чтобы он был удобен для обработки, изучения, пользования и последующего хранения. Выполнение данных условий предполагает не только наличие опыта, добросовестности и компетентности работника-составителя документа, но в первую очередь выполнение требований унификации и стандартизации. Они обеспечивают единообразие в структуре и обработке информации, способствуют выработке прогрессивных методов работы с документами.

Унификация – это единообразие по составу и форме, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и фиксация реквизитов на документе. Стандартизация – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам, одно из средств научной организации труда. Стандарты облегчают визуальный поиск реквизитов документов, расположенных на одном и том же месте, упрощают восприятие информации и проверку содержания, позволяют снизить затраты на обработку документов средствами организационной и вычислительной техники. Таким образом, повышается оперативность управления в результате сокращения сроков подготовки документов. Единые правила составления и оформления документов повышают культуру работы аппарата управления.

С целью стандартизации управленческой документации утвержден ряд общих государственных стандартов (ГОСТ), а также стандартов на наиболее распространенные управленческие документы (приказ, положение, решение, протокол, инструкция, акт, служебное письмо).

ГОСТы распространяются на организационно-распорядительную документацию, применяемую при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления Российской Федерации, ее субъектов, министерств, ведомств и подведомственных им организаций.

Глава III. Оформление отдельных видов документов в учреждениях и органах УИС