Понятие делопроизводства

Рекомендации по документированию носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии или в организации независимо от их специфики.

Управление в системе любого государственного органа, принятие управленческих решений и организация их исполнения самым тесным образом связаны с переработкой информации, характеризующейся определенным содержанием, объемом и степенью упорядоченности. Носителем информации является документ – средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности. Он выступает как предмет и как результат труда, является неотъемлемым элементом управления и обеспечивает взаимодействие подразделений. Основная доля работ связана с обработкой, анализом и использованием документов.

Следовательно, эффективность любой управленческой деятельности во многом зависит от правильной организации работы с документами, то есть делопроизводства.

Под делопроизводством понимается деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы.

Термин делопроизводство имеет и другое значение – прикладная учебная дисциплина, изучающая делопроизводство.

Этот термин известен ещё со времён приказов – органов государственного управления Московского государства в XV - XVI вв. Он означал «производить дело», то есть иметь на руках и хранить письменные документы, вести запись решений, переписку. В каждом приказе был свой штат обслуживающего персонала – приставы, толмачи (переводчики), дьяки. В приказах производилась регистрация и рассылка по месту назначения царских указов и постановлений Боярской думы, вершился суд по спорным вопросам и жалобам, фиксировались акты купли-продажи земли, иной собственности и других сделок, решались вопросы, связанные с руководством окраинными землями государства. Все это требовало соответствующего документационного обеспечения.

Официально термин «делопроизводство» впервые возник в XVIII в. и является производным от словосочетания «производство дел». Впервые зафиксирован в «Словаре Академии Российской». Тогда же в русском языке появился и термин «документ». В делопроизводственной практике вплоть до XX в. его синонимами были «бумага», «дело», «акт».