Классификация документов

В основе классификации лежат различные критерии, главными из которых являются: а) средства фиксации; б) основные направления деятельности; в) место составления; г) направление движения; д) количество отраженных вопросов; е) форма; ж) участие заинтересованных лиц в составлении и подписании документа; з) сроки исполнения; и) происхождение; к) степень подлинности; л) степень обязательности; м) степень секретности.

Имеются и другие, менее значимые, критерии классификации документов (наименование, срок хранения, юридическая сила, техника создания).

По средствам фиксации документы делят на:

● письменные – рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах, других печатающих устройствах и изданные типографским способом;

● графические – чертежи, схемы, планы, графики, рисунки, диаграммы;

● кинофотодокументы – разновидность документов, дающая возможность с помощью фотографии, видео-, киносъемки запечатлеть объекты и процессы, фиксация которых другими средствами затруднительна или невозможна;

● фонодокументы – это фонограммы, фиксирующие речь человека;

● документы на машинных носителях информации. Они дают возможность использовать с помощью компьютерной техники все перечисленные выше средства фиксации информации в совокупности.

По основным направлениям деятельности документы можно разделить на управленческие (или организационно-распорядительные), оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные и административно-процессуальные.

Управленческие (организационно-распорядительные) документы фиксируют информацию, связанную с процессом управленческой деятельности. В зависимости от назначения они подразделяются на:

– организационные (уставы, положения, инструкции, правила, штатное расписание, штатная численность, распорядок дня);

– распорядительные (приказы, указания, распоряжения, решения);

– документы по личному составу (приказы по личному составу, трудовые книжки, личные дела, лицевые счета по зарплате);

– справочно-информационные (протоколы, справки, акты, отчеты, докладные записки, письма, телеграммы, аттестации сотрудников);

– финансово-бухгалтерские (главная книга, планы, отчеты, счета прибылей и убытков, балансы, сметы, акты ревизий и инвентаризации).

Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность, уголовно-процессуальные и административно-процессуальные – соответственно данные направления деятельности. Порядок составления оперативно-розыскных документов регламентируется ведомственными нормативными правовыми актами; уголовно-процессуальные и административно-процессуальные – соответственно уголовно-процессуальным и административно-процессуальным законодательством.

По месту составления документы делятся на внешние, т.е. поступающие от других организаций и лиц, и внутренние, т.е. созданные в организации, учреждении и не подлежащие отправке.

В зависимости от направления движения они классифицируются на входящие, т.е. поступившие из других организаций и лиц, и исходящие, т.е. отправляемые другим организациям и лицам.

По количеству отраженных вопросов документы делят на одноаспектные и многоаспектные, содержание которых охватывает совокупность вопросов.

По форме они бывают: индивидуальными – содержание каждого из них имеет свои особенности (например, рапорт о происшествии); трафаретными – часть документа отпечатана, а часть вписывается при составлении: типовыми – созданными для группы однородных органов (например, Типовой учебный план образовательного заведения). Типовые и трафаретные документы печатаются обычным типографским способом на множительных аппаратах, изготавливаются путем компьютерного набора.

По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документа различают односторонние (от имени одной стороны – органа или должностного лица) и многосторонние (от имени двух и более заинтересованных сторон) документы. Большинство документов носит односторонний характер (рапорт, приказ начальника, постановление о водворении в штрафной изолятор), меньшая часть – многосторонний характер (акт приема-передачи материальных ценностей).

Такой критерий, как срок исполнения, позволяет делить документы на срочные, требующие исполнения к определенному сроку, и несрочные, для которых он не установлен.

По происхождению документы делят на служебные и личные, касающиеся конкретного лица и затрагивающие его интересы.

По степени подлинности документы делятся на подлинники и копии. Подлинник – это документ, составленный в первый раз и подписанный соответствующим лицом. Копия – это документ, точно воспроизводящий оригинал факсимильным путем (фотокопия, ксерокопия) либо его содержание, но не форму (так называемая свободная копия). Копия документа должна содержать пометку «Копия» и быть засвидетельствована соответствующим должностным лицом. К копиям относят также выписку, дубликат и отпуск. Выписка – это копия, содержащая полное воспроизведение части документа, дубликат – копия, создаваемая взамен утраченного или поврежденного подлинника и имеющая силу подлинника, отпуск – копия документа, получаемая одновременно с изготовлением подлинника. Отпуск содержит все реквизиты подлинника, за исключением входящих в состав бланка, на котором выполнен подлинник.

По степени обязательности документы классифицируют на директивные, предписывающие обязательность совершения либо несовершения определенных действий, и информационные, содержащие информацию для сведения, и не имеющие такой обязательности.

По степени секретности они делятся на документы особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные. Порядок их составления и работы с ними определяется ведомственными нормативными правовыми актами.