Отчеты, акты, справки

Отчет (доклад) содержит сведения о выполнении приказа (распоряжения), плана, задания, проведенных мероприятиях.

Данные отчета отражают в целом деятельность учреждения и органа УИС или отдельное направление ее деятельности, а также конкретного работника.

Отчет оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 (статистическая отчетность, отчет по финансовой и др. деятельности).

Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата А4
и составляется коллегиально несколькими специально уполномоченными работниками, подтверждает какие-либо факты, события, имеющие юридическое значение, и подлежит утверждению руководителем учреждения и органа УИС (лицом, исполняющим его обязанности) или заместителями руководителя учреждения и органа УИС в пределах своей компетенции.

В заголовке акта содержится название или краткое содержание факта или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во вводной части акта излагаются:

основание;

состав комиссии (наименование комиссии, должности, специальные звания (классные чины), фамилия и инициалы председателя, далее в алфавитном порядке – фамилии и инициалы членов комиссии);

присутствовавшие (если при составлении акта присутствовали другие работники, не включенные в состав комиссии, то указываются их должности, специальные звания (классные чины), фамилии и инициалы).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, сущность
и характер проведенной работы, фиксируются установленные факты, а также выводы, предложения и заключения.

На обороте последнего листа документа указываются количество экземпляров акта, место их нахождения или адресата, которым они направлены.

Дата акта должна соответствовать дню факта или события, отраженного в нем.

Члены комиссии, имеющие замечания по содержанию акта, подписывают его с указанием о своем несогласии и излагают свое мнение
на отдельном листе – приложении.

Акт является основанием для подготовки структурными подразделениями соответствующих организационно-распорядительных документов.

После составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием под подпись должностных лиц, к деятельности которых он относится.

Справка оформляется в целях служебного информирования
по поручению руководства учреждения и органа УИС.

Справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание.

Справка может иметь несколько разделов, пояснения и сноски, приложения в виде схем, таблиц.

Реквизит «Подпись» в справке отсутствует, в конце может указываться структурное подразделение (должностное лицо), подготовившее справку.