Организация работы с документами

Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело - это документооборот (подп. 138.1 п. 138 Инструкции по делопроизводству). Соответственно кадровый документооборот можно определить как движение кадровых документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело.

Обратите внимание!

Согласно ч. 2 подп. 138.2 п. 138 Инструкции по делопроизводству прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, утвержденной в организации (например, в инструкции по делопроизводству организации).

Сначала документы создаются (получаются), а затем для придания им юридической силы подписываются, утверждаются, регистрируются.

Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки (подп. 139.1 п. 139 Инструкции по делопроизводству). При этом регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп. 139.2 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Согласно подп. 139.3 п. 139 Инструкции по делопроизводству нерегистрируемые документы включаются в разрабатываемый в организации перечень документов, не подлежащих регистрации. Примерный перечень таких документов определен в приложении 5 к Инструкции по делопроизводству.

Регистрация документов в организации осуществляется централизованно (подп. 139.4 п. 139 Инструкции по делопроизводству). При этом в соответствии с подп. 139.5 п. 139 Инструкции по делопроизводству допускается и децентрализованная регистрация документов. В частности, децентрализованной регистрации подлежат отдельные категории документов, регистрируемые в структурных подразделениях организации согласно утвержденному перечню документов, регистрируемых отдельно. Такой порядок должен быть закреплен в локальном нормативном правовом акте организации (например, инструкции по делопроизводству).

Входящие и исходящие документы, передаваемые по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), регистрируются в том же порядке, что и документы, передаваемые по почте или курьерской связью (подп. 139.6 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Регистрация документов производится следующим образом:

- с использованием регистрационно-контрольной карточки на бумажном носителе или регистрационно-контрольной формы в автоматизированной системе документационного обеспечения управления по форме согласно приложению 6 к Инструкции по делопроизводству (ч. 1 подп. 139.7 п. 139 Инструкции по делопроизводству);

- в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год) допускается журнальная форма регистрации документов по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции по делопроизводству (подп. 139.9 п. 139 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

В соответствии с подп. 139.10 п. 139 Инструкции по делопроизводству решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте (например, инструкции по делопроизводству организации).

В соответствии с абз. 1 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно (ч. 2 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству). Также в соответствии с ч. 3 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству регистрируются отдельно распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения.

Согласно ч. 4 п. 172 Инструкции по делопроизводству в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения группируются следующие приказы и распоряжения по личному составу:

о приеме (назначении на должность), переводе, перемещении, увольнении (освобождении от должности), награждении, поощрении, премировании, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, доплат, временном заместительстве, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, повышении тарифных окладов, длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, предоставлении социальных отпусков, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) работников - 75 лет;

о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку) - 3 года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой " к" (для документов 75-летнего срока хранения) или " л" (для документов 3-летнего срока хранения) (ч. 2 подп. 142.4 Инструкции по делопроизводству).

Допускается регистрировать отдельно распорядительные документы определенной разновидности при их значительном объеме (ч. 4 подп. 142.3 п. 142 Инструкции по делопроизводству).

Пример. Отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

Согласно подп. 142.6 п. 142 Инструкции по делопроизводству регистрационными индексами докладных записок, справок и других информационно-справочных документов являются их порядковые регистрационные номера, присваиваемые в пределах делопроизводственного года, которые могут дополняться индексами дел по номенклатуре дел.