Пример. Признать Кроликова А.В. соответствующим занимаемой должности.

РЕШИЛИ:

Признать Кроликова А.В. соответствующим занимаемой должности.

В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Основная часть протокола краткой формы строится по схеме " СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" без текста выступлений. В разделе " СЛУШАЛИ" записываются вопросы повестки дня, в разделе " РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)" - принятые решения (ч. 15 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников заседания (ч. 16 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с ч. 17 п. 108 Инструкции по делопроизводству в протоколе сокращенной формы после каждого вопроса повестки дня записываются принятые по нему решения.

Решение коллегиального органа в протоколах любых форм приводится полностью. При этом, если принятых решений несколько, они нумеруются арабскими цифрами. В случае когда по вопросу принято только одно решение, нумерация не производится (ч. 18 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием лица, ответственного за контроль исполнения решений или отдельных пунктов решений (ч. 19 п. 108 Инструкции по делопроизводству).

Согласно п. 109 Инструкции по делопроизводству протокол совещания подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.

Обратите внимание!

Порядок подготовки и оформления протоколов коллегиальных органов определяется положениями об этих органах или регламентами их работы (п. 110 Инструкции по делопроизводству).

Образец

См. образец протокола заседания аттестационной комиссии.

Акт

Акт - это документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акт об отсутствии работника на работе и др.) (п. 111 Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с п. 112 Инструкции по делопроизводству заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. При этом он должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном (" акт (о чем?)") или родительном падеже (" акт (чего?)").

Пример. Акт об отказе работника от дачи письменного объяснения.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ (п. 113 Инструкции по делопроизводству).

Утверждению подлежат акты, которые предписывают выполнение определенных действий. Утверждает акт должностное лицо, чей распорядительный документ (устное распоряжение) явился основанием для его составления (п. 116 Инструкции по делопроизводству).

Текст акта состоит из следующих частей (ч. 1 п. 114 Инструкции по делопроизводству):

- вводной. В ней (ч. 2 - 5 п. 114 Инструкции по делопроизводству):

указывается основание для составления акта. Им может быть нормативный правовой акт Республики Беларусь, распорядительный документ руководителя организации или вышестоящей организации и др.;

перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом. При этом при перечислении лиц, входящих в состав комиссии, вначале указываются наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В случае участия в работе комиссии представителей сторонних организаций в акте при написании должностей указываются наименования организаций, которые они представляют. Должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта и не входящих в состав комиссии, указываются отдельно;

- констатирующей. В ней излагаются цели и задачи актирования, дается краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), фиксируются установленные факты (ч. 6 п. 114 Инструкции по делопроизводству). Могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий (ч. 6 п. 114 Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с ч. 8 п. 114 Инструкции по делопроизводству, если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

В конце текста указываются сведения о количестве экземпляров акта (ч. 9 п. 114 Инструкции по делопроизводству).