Формирование дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел (ч. 1 п. 168 Инструкции по делопроизводству).

Документы группируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях (ч. 2 п. 168 Инструкции по делопроизводству).

Согласно п. 169 Инструкции по делопроизводству документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов " В дело N". При этом проверяются:

- правильность оформления документов;

- наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

По общему правилу в дела группируются документы одного делопроизводственного года. Исключение составляют переходящие (дела, в которые группируются документы по вопросам, разрешаемым в течение двух и более лет (ч. 4 подп. 165.1 п. 165 Инструкции по делопроизводству)), личные и судебные дела (ч. 1 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела (ч. 2 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса. Но по окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч. 2 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

В соответствии с ч. 3 п. 170 Инструкции по делопроизводству в дело включается только один экземпляр каждого документа. В дела не допускается включать:

- документы, подлежащие возврату;

- черновые экземпляры;

- дублетные экземпляры.

Если к документам имеются приложения, то они формируются в дела с такими документами. Однако если приложения значительные по объему, то они группируются в отдельные дела (ч. 4 п. 170 Инструкции по делопроизводству).

Согласно п. 171 Инструкции по делопроизводству объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. Если объем документов большой, дело делят на самостоятельные тома; документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

В соответствии с ч. 1 п. 172 Инструкции по делопроизводству документы в деле систематизируются по таким принципам (или их совокупности), как:

вопросно-логический;

хронологический;

алфавитный;

нумерационный и др.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и систематизируются в порядке возрастания номеров (ч. 2 п. 172 Инструкции по делопроизводству). Согласно ч. 3 п. 172 Инструкции по делопроизводству в отдельные дела группируются приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. При этом приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения (ч. 4 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Распорядительные документы определенной разновидности (например, приказы по основной деятельности, по личному составу), регистрируемые отдельно, группируются в отдельные дела (ч. 5 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Согласно ч. 6 п. 172 Инструкции по делопроизводству протоколы в делах систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним (ч. 7 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления (ч. 8 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Пример. План на 2014 год, составленный в 2013 году, или отчет за 2014 год, составленный в 2015 году, должны быть отнесены к 2014 году.

Согласно ч. 8 п. 172 Инструкции по делопроизводству планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним - документ-ответ (ч. 9 п. 172 Инструкции по делопроизводству).

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном законодательством (ч. 10 п. 172 Инструкции по делопроизводству).