ГЛАВА 2. 2.1. Общие положения об оформлении документов >>>

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

2.1. Общие положения об оформлении документов > > >

2.2. Требования к оформлению документов, изготовляемых на компьютере > > >

2.2.1. Общие положения по оформлению документов на компьютере > > >

2.2.2. Положения табулятора, длина строки > > >

2.2.3. Оформление межстрочных интервалов в тексте документа > > >

2.2.4. Оформление примечаний к документу и оснований для его издания > > >

Общие положения об оформлении документов

Как правило, документы оформляются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

В соответствии с п. 20 Инструкции по делопроизводству каждый лист документа должен иметь следующие поля:

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм;

верхнее и нижнее - не менее 20 мм.

Документы должны оформляться на бланках (ч. 1 п. 19 Инструкции по делопроизводству). Бланк документа представляет собой стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной (п. 21 Инструкции по делопроизводству).

Выделяется два вида бланков: бланк для письма и общий бланк других видов организационно-распорядительных документов (ч. 1 п. 23 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов. Например, бланк для приказов, протоколов. При этом изготовление таких бланков целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год (ч. 3 п. 23 Инструкции по делопроизводству).

Выбор формата бланка (А4 или А5) при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Так, бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более пяти - семи строк текста (п. 24 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание!

На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги (п. 22 Инструкции по делопроизводству).

При этом допускается оформлять (ч. 2 и 3 п. 19 Инструкции по делопроизводству):

1) не на бланках отдельные документы. К примеру, внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и прочее;

2) с использованием углового штампа организации - письма, справки и другие справочно-информационные документы. Следовательно, при изготовлении распорядительных и организационных документов угловой штамп применяться не может.

Угловой штамп проставляется в левой верхней части первого листа документа. Как и бланк, угловой штамп может быть трех видов: для письма, общий угловой штамп и угловой штамп конкретного вида документа (п. 32 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении документов всегда должны быть воспроизведены соответствующие реквизиты (ч. 1 и 2 п. 19 Инструкции по делопроизводству).

Главой 4 Инструкции по делопроизводству предусмотрены следующие реквизиты документа:

1 - Государственный герб Республики Беларусь;

2 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

3 - код организации: код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 " Органы государственной власти и управления" (ОКОГУ) для министерств и других органов управления, код по общегосударственному классификатору ОКРБ 018-2003 " Юридические лица и индивидуальные предприниматели" (ОКЮЛП) для других организаций;

4 - код документа по общегосударственному классификатору ОКРБ 010-95 " Унифицированные документы";

5 - наименование вышестоящей организации;

6 - наименование организации;

7 - наименование структурного подразделения;

8 - почтовый адрес отправителя;

9 - коммуникационные и коммерческие данные;

10 - название вида документа;

11 - дата;

12 - регистрационный индекс;

13 - ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа;

14 - место составления или издания;

15 - гриф ограничения доступа;

16 - адресат;

17 - гриф утверждения;

18 - резолюция;

19 - заголовок к тексту;

20 - отметка о контроле;

21 - текст;

22 - отметка о наличии приложения;

23 - подпись;

24 - гриф приложения;

25 - гриф согласования;

26 - визы;

27 - печать;

28 - отметка об исполнителе;

29 - отметка о заверении копии;

30 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

31 - отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32 - отметка о переносе данных на машинный носитель.

Отметим, что на бланк для письма наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 8, 9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 13, 16, 19, 20, на общий бланк наносят реквизиты 1, 2, 3, 5, 6, 7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11, 12, 16, 17, 19, 20 (п. 25, 26 Инструкции по делопроизводству).

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей кадровик, как правило, оформляет такие реквизиты, как 7, 10 - 14, 16 - 18, 21 - 29.

При составлении документов следует помнить, что для придания документу юридической силы необходимо наличие ряда реквизитов (п. 18 Инструкции по делопроизводству), которые делятся на две группы:

1) обязательные реквизиты, которые оформляются на любом документе. К ним относятся:

- наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;

- дата;

- регистрационный индекс;

- подпись;

2) дополнительные реквизиты, которые оформляются на отдельных видах документов:

- гриф утверждения;

- печать;

- отметка о заверении копии.

Как правило, большинство документов оформляются на компьютере. Однако в кадровом делопроизводстве возможно оформление некоторых документов и рукописным способом (например, заявление работника). Следует помнить, что при рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств (ч. 4 п. 19 Инструкции по делопроизводству).