Инвентаризация и ее место в первичном учете.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью ресурсов организации и обеспечить полное соответствие данных учета фактическому наличию хозяйственных средств, а также в целях достижения реальности показателей бухгалтерского учета используется элемент метода бухгалтерского учета – инвентаризация. Данный прием может быть определен как:

Инвентаризация – есть проверка соответствия фактического наличия имущества и финансовых обязательств данным (отраженным на счетах) бухгалтерского учета.

Итак, объектами инвентаризации являются не только имущество (материалы, основные средства, товары, нематериальные активы и др.), но и финансовые обязательства (кредиторская задолженность, кредиты банка, займы и др.).

Технически инвентаризация представляет собой периодическую опись имущества и обязательств организации на определенную дату с занесением её результатов в Инвентаризационную ведомость.

Инвентаризация один из обязательных приемов, применение которого регламентировано:

• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 6.12.2011г.,

• Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом МФ РФ от13.06.1995г. № 49.

Назначение инвентаризации – обеспечение достоверности учетной информации.

Основными целями инвентаризации являются:

• Выявление фактического наличия имущества, финансовых обязательств и неучтённых объектов;

• Сопоставление фактического наличия ресурсов с данными бухгалтерского учета.

Другие задачи инвентаризации:

• Установление отдельных наименований ТМЦ, несоответствующих своим потребительским качествам согласно ГОСТ и ТУ;

• Выявление неходовых, залежавшихся и неиспользуемых видов имущества;

• Проверка обоснованности подбора материально ответственных лиц и заключения с ними договора о полной материальной ответственности;

• Проверка условий хранения запасов в соответствии с их физическими характеристиками;

• Установление состояния складского и весоизмерительного хозяйства.

Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного и муниципального унитарного предприятия,

• При ликвидации, реорганизации юрлица,

• Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности,

• При смене материально ответственного лица,

• При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей,

• При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива более 50% его членов, а также по требованию 1 или нескольких членов коллектива (бригады).

Все виды имущества и финансовых обязательств ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности подвергаются проверке за исключением:

1) Основных средств, инвентаризация их может проводится 1 раз в три года,

2) Библиотечных фондов предприятия – могут инвентаризироваться 1 раз в 5 лет.

По отдельным активам следует проводить инвентаризацию чаще:

• Ежеквартально – дебиторская и кредиторская задолженность,

• Ежемесячно – наличные денежные средства, денежные документы, остатки производственных запасов, сырья, ГСМ.

Различают следующие виды инвентаризаций:

По основаниям проведения инвентаризации бывают:

• Плановая – в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности РФ плановая инвентаризация осуществляется по установленному графику,

• Внеплановая (внезапная) – инвентаризация проводится по мере необходимости (при смене материально ответственных лиц на день приемки-передачи дел, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации, в других случаях, предусмотренных законодательством РФ).

В зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают:

• Полная инвентаризация охватывает все имущество и финансовые обязательства предприятия, она является трудоемкой работой и поэтому проводится один раз в год, обычно перед составлением годового отчета.

• Частичная инвентаризация охватывает какой-либо один вид средств предприятия, например, только денежные средства в кассе или только материалы на определенном складе. Она должна проводится систематически в течение года, так как обеспечивает сохранность имущества предприятия, дисциплинирует материально ответственных лиц, позволяет своевременно скрыть нарушения, злоупотребления и факты хищения. Там, где материально ответственные лица чувствуют жесткий контроль за своей работой со стороны работников бухгалтерской службы, вероятность злоупотреблений и фактов хищений сводится к минимуму.

• Сплошная инвентаризация охватывает проверку всего без исключения наличного имущества, предъявленного конкретным материальным лицом.

• Выборочная - это инвентаризация, при которой проверяются только некоторые (на выборку) ценности у конкретного материально ответственного лица.

По частоте или периодичности проведения различают ежесменные, ежемесячные (квартальные, полугодовые) и годовые инвентаризации.

Ежесменные инвентаризации остатков неиспользованных материалов, наличия полуфабрикатов или продукции осуществляют в ряде производств при передаче смен материально ответственными лицами, при использовании инвентарного метода контроля за использованием материалов, при работе с особо дорогостоящими или опасными продуктами.

Не реже, чем ежеквартально, проводится инвентаризация наличных денежных средств и других ценностей в кассе.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других пассивов.

По субъекту инвентаризации бывают:

Ординарная – инвентаризация, проводимая по инициативе собственников и администрации предприятия.

Экстраординарная – инвентаризация, проводимая по инициативе сторонних организаций.

Процесс инвентаризации можно разделить на следующие этапы:

1) Подготовка к инвентаризации;

2) Проведение инвентаризации и оформление её результатов;

3) Отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете.

1. На подготовительном этапе издаётся приказ руководителя организации о проведении инвентаризации, которым определяется состав рабочей инвентаризационной комиссии, перечень инвентаризируемых объектов, дата начала и окончания инвентаризации, причины её проведения.

Проводится проверка наличия и состояния технической, первичной документации, а также регистров бухгалтерского учета, относящихся к объектам, подлежащих инвентаризации.

Непосредственно пред началом проверки в инвентаризационную комиссию передаются последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, регистры бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для определения остатков имущества и обязательств на начало инвентаризации по учетным данным.

С материально ответственных лиц берется расписка о том, что на дату проведения инвентаризации нет ими не оприходованных и не списанных в расход отдельных наименований ТМЦ.

2. В ходе инвентаризации проверяется:

• Или фактическое наличие имущества предприятия, которое имеет материально-вещественную форму,

• Либо обязательства организации, которые находят отражение в документах.

Поэтому в отношении имущества применяется метод натуральной проверки, а в отношении обязательств – документальной.

В ходе натуральной проверки фактическое наличие имущества определяется путем подсчета, взвешивания и обмера. Так инвентаризируются основные средства, материально-производственные запасы, наличные денежные средства и документы, бланки документов строгой отчетности.

Проверка фактического наличия перечисленного имущества производится при обязательном присутствии материально ответственного лица. Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются.

При документальной проверке устанавливается подтверждение соответствующим документом данных бухгалтерского учета о наличии в организации:

1. Имущественных прав на земельные участки, объекты природопользования, объекты недвижимости, нематериальные активы.

2. Дебиторской и кредиторской задолженности,

3. Финансовых обязательств.

Сведения, которые получила инвентаризационная комиссия о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств, записываются в Инвентаризационные описи. К описям прилагаются Акты обмеров, Технические расчеты. Ведомости отвесов и другие подобные документы, оформленные в ходе инвентаризации.

По окончании проверки Инвентаризационные описи, подписанные всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственным лицом сдаются в бухгалтерию.

3.На заключительном этапе в бухгалтерии фактические данные, подтвержденные инвентаризацией, сравниваются с показателями бухгалтерского учета.

При обнаружении расхождений составляются Сличительные ведомости. Расхождения называют инвентаризационными разницами, которые бывают 2 видов:

1. Излишки – фактические данные превышают показатели бухгалтерского учета,

2. Недостачи - фактические данные меньше показателей бухгалтерского учета.

Расхождения (инвентаризационные разницы) могут быть обусловлены:

• Физико-химическими свойствами товаро-материальных ценностей к усушке, утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменению физического объема под воздействием температуры и влажности окружающей среды. Такие потери неизбежны, поэтому для таких МЦ определены нормы естественной убыли.

• Погрешностями показаний весоизмерительных приборов в процессе приема или отпуска товаро-материальных ценностей.

• Наличием непреднамеренных ошибок в виде описки в первичных учетных документах, арифметических ошибок в подсчетах.

• Преднамеренными ошибками как результатом злоупотребления и мошенничества (обсчеты, обмеры, хищения, обвесы. Прямое присвоение имущества).

Выявленные инвентаризационные разницы регулируются в бухгалтерском учете в следующем порядке:

1. Излишки отдельных видов имущества признаются доходом организации и приходуются с отнесением на финансовый результат деятельности организации по рыночной стоимости:

Дебет 01, 04, 07, 08, 10, 41, 43 и т.д. Кредит 91

2. Недостающие и испорченные ценности отражаются:

Дебет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит 01, 04, 08, 10, 41, 43

2.1. Недостачи в пределах норм естественной убыли списывается на расходы организации:

Дебет 20, 23, 25, 26, 44 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

2.2. Недостачи сверх норм естественной убыли подлежит отнесению на виновных лиц, если вина последних будет доказана (т.е. имеется согласие МОЛ или решение суда):

Дебет 73 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

В дальнейшем возмещение недостачи виновным лицом будет отражено:

Дебет 10, 41, 50, 70 Кредит 73

Если вина материально ответственного лица не установлена или судебные органы отказали в возмещение ущерба с указанных лиц, то сумма недостачи и порчи признается убытком организации:

Дебет 91 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

2.3. Недостающие и испорченные ценности, выявленные в связи с чрезвычайной ситуацией также признаются убытком организации:

Дебет 91 Кредит 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором инвентаризация была закончена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете.