Документирование и организация документооборота предприятия.

Процесс отражения совершаемых предприятием хозяйственных операций в первичных документах принято называть документированием.

Порядок создания, принятия к исполнению, хранения бухгалтерских документов в РФ регламентируется:

• ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете», 2011.
• ФЗ № 125 «Об архивном деле в РФ», 2004.
• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете № 105, 1983.
• НК РФ.

Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций до передачи в архив или уничтожения.

К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому для оптимального документооборота важно соблюдать сроки прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях предприятия.

Ответственность за организацию документооборота лежит на главном бухгалтере, которым разрабатывается График документооборота.

График составляется в форме таблицы, схемы, диаграммы. Он содержит перечень работ по созданию, проверке и обработки документов, выполняемых разными службами с указанием сроков их исполнения.

Рациональная организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.

В соответствии с Графиком документы, поступающие в бухгалтерию подвергаются:

1) формальной проверке – выявляется был ли использован бланк унифицированной или неунифицированной формы, все ли заполнены реквизиты, нет ли помарок, подчисток, исправлений.

2) счетной проверке - устанавливается правильность арифметических подсчетов.

3) проверке по существу – выявляется законность и целесообразность зафиксированных в документе хозяйственных операций.

Если в процессе проведения указанных действий обнаруживаются неточности, отсутствие полноты заполнения отдельных реквизитов, преднамеренные и непреднамеренные ошибки, факты злоупотребления и мошенничества, дальнейшие действия в работе с документами должны быть приостановлены до выяснения всех обстоятельств случившегося.

Полностью соответствующие предъявляемым требованиям документы принимаются в бухгалтерию. Процесс обработки в бухгалтерии включает 3 этапа:

1) ТАКСИРОВКА – производится стоимостная оценка ФХЖ, т.е. бухгалтер осуществляет перевод натуральных и трудовых измерительный в денежный. Это процедура выполняется в самом первичном документе путем умножения количества в натуре на цену за единицу.

2) ГРУППИРОВКА – выполняется группировка документов по экономическому содержанию ФХЖ.

3) КОНТИРОВКА – предполагает указание в ПУД бухгалтерской записи, т.е. корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции.

В течение года документы хранятся в бухгалтерии на стеллажах или закрывающихся шкафах. Длительное время документы должны храниться в бумажном виде, хранение их в электронном виде в РФ пока не предусматривается.

По истечении года все документы из бухгалтерии в подобранном состоянии передаются в архив.

Росархивом РФ и ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» установлены сроки хранения. ПУД, учетные регистры и бухгалтерская отчетность должны хранятся не менее 5 лет. Лицевые счета работников – 75 лет.

По НК налогоплательщики обязаны в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета, необходимых для исчисления и уплаты налогов; книга продаж и покупок – 5 лет.