Отчетность

• Еженедельно (каждый понедельник) руководитель офиса заполняет утвержденную форму отчета по запросам, поступившим в офис продаж за предыдущую неделю. Форма отчета для руководителей офиса подготовлена на текущий месяц, на каждую неделю месяца приходится отдельный лист. В последнем листе заполняются итоги месяца. Данные отчеты используются при ежемесячном подведении итогов работы офисов, для оценки эффективности работы каждого сотрудника, занятого в продажах.

I.8. Бронирование тура

• Только после оплаты тура клиентом производится он-лайн – бронирование (в случае наличия у туроператора он-лайн бронирования) на сайте туроператора, если отель на гарантии можно сразу получить подтверждение бронирования и у большинства туроператоров сразу распечатывается счёт
• Перед тем как забронировать тур, необходимо детально изучить прайс-лист, обращая особое внимание на набор услуг, входящих в стоимость тура. Уточнить наличие мест. Информация по наличию мест является ориентировочной и не означает подтверждения бронирования, так как с момента ее получения до момента конкретного бронирования проходит определенное время, в течение которого продолжается продажа. Исходя из этого, рекомендуем сразу оговорить с клиентом возможные варианты замены по отелям или датам вылета. Это особенно важно при бронировании туров на " пиковые" даты.
• Если у туроператора нет онлайн – бронирования (редкая ситуация, обычно действует для индивидуальных туров), отправляется заявка на бронирование по электронной почте
• Дополнительный процент агентской комиссии на бронирование он-лайн снимается у многих туроператоров при бронировании по e-mail или по факсу. В случае проблем с бронированием он-лайн по вине туроператора (последние места на рейсе и т.д.), необходимо уточнить у туроператора на какой электронный адрес отправлять заявку, не забыв прямо в теме письма указать «заявка бронируется по e-mail по причине..., просим сохранить повышенную комиссию 14%"». В противном случае туроператор по заявке, пришедшей по электронной почте или по факсу, начислит пониженную комиссию.
• При получении подтверждений необходимо обязательно проверять правильность написания данных туристов, даты оказания услуг тура, названия отеля, категории размещения, стоимости, города вылета и номеров рейсов. В случае выявления несоответствий, неточностей или несогласия с выставленной к оплате суммой, необходимо в срочном порядке связаться с менеджером по бронированию. В дальнейшем правильность заполнения документов определяется данным подтверждением, и туроператор не несет ответственность за возможные ошибки при оформлении документов. Кроме того, необходимо иметь в виду, что за внесение изменений в сопроводительные документы, включая изменение фамилий туристов, перевыписку авиабилетов, исправление неточностей в записях по вине агента, выплачивается туроператору штраф за каждое изменение.
• Иногда, в случае отсутствия мест, в листе подтверждения сразу указывается альтернативный вариант (по отелю или срокам поездки). Необходимо в кратчайшие сроки подтвердить согласие клиента или аннулировать бронирование, так как с момента подтверждения предложенные места резервируются за Вашими клиентами. В случае отказа от альтернативного варианта штрафные санкции не применяются. В листе подтверждения указываются крайние сроки осуществления оплаты и предоставления документов
• Передайте документы на визу туроператору в четко указанные сроки.

ВАЖНО:

Рекомендуется при выборе программ отдыха предлагать клиенту два альтернативных варианта: возможна ситуация, когда у Вас на момент присутствия клиента в офисе была информация о том, что места в интересующем клиента отеле или на авиаперелёте были, однако на момент бронирования мест не оказалось, и туроператор предложил альтернативные варианты. Любые изменения в программе отдыха необходимо согласовать с клиентом, внести изменения в договор, и только после этого отправлять изменения туроператору.

ВАЖНО:

При бронировании нескольких номеров в одном отеле на одну семью или группу друзей обязательно делать примечание о взаимосвязи двух заявок, к примеру: «СЕМЬЯ!!! Подтверждать только все номера одновременно, так как в случае подтверждения только одного номера семья откажется от тура». Не забывать о примечании и в случае, если бронирование туров осуществляется в режиме он-лайн на сайте туроператора.