Тщательно проверяйте документы для того, чтобы не допустить возникновения проблемпри оформлении визы.

• Оформление визы в разные страны обычно занимает от 3 до14 дней и требует определенного пакета документов.
• Необходимо тщательно выверять сроки подачи документов на оформление визы, так как если сроки подачи не будут соблюдены, виза не будет получена вовремя и тур не состоится.
• При оформлении тура для граждан, проживающих в различных регионах, обращать внимание на то, что часто для региональных туристов визы оформляются не в Москве, а в других городах. Например, граждане, проживающие в северо-западном регионе, Мурманск, Псков, Республика Коми, при оформлении тура в Италию, получают визу только в итальянском консульстве в Санкт-Петербурге.
• Обязательно уточнить стоимость оформления визы, так как иногда стоимость оформления срочной визы значительно выше обычной. Кроме того, обязательно уточнять стоимость оформления визы для детей.
• Периодически консульства вводят новые требования к подаваемым документам на оформление визы. В связи с неоднократными и внезапными изменениями требований к набору документов, необходимых для получения визы, а также сроков сдачи документов при бронировании тура необходимо уточнять порядок оформления визы, а так же предоставлять все необходимые документы за 2-2, 5 недели до поездки.
• В разных странах есть свои нюансы по предоставляемым документам для оформления визы и срокам оформления визы.
• Набор документов, требуемый для предоставления в консульства, указывается на сайте туроператора. Ознакомьте туриста с этим списком и прокомментируйте каждый из пунктов. Обратите внимание туриста на то, что необходимо предоставить все требуемые документы в срок, а также на то, что фотографии должны быть сделаны не ранее чем за 3 месяца до поездки.
• Консульства периодически вводят новые требования к подаваемым документам на оформление визы и срокам оформления визы, поэтому предупреждайте туристов о предоставлении всех необходимых документов заблаговременно.
• Важно всегда помнить и предупреждать туриста о том, что ни агент, ни оператор никогда не могут гарантировать открытие виз туристу. Оператор не может влиять на действия посольства. Однако если документы будут тщательно подготовлены (с учетом всех требований посольства) и сданы вовремя в посольство, вероятность отказа в открытии визы будет минимальной.
• При сдаче документов на визы, важно подготовить документы чётко в соответствие с правилами той или иной страны. Необходимо избегать типичных ошибок:
• отсутствие подписи клиента в загранпаспорте
• подпись клиента на анкетах консульств не совпадает с подписью в паспорте клиента (очень серьёзная ошибка!)
• фото не соответствует требованиям (у каждого консульства свой стандарт)
• отсутствие или недостаточное количество ксерокопий документов: договоров, паспортов, справок с работы
• ошибки в договорах (на визу в Чехию)
• отсутствие турпутевки или копии приходников (на визу в Италию)
• неправильное заполнение заявления-приложения за несовершеннолетнего (на визу в Испанию)
• Подготовленный пакет документов для посольства необходимо передать туроператору в сроки, указанные на сайте туроператора.
• Предупредите туриста о том, что если посольству будет недостаточно предоставленных документов, оно имеет право запросить дополнительные документы или пригласить туриста на личное собеседование.

Важно! Предупредите туриста, что посольство может в любое время перезвонить на рабочий телефон туриста, чтобы удостовериться, что он там работает.

• Готовая виза с паспортом передается туристу вместе с остальными документами на поездку.

II.2. Работа с туристом после подписания договора

Курируйте заявку туриста вплоть до его отъезда!

• Проверяйте правильность оформления и комплектность полученных от туриста документов для оформления визы.
• После получения письменного подтверждения тура от туроператора, свяжитесь с туристом, сообщите ему о подтверждении, вежливо уточните сроки окончательной оплаты (в случае, если оплата тура была неполной).
• В случае отсутствия мест на рейсе / в отеле оперативно сообщите об этом туристу и предложите альтернативные варианты отдыха (другие даты вылета, отели, направления).
• Выбранный альтернативный вариант должен быть зафиксирован в договоре и подписан с обеих сторон.
• Информируйте туриста о передаче документов на оформление визы и о выходе визы из посольства.
• Накануне вылета туриста узнайте у туроператора обо всех возможных изменениях по заказанному туру. Если таковые произошли, немедленно свяжитесь с туристом и сообщите ему об изменениях по туру. Если никаких изменений нет, в любом случае свяжитесь с туристом и напомните ему о деталях тура.
• Договаривайтесь с туристом об удобном для него времени и месте получения пакета выездных документов: в офисе продаж за несколько дней или накануне вылета, или в день вылета за 2 часа до его рейса в аэропорту.
• Накануне вылета выдайте туристу документы, убедившись в том, что у него нет по ним вопросов (аэропорт вылета, время вылета и т.д.).
• Доброжелательно попросить разрешения у клиента позвонить ему после возвращения из тура и обязательно сделать это не ранее 2 дней и не позднее 2 недель после возвращения клиента из отпуска. Попрощаться с клиентом, пожелать хорошего отдыха.

ВАЖНО!

Окончательное время вылета любых рейсов, особенно

чартерных, всегда уточняйте за сутки до вылета сутки до вылета.

II.3. Передача документов туристу

Если клиент получает документы в офисе продаж:

• Авиабилеты, страховые полисы и ваучеры на проживание необходимо самостоятельно загрузить с сайта и распечатать для передачи туристу заблаговременно. Паспорта с визами туроператор передает накануне вылета.
• Просмотрите все документы по списку вместе с туристом, прокомментируйте каждый документ
• Обычно комплект документов в визовую страну включает: паспорт с визой, авиабилет, ваучер на проживание и трансфер, страховые документы, памятку по стране.
• Проверьте загранпаспорт туриста – наличие и сроки действия визы (в случае оформления тура в визовую страну).
• В ваучере сверьте правильность написания фамилии и имени туриста, названия забронированного отеля, категории номера, наличие трансфера, сроки проживания, типы питания.
• В авиабилете и страховке необходимо сверить даты и правильность написания фамилии и имени туриста, а также паспортных данных
• Акцентируйте внимание на аэропорт вылета.
• Обратите внимание туриста на возможные изменения (например, время вылета). За сутки до вылета туристов еще раз проверьте всю информацию.
• Если турист летит чартерным рейсом, обязательно сообщите об условиях осуществления чартерных рейсов: о возможных задержках и переносах времени вылета, а также о других особенностях.

Важно!

Во избежание недоразумений и жалоб со стороны туристов всегда сообщайте туристам о возможных задержках рейсов! Подготовленные туристы будут спокойнее относиться к подобным ситуациям.

• Передайте документы клиенту
• Подтвердите туристу, что его выбор был правильным: «Я уверен, что мы подобрали для Вас лучший вариант, если у Вас возникнут вопросы, я всегда на месте».
• Доброжелательно заверьте туриста, что в случае возникновения любых вопросов, турист всегда может обратиться к Вам в офис. В нерабочее время турист всегда может позвонить в Круглосуточный «Центр Поддержки клиентов 24 часа» по телефону(495) 642-60-69
• Проводите туриста до двери (если таковая имеется, учитывая конструкцию помещения агентства).
• Спросите туриста, можно ли будет ему позвонить, когда он вернется.
• Попрощайтесь, пожелав приятного отдыха

В аэропорту:

• В случае если туристу удобнее получить документы в аэропорту вылета, акцентируйте внимание туриста на название аэропорта (в Москве, например, несколько аэропортов).
• В аэропорту документы турист может получить в представительстве туроператора, от которого осуществляется тур
• Четко укажите туристу время и место выдачи документов в аэропорту
• Проведите последнюю встречу с туристом так, чтобы оставить о себе хорошее впечатление!

ВАЖНО:

Менеджер по продажам до выдачи документов клиенту обязательно должен проверить полную оплату клиентом тура и отсутствие задолженности по оплате.

II.4. Укрепление связей с туристами