Создание единого информационного пространства организации

Единое информационное пространство – это комплекс административных и системных мероприятий, обеспечивающие выполнение следующих правил:

- один источник данных имеет множество потребителей и каждый потребитель – свое представление информации.

- Хранение документов любых форматов Документ в системе электронного документооборота может быть как бумажным, так и электронным. Для бумажных документов в системе формируется электронная регистрационная карточка. Система не содержит ограничений по форматам файлов электронных документов: это могут быть и текстовые, и графические, и мультимедийные типы файлов, а также электронные таблицы. При этом на одну регистрационную карточку можно зарегистрировать сколь угодно много электронных документов разных форматов.

- Удаленный доступ к системе через Интернет. Система предоставляет возможности администрирования и доступа к зарегистрированным документам с удаленного компьютера через Интернет. При этом благодаря реализованной в системе функции шифрования конфиденциальной информации обеспечивается полная безопасность работы через Интернет

Эффективный обмен информацией и знаниями Комплексная система автоматизации ДОУ предоставляет возможность для формирования баз знаний и корпоративных информационных хранилищ организации. Внедрение системы создает условия для удобного использования всей накопленной в организации информации (хранения истории переписки, обоснования принятых решений и других документов), что дает возможность принимать решения, основанные на прошлом опыте, избегать повторения ошибок, а также быстро обучать новых сотрудников)

Объединение знаний каждого сотрудника: 1) Цена игнорирования знаний каждого сотрудника – потеря знаний о передовом опыте в специфической области; нарушение отношений с ключевыми клиентами/поставщиками; потеря важной для ведения бизнеса информации; существенная потеря прибыли 2) Обеспечение приемственности кадров

Формирование корпоративной культуры организации Использование единой технологии, охватываю­щей все подразделения, четкое определение и нормативное закреп­ление ответственности, освоение принципов документооборота и структуры управления способствует формированию у сотрудников восприятия организации как целостной системы.

Существенное зна­чение имеет также возрастание требований к квалификации персо­нала, увеличение числа работников, владеющих новыми информационными технологиями

Благодаря эффективному использованию корпоративной сис­темы документооборота поддерживаются стабильные информацион­ные взаимосвязи, существенно повышается оперативность обработки и поиска информации, доведения документов до исполнителей. Тем самым можно свести к минимуму случайные и досадные кон­фликтные ситуации, связанные с определением местонахождения документа, что создает у сотрудников ощущение уверенности в полу­чении достоверной информации. Оперативность и четкость в работе могут стать реальной чертой имиджа организации и ее корпоратив­ной культуры, так как часто о работе организации судят именно по работе с документами eos_projects_review.pdf стр.33